08 Jun Integración Business Central y Excel 2021

Seguimos con más capacidades de integración entre Business Central y Office, en el artículo anterior hemos visto todas las opciones que tenemos con Outlook y en este caso, entre Excel y el ERP. ¿Qué es lo nuevo que nos presenta Microsoft y la integración con Excel 2021?

Nos gustaría mostraros una integración que encanta sobre todo al equipo financiero y contable, que es cómo disponer de acceso a la información en Excel.

Uno de los puntos fuertes de Business Central no es solo la capacidad de ver los datos, sino también la opción de ver la información en Excel y poder utilizarla. De manera que tendremos dos opciones: ver en Excel y editar en Excel.

Abrir en Excel (Report Estático)

Veamos primero la primera: ver en Excel. Imaginemos que queremos crear un report de los movimientos de los clientes que muestre ventas trimestrales por cliente.

Primero buscaremos los movimientos de clientes. En cada página de tipo lista tendremos las opciones de Excel. Si hacemos clic en Abrir en Excel, nos abrirá estos datos en Excel. También abrirá el addin de BC para Excel que creará la conexión entre ambas plataformas y los controles para trabajar con esta conexión de datos.

Una vez tenemos los datos en Excel, podemos aprovechar las capacidades de reporting del propio Excel para trabajar con estos datos.

También podremos hacer cualquier tipo de formateo de datos que deseemos, como mostrar moneda en las cifras y ya lo tenemos.

Esto nos muestra una tabla con la información que queríamos ver. Además, también podríamos añadir un gráfico para ver esta información, pero como se trata de funcionalidad de Excel.

Es importante destacar que cuando hacemos la opción de Ver en Excel o editar en Excel, también podemos filtrar qué información de BC queremos extraer, sin necesidad de trabajar con todos los datos.

Por ejemplo, tengo una vista guardada en productos que nos muestra aquellos productos que pertenecen al Almacén Azul. Si hago clic ahora en editar en excel o ver en Excel, tan solo me descargaría estos productos, no el listado completo.

Editar en Excel (Report Dinámico)

Como habíamos dicho al inicio, Business Central también nos permite Editar la información en Excel. Utilicemos de ejemplo que queremos actualizar el campo de VENDEDOR para algunos de nuestros clientes ya que tenemos una nueva incorporación en la empresa.

Para mostraros que existe un control de veracidad, vamos a introducir un código de vendedor que no está creado en Business Central. Cuando intentemos publicar los cambios veremos que nos aparece el siguiente error conforme este código no corresponde a un vendedor de BC.

Ahora actualicemos con un código de vendedor que sí que tenemos dado de alta en nuestro sistema y veremos que se actualiza la información sin ningún problema y se nos avisa de su estado de finalizado con éxito.

A partir de aquí podemos volver a Business Central y si hacemos un filtro de clientes por vendedor e indicamos el código que acabamos de utilizar en Excel, vemos que se han actualizado correctamente los registros en el ERP.

Control de errores

Al intentar publicar un cambio con un vendedor que no tenemos dado de alta en nuestra base de datos de Business Central, en este caso no podemos cambiar cualquier valor, sino que hay un control de cambios.

Por ejemplo, AA es un código que no tenemos dado de alta y si vamos a intentar publicar nos está mostrando errores, aquí podríamos abrir el centro de mensaje, lo que nos diría es que no tenemos un vendedor AA creado en nuestra base de datos.

De esta manera nos ha hecho un control de errores para que no subamos información que sea errónea. En cambio si utilizamos el código EV que sí es uno de nuestros vendedores registrados en Business Central al publicar de manera se validarán las filas y se eliminarán los errores dando por buena la publicación.

Se ha publicado correctamente este cambio de manera que al ver la lista de nuestros clientes, se ha actualizado el vendedor BD y el vendedor EV directamente en el ERP.

Típicamente para cambiar este código de vendedor de muchos clientes tendríamos que haber hecho una tarea mucho más laboriosa, haciéndolo 1 x 1, mientras que de esta manera la hemos publicado directamente desde Excel.