31 May Integración Business Central y Outlook 2021
Muchos de nosotros empezamos nuestra mañana en Outlook, para revisar nuestra bandeja de entrada. Business Central nos va a proveer información sobre el contexto de lo que está pasando.
Una de las ventajas de trabajar con productos Microsoft es que nos permite crear experiencias completas e integradas a través de aplicaciones de negocio y productividad
Cuando estamos trabajando, típicamente tenemos que intercambiar entre aplicaciones para completar nuestras tareas. Eso lleva tiempo y, en ocasiones, se realizan entrada de datos duplicada, de manera que nos resta productividad y también control.
Overview cliente
Este correo es de uno de nuestros clientes de Business Central. Como hemos recibido un correo suyo y Outlook entiende qué cliente es por su dirección de correo electrónico, soy capaz de revisar toda la actividad relativa a este cliente del ERP.
Por ejemplo, su saldo, sus ofertas de venta en curso y sus estadísticas. Esto es lo primero que recibimos, que es un overview informativo directamente en Outlook.
Crear una oferta
Ahora veremos cómo hacer también acciones directamente en Outlook. En este caso el cliente nos pide una oferta de venta.
Veis, aquí es donde entra en juego la inteligencia de Cortana. Ha revisado la información que está en el email y nos sugiere líneas de producto para incluir en esta oferta. Nos está identificando artículos y cantidades gracias a la inteligencia de Cortana Intelligence que incorpora este addin de BC para Outlook.
De manera que literalmente en tan solo dos clics soy capaz de ver un email, ver la información sobre un cliente y generar una oferta y ahora enviarla al cliente en tan solo unos segundos. En este punto podríamos añadir cualquier producto adicional que fuera necesario, indicar descuentos o cambiar direcciones de entrega, como si estuviéramos trabajando directamente en nuestro ERP.
Enviar oferta
Una vez damos por buena la oferta, es el momento de enviarla por correo electrónico al cliente para su aprobación.
Vemos que automáticamente nos abre una ventana emergente con la oferta que hemos generado en PDF y también una tarjeta incrustada en el email que tenemos configurada en Business Central para el envío de ofertas. Como véis, incluye información de la oferta y de sus condiciones.
Enviaremos este correo y ahora imaginemos que hemos recibido respuesta con la aceptación de la oferta. Desde el mismo Outlook buscaríamos la oferta que acabamos de generar, y desde aquí podríamos generar el pedido o la factura, según nuestro circuito en Business Central.
Esta funcionalidad que acabamos de ver para ventas también existe con las mismas acciones para el circuito de venta.
Solicitud de importes
Veamos otro ejemplo. Otro escenario de un cliente que simplemente quiere saber cuál es su saldo vencido. Como hemos visto antes, en esta primera vista que se nos abre ya disponemos de esta información, pero también podríamos extraer en PDF esta información para enviársela directamente.
O del mismo modo tenemos este otro correo del mismo contacto, que nos pide que actualicemos en su ficha el nuevo IBAN de su empresa.
Así que desde Outlook abriríamos la ficha de los bancos con los que trabaja este cliente y desde la ficha del Grupo Banco Canario del Sud, podríamos actualizar copiando y pegando sin cambiar de pantalla el IBAN actualizado.
Vistos estos escenarios, ya podemos rápidamente detectar cuál hubiera sido nuestra pérdida de productividad si hubiéramos estado trabajando en soluciones que no estén completamente integradas. Recibir un email, cambiar a otra solución, buscar el cliente, la información que necesitamos, etc.
Agregar contacto a la base de datos
Del mismo modo, podemos explotar estas capacidades cuando trabajamos con proveedores, ya que también entiende quiénes son nuestros proveedores. Por ejemplo, podríamos recibir este correo electrónico. En el momento de acceder a Business Central, nos reconocería que no es un contacto actual y lo podemos crear directamente desde email.
Autenticación con Auth2 / SMTP
En primer lugar, se ha añadido OAuth2 como identificación para SMTP, en detrimento de la identificación básica. Imaginemos que un usuario quiere añadir una nueva cuenta de correo electrónico. Escogemos la opción de SMTP
La clave está en que, como podéis ver, ahora tenemos la opción de OAuth2, que como sabéis es una opción más segura.
Si trabajamos on-premise tendremos que autentificar esta cuenta desde la ficha, si trabajamos en SaaS la autentificación se realizará automáticamente
Correo electrónico desde Business Central
La que puede considerarse la NOVEDAD en mayúsculas es la siguiente: a partir de ahora se establecerá un link entre el documento que envíes por email y el correo electrónico en sí para que puedas navegar del uno al otro.
Este cambio propicia, por ejemplo, que ahora se tendrán en cuenta los niveles de permisos que haya en el documento para que otras personas de la empresa puedan consultar el correo electrónico en el que se envió, aunque ellas no fueran las emisoras de ese correo.
Antes esto no era posible por razones de privacidad, de manera que la solución que ha encontrado Microsoft será la de los permisos por documentos, para acceder a los emails relacionados.
Enviar documentos adjuntos
Enviaremos una factura, donde se nos abre el editor de correo electrónico, que se presentó hace un par de releases con muchas más posibilidades de edición.
Automáticamente vemos que se nos ha adjuntado la factura en PDF. También podemos adjuntar más archivos
Digamos que una vez enviado el correo, queremos recordar de qué trataba este correo, así que vamos a la nueva vista de “correos electrónicos enviados” y aquí se me presenta la lista de emails enviados, puedo abrir el email en cuestión, podemos ver los adjuntos y vemos la opción de “Ver origen”, que no nos mostrará el adjunto sino el documento de factura original.
Por último, se añade la funcionalidad de reenviar adjuntos desde el documento de origen. Imagina que tienes una serie de documentos adjuntos al documento de oferta, por ejemplo, y quieres enviar un email. Ahora podrás también poner estos adjuntos adicionales al correo sin tener que descargarlos previamente en tu pc y luego adjuntarlos al correo.
Enviaremos una factura. Y vamos a abrir el editor y como vemos se ha añadido la opción de “Attach file from source” de manera que si esa factura tiene documentos adjuntos el usuario puede seleccionar reenviarlos en el email. Es así como enviaremos el documento de BC y los adjuntos que contenga.
Asignar escenarios a emails
También nos gustaría destacar un par de funcionalidades que aunque no son estrictamente novedades de este último release, son capacidades que se han presentado en anteriores versiones y queremos asegurarnos que conozcáis.
Retomemos un correo electrónico que tenemos creado para asignarle escenarios.
En esta lista vamos a ver los posibles escenarios que podemos seleccionar para el email de facturación. Si hacemos clic en los 3 puntitos nos permitiría incluso marcar más de uno.
En este caso seleccionamos EXTRACTO DE CLIENTE y RECODATORIO, aceptamos y automáticamente se nos pone por defecto el email de facturación para los extractos de clientes y recordatorios y para todo lo demás se utilizará la cuenta por defecto o predeterminada.
También tenemos la opción de indicar a Business Central que por defecto utilice el email del usuario con el que se está loggeado, para esto, sin salir de la página de emails, agregaremos una nueva cuenta de correo electrónico y seleccionaremos Current User.
En este punto nos informa que todos los que podamos utilizar este usuario deberemos tener una licencia válida en Microsoft Exchange. En este ejemplo, daremos por supuesto que ya la tenemos y le daremos a siguiente. Y así de fácil se crearía una cuenta con current user de Business Central y tendremos la cuenta con nuestro usuario loggeado activada.
Por supuesto, a este usuario también le podemos asignar unos escenarios concretos.
Email Outbox
Y por último, recordar la capacidad de la página de Email Outbox, que será donde veremos todos los emails que aún no se han enviado, es decir, que tenemos como borradores.
También nos aparecerán aquellos que no se han podido enviar por cualquier error, pudiendo navegar al texto del error.
Del mismo modo, podemos revisar la página Send Emails, para tener un overview de los mensajes enviados. También podríamos editarlo y reenviarlo en el caso que sea de nuestro interés.