23 Nov Trucos para optimizar tu circuito de compras en Business Central
Si trabajas en el departamento de compras y utilizas Dynamics 365 Business Central como software de trabajo, este artículo es para ti. Intentaremos ofrecerte un resumen rápido de aquellos trucos o funcionalidades que van a permitirte ganar agilidad y productividad en tu día a día. ¿Te atreves a probarlos?
Optimiza tus compras recurrentes
Si habitualmente realizas una serie de compras repetitivas, por ejemplo, mensualmente, no tiene sentido tener que introducir cada vez la oferta de compra en Business Central. No sería nada eficiente ni productivo. Si tienes esta casuística, te recomendamos trabajar con los pedidos de compra abiertos.
Imaginemos que tenemos contratado un servicio de limpieza que nos factura mensualmente por sus servicios. Podemos crear un pedido de compra abierto, que podemos enviar a aprobación, en el que indicaremos que disponemos de 300 horas de limpieza por el periodo de 1 año.
Cada vez que se registre una factura de este concepto, se liberarán el número de horas que corresponda y se descontarán automáticamente del balance global de las horas disponibles. Así hasta que se consuman todas las horas o venza el periodo establecido.
Cuando eso suceda, será tan fácil como crear una nueva línea en el pedido de compra abierto para poder seguir realizando este proceso mensualmente.
Programa tareas en la ‘Cola de proyectos’
Las colas de proyecto son una herramienta eficaz para programar la ejecución de procesos de negocios en segundo plano. Puedes aprovechar esta funcionalidad para automatizar la ejecución de ciertos informes o tareas al finalizar la jornada laboral.
Por ejemplo, puedes programar una tarea para que se registren e impriman todos los documentos de compra que tengan un estatus determinado. De este modo Business Central ejecutará estos procesos por ti, a la hora que le indiques, y te ahorrarás tener que realizar cada proceso individualmente.
Automatiza tareas mediante Power Platform
La cola de proyectos no es la única opción para automatizar circuitos. Recomendamos la utilización de Power Platform (antes conocido como Microsoft Flow) para crear circuitos de automatización sencillos. De hecho, se trata de una herramienta especialmente diseñada para usuarios no técnicos, así que es ideal para ti.
Puedes crear un flujo que envíe un email al responsable del departamento cuando se lance una orden de compra, porque pongamos por ejemplo que quiere constancia de todas las compras realizadas o también podríamos crear un flujo que envíe un mensaje al proveedor del producto cuando se registra la orden de compra adjuntando una copia de la oferta en PDF y un mensaje predefinido para cada proveedor, entre otros. En este sentido, puedes dejar volar tu imaginación e intentar replicar la automatización que necesitas en Power Platform.
Minimiza el espacio de tus documentos adjuntos y ahorra tiempo
Cada documento de compra puede tener asociados documentos adjuntos, que puedes localizar en la parte derecha de la pantalla. Para ganar en agilidad y al mismo tiempo mantener al mínimo el volumen de la BBDD, nuestra recomendación es que alojes los documentos en One Drive, Sharepoint o el gestor documental que prefieras e indiques en Business Central el enlace como adjunto. De este modo, cuando un usuario necesite comprobar un archivo, con tan solo un clic puede visualizarlo en su navegador (siempre que disponga de los permisos). Del otro modo, necesitará descargarlo en local y posteriormente abrirlo.
En este sentido destacar una de las novedades presentadas en los últimos releases. Ahora tienes la posibilidad de guardar en PDF en la pestaña de adjuntos el documento de Business Central en el que estás trabajando:
Además, para disponer de un backup de este documento, puedes configurar un flujo en Power Automate para que guarde en tu gestor documental todos los nuevos adjuntos de Business Central.
Exprime al máximo la personalización a nivel de usuarios y perfiles
Disponer de una herramienta personalizada a las tareas y necesidades de cada usuario es un factor muy importante cuando queremos ser más productivos y eficientes. Adaptando la apariencia de las ventanas y ocultando los campos que no necesitamos, nos focalizamos en el trabajo a realizar.
En Business Central puedes dar a los usuarios los permisos necesarios para personalizar su herramienta. Pero recuerda que este tipo de personalización es por usuario y, por lo tanto, no puede aplicarse de un usuario a otro. Si quieres establecer la configuración de este tipo de personalizaciones una vez y aplicarla a todos los usuarios de una misma tipología, deberás trabajar con perfiles.
Crea un perfil, realiza las personalizaciones que corresponda y asigna ese perfil a los usuarios que necesites.
Gestiona el circuito de compras directamente desde Outook
Si trabajas con Office 365 recuerda que tienes a disposición una potente integración con Business Central. En cuanto a compras se refiere, puedes realizar todo el ciclo completo de compras sin abandonar tu correo electrónico. Por ejemplo:
Si te escribe un nuevo proveedor que no tienes dado de alta en la BBDD de Business Central, podrás darlo de alta desde el correo electrónico. Business Central detectará que no corresponde a ningún contacto del ERP y te dará la opción de crearlo como contacto y/o como proveedor.
Puedes crear nuevas ofertas de compra, convertirlas en pedido, generar las correspondientes facturas…
Cuando recibes un email de un proveedor, te muestra en pantalla toda la información relevante de ese proveedor y puedes navegarla directamente desde el email.
Puedes gestionar las compras de distintas empresas de la BBDD de Business Central desde una única cuenta de email.
No te olvides de realizar presupuestos contables
Si te gustaría realizar una previsión sobre el máximo a comprar por áreas, productos o dimensiones, tienes a tu disposición los presupuestos contables en Business Central.
Esta funcionalidad te permite realizar una previsión acerca del gasto a realizar por periodos determinados. De esta manera, durante el transcurso del año podemos comprobar rápidamente si nuestro gasto corresponde con el previsto, si estamos en presupuesto…
Además, recuerda que, si te es pesado trabajar esta vista en Business Central, puedes trabajar en Excel y luego importar las líneas directamente a tu ERP.
Utiliza el ‘cód. comprador’
Si sois diversas personas en el equipo, no os olvidéis de rellenar el campo código comprador en las ofertas y documentos de compra. De este modo, podrás obtener estadísticas de qué usuario compra qué productos, cuánto ha gastado un comprador, si se ha mantenido en presupuesto, etc.
Del mismo modo, puedes completar el campo ‘Nº campaña’ para imputar esa compra a una campaña de marketing previamente existente.
Guarda tus vistas favoritas
Cuando trabajes con listas, puedes guardar tus vistas favoritas para tenerlas accesibles a tan solo un clic. De este modo, podrás acceder a la información que te interesa actualizada de forma rápida.
Recuerda además que, si manejas gran volumen de información y no te es cómodo trabajar en el navegador, puedes exportar tus vistas con los filtros aplicados a Excel.
¿Tienes limitaciones en cuanto a licencia?
Si hay usuarios de Business Central que tan solo tienen que realizar la gestión de compras, debes saber que existe una limitación en cuanto a licenciamiento. Si el usuario tiene que realizar órdenes de compra, necesita obligatoriamente de una licencia completa (ya sea Essentials o Premium), es decir, no puede realizar esta acción desde un usuario Team Member.
Si necesitas mantener tu presupuesto ajustado al máximo, puedes utilizar las ofertas de compra. Desde un usuario Team Member puedes crear una oferta de compra y enviarla a aprobación. A posteriori, crear un flujo con Power Automate para que las ofertas de compra aprobadas se conviertan a pedidos de compra.
Utiliza al máximo el circuito de aprobaciones
Para los departamentos de compras suele ser muy útil tener configuradas automatizaciones de aprobaciones. De esta manera, el aprobador podrá aprobar o rechazar una petición de compra en función de si se ajusta al presupuesto, se compra al proveedor adecuado, está dentro de coste, etc.
No te olvides del reporting
Nuestro primer consejo es que dediques unos minutos de tu tiempo a examinar y testear qué reports te pueden ser de utilidad. Además, si trabajas con Jet Reports puedes aprovechar los reports predefinidos relativos a compras que brinda la herramienta y personalizarlos a tus necesidades. No olvides que puedes hacer Drilldown en cualquier momento para navegar los datos de tus reports directamente en Business Central.
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