24 Dic Trucos para exprimir al máximo la conexión entre Business Central y email
¿Qué había en el producto y por qué era necesario mejorar la funcionalidad de email?
Hasta 2020 wave 2 la gestión de email estaba unificada a través de SMTP server y, entre otros, cuando el email abandonaba el sistema no había manera de seguirlo fuera. Otro problema era que el protocolo de autentificación SMTP se considera un protocolo un tanto anticuado desde una perspectiva de seguridad.
Por este motivo, muchos usuarios de BC no estaban satisfechos con estas funcionalidades. Se recibieron muchas propuestas de mejora a través del portal de IDEAS. Es por esto que Microsoft ha desarrollado una nueva y mejor integración entre el email y Dynamics 365 Business Central.
Estas nuevas funcionalidades se incluyen en el Cumulative Update 1, es decir versión 17.1.
La funcionalidad actual y la nueva coexistirán en las versiones 17 y 18 de la herramienta. El administrador de la aplicación podrá decidir con qué funcionalidad se desea trabajar si con el Legacy SMTP o con el nuevo módulo de emails. Eso sí, cuando sea el momento de hacer el cambio, debemos tener cuidado ya que puede ser que haya otras aplicaciones que estén trabajando con la funcionalidad de SMTP, con lo que deberemos identificarlas para cambiarles los ajustes de configuración.
En la versión 19, la funcionalidad legacy será eliminada y solo se podrá trabajar con el nuevo módulo de email.
Puedes descubrir las funcionalidades en el siguiente vídeo o también sigue leyendo este post para informarte de todas las novedades:
Nuevas capacidades para el correo electrónico
Las mejoras principales son:
- Conexión Exchange segura
En lugar de utilizar SMPT para emails salientes, Business Central se conecta ahora a través de Exchange online, con los últimos protocolos de seguridad estándares.
- Múltiples direcciones de email y relacionarlas con escenarios
Ahora puedes incorporar al ERP tantos emails como sean necesarios para cubrir todos tus escenarios de comunicación con tus clientes y proveedores. Business Central presenta una extensa lista de escenarios en los que interviene el email para que puedas seleccionar qué email quieres asociar a cada uno de ellos.
Todos los escenarios que dejes sin marcar utilizarán el email que tienes indicado por defecto.
La diferencia entre cuenta de email y escenario es que una cuenta de email puede estar relacionada con varios escenarios mientras que un escenario tan solo puede estar relacionado con una cuenta de email.
- Enviar emails con el usuario con el que se tiene la sesión iniciada
¿Cuántas veces has querido enviar un email de Business Central desde tu cuenta, pero no era la cuenta que estaba configurada? Una de las múltiples opciones que tienes ahora para dar de alta usuarios y asignar escenarios se con ‘Current user’.
- Editor de texto similar al de Outlook
Business Central presenta un nuevo editor de texto, muy similar al que ofrece Outlook online, para que podamos editar y dar el formato deseado al cuerpo de nuestros emails. Podremos realizar las acciones más comunes como marcar en negrita, cursiva, colores, indicar párrafos, justificar el texto, entre otros.
Además, desde la vista del editor podemos también cambiar el email del emisor del mensaje, si fuera necesario, añadir CC y CCO e incluso modificar el asunto del email.
- Controlar la actividad de email desde Business Central
Cuando trabajamos con el correo electrónico es muy importante poder tener un registro de los emails enviados y no enviados. Por este motivo, Business Central incorpora dos nuevas páginas: un para gestionar los emails salientes y otra para los emails enviados.
En cuanto a los que tenemos en borrador, tendremos la opción de editarlos y enviarlos e incluso ver si no se han podido enviar debido a un error (identificando el error).
Por otro lado, desde el listado de emails enviados tendremos la opción de reenviar o modificar y enviar de nuevo, si por ejemplo debemos enviarlo a otro miembro de la compañía.
- Conectores de email disponibles para Business Central
Dynamics 365 Business Central incorpora tres conectores de email preinstalados:
- Microsoft 365
- Usuario actual
- SMTP1
