¿Qué supone trabajar con cuentas contables en lugar de con productos en un ERP?

Una de las consultas que a menudo recibimos cuando una empresa está decidiendo poner en marcha un ERP es si debe trabajar tan solo a nivel de cuentas contables o si, por el contrario, necesita arrancar también el módulo de existencias y trabajara nivel de productos.

En este artículo te explicaremos cuál es la diferencia entre ambos escenarios.

Trabajar en el ERP con cuentas contables

Trabajar con cuentas contables en lugar de con productos en un ERP implica una forma diferente de gestionar la información financiera de una empresa. En lugar de enfocarse en los productos y servicios que la empresa ofrece, se enfoca en las transacciones contables que se generan al realizar dichas actividades.

Las cuentas contables son un conjunto de códigos que se utilizan para clasificar y registrar todas las transacciones financieras de una empresa, como las compras, ventas, gastos, ingresos, impuestos, entre otros. Cuando trabajamos con cuentas contables en un ERP, se obtiene un mayor control y seguimiento de las finanzas de la empresa, ya que se pueden analizar las transacciones contables en detalle, identificar patrones y tendencias, y tomar decisiones informadas basadas en la información financiera.

Además, trabajar con cuentas contables permite una mayor flexibilidad en la gestión financiera de la empresa, ya que las cuentas pueden ser personalizadas y adaptadas a las necesidades específicas de la empresa. También se puede simplificar la gestión de inventario y los procesos de compras y ventas al tener una visión más amplia y detallada de las transacciones financieras.

Adicionalmente, se disponen de funcionalidades adicionales, como podría ser la analítica por dimensiones de Dynamics 365 Business Central para profundizar aún más en el detalle almacenado en estas cuentas y poder sacar todo tipo de detalles de la analítica del negocio.

Es recomendable trabajar con cuentas contables en lugar de con productos en el ERP cuando queremos tener mayor visibilidad y control sobre la información financiera de la empresa, permitiendo una gestión más eficiente y efectiva de los recursos financieros. También puede ser una buena opción cuando estamos empezando nuestra estrategia de ERP y queremos arrancar de forma más simple y sencilla.

Trabajar en el ERP con productos

Por su lado, existe también la opción de trabajar con productos en lugar de con cuentas contables en un ERP. Este escenario implica una gestión más enfocada a los bienes o servicios que la empresa ofrece, en lugar de en las transacciones contables que se generan al realizar esas actividades.

Cuando trabajamos a nivel de productos en un ERP se gana una mayor visibilidad y control sobre el inventario de la empresa, ya que se pueden registrar y monitorear las existencias, las compras y las ventas de cada producto. Además, se pueden generar informes y análisis detallados de la rotación de inventario y las tendencias de ventas de cada producto.

Otro beneficio de trabajar con productos es que se pueden realizar pronósticos de demanda y planificación de producción (en el caso de que sea necesario), lo que ayuda a la empresa a ajustar sus niveles de inventario y producción de manera más efectiva y eficiente. También se pueden realizar análisis de rentabilidad de los productos, para tomar decisiones informadas sobre qué productos ofrecer y cómo fijar los precios.

Es recomendable trabajar con productos en lugar de con cuentas contables en el ERP cuando queremos enfocarnos a una gestión más dedicada del inventario y las ventas.

Tipos de productos disponibles en Business Central

Cuando trabajamos con Microsoft Dynamics 365 Business Central y hemos decidido que, además, queremos llevar una gestión de existencias, debes saber que existen diferentes tipos de productos disponibles. Esta clasificación podrás indicarla directamente en el campo “Tipo” de la ficha de producto; que es dónde puedes seleccionar para qué se usa el producto en tu negocio y que, además, tendrá una afectación directa en cómo se administra el producto en el inventario.

Puedes escoger entre:

  • Productos de inventario: Serían, por ejemplo, objetos físicos, como hardware, muebles, material de oficina… que quieres poder utilizar en todos los procesos de inventario. También podrías utilizar este tipo de productos para elementos no físicos, como licencias de software y suscripciones, si estos tienen números de identificación, como podrían ser números de serie. La característica principal de este producto es que permite realizar un seguimiento completo en el inventario.
  • Productos de “No inventario”: Por lo general, son los artículos que no están en el inventario a pesar de ser objetos físicos ya que por el motivo que sea no nos interesa tener trazabilidad de su disponibilidad. Por ejemplo, podría ser material de oficina, tornillos, etc. que una empresa consume pero que no desea realizar un seguimiento completo en el inventario. Porque, por ejemplo, son artículos de bajo coste y solo se usan internamente.
  • Por último, también tenemos disponibles los productos de tipo Servicio: que sería el equivalente a una unidad de tiempo de trabajo, como una hora de consultoría o de taller, que ofertamos a nuestros clientes como servicio.

Adicionalmente, también merecen atención especial los productos de catálogo. Estos son artículos que no administramos en Business Central hasta que los vendemos. Es decir, se trata de un producto de un catálogo de proveedor, que no pasa a formar parte de nuestro maestro de productos hasta que no realizamos una venta del mismo.