28 Abr ¿Qué significa trabajar con el ecosistema de aplicaciones de Microsoft?
El ecosistema de aplicaciones de Microsoft es una herramienta fundamental para las empresas que buscan soluciones tecnológicas eficientes y seguras para mantenerse competitivas en un mundo empresarial en constante evolución. En este artículo se tratarán los temas siguientes:
¿Por qué las empresas apuestan por el ecosistema Microsoft?
Una de las principales ventajas del ecosistema de aplicaciones de Microsoft es la integración y compatibilidad entre sus herramientas y soluciones, lo que permite a los usuarios acceder a sus archivos y documentos en cualquier momento y lugar, trabajar en ellos de forma colaborativa y en tiempo real sin preocuparse por las versiones y almacenamiento. Además, la mayoría de las aplicaciones de Microsoft son compatibles con una amplia variedad de sistemas operativos y dispositivos.
Microsoft se ha comprometido a ofrecer soluciones seguras y confiables para sus usuarios, y por esto esta suite de apps cuenta con medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación multifactor y la protección contra ataques de phishing y malware. Además, Microsoft cumple con los más altos estándares de privacidad y protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea.
En este sentido, Microsoft invierte continuamente en investigación y desarrollo para mejorar sus soluciones y ofrecer nuevas funcionalidades y servicios. Gracias a su amplia red de socios y desarrolladores, como es Triangle, el ecosistema de aplicaciones de Microsoft está en constante evolución, lo que permite a las empresas finales estar al día con las últimas tendencias en tecnología y no quedarse nunca atrás.
El cuarto beneficio de trabajar con un ecosistema de aplicaciones es la personalización y automatización. Las soluciones del ecosistema de aplicaciones de Microsoft son altamente personalizables y permiten la automatización de procesos de negocio complejos. Por ejemplo, con Power Platform, los usuarios pueden crear aplicaciones personalizadas y flujos de trabajo automatizados sin necesidad de conocimientos avanzados de programación. ¿Qué podrían lograr? Por ejemplo, que se envie automáticamente un email predeterminado a los proveedores cuando en Business Central (ERP) se registra un pago.
Otra de las ventajas de este ecosistema es su escalabilidad y flexibilidad. Por ejemplo, Azure, la plataforma de servicios en la nube de Microsoft, ofrece una amplia variedad de servicios que pueden ser escalados según las necesidades de la empresa, lo que permite ahorrar costos y optimizar los recursos.
Además, las aplicaciones empresariales de Microsoft tienen una interfaz de aplicación unificada, lo que facilita la transición entre diferentes aplicaciones y reduce la curva de aprendizaje. En lugar de utilizar varios softwares para diferentes funciones empresariales, las aplicaciones de Microsoft alojan varias funciones en una única interfaz de aplicación. Además, muchas aplicaciones se apilan una encima de la otra también en cuanto a licenciamiento, lo que permite añadir funciones adicionales a un precio reducido.
Una ventaja adicional del ecosistema de aplicaciones empresariales de Microsoft es su versatilidad. Las aplicaciones comerciales de Microsoft permiten abordar las necesidades de empresas de todos los tamaños y sectores. Por ejemplo, dentro de este ecosistema encontraremos aplicaciones para todo tipo de empresas, como pueden ser Power Platform, Azure, Dataverse, Microsoft 365 y Dynamics 365.
¿Qué aplicaciones forman parte del ecosistema de Microsoft?
El ecosistema de Microsoft es completo y existen diferentes familias de productos.
En cuanto a Dynamics 365, es una de las familias de productos más destacadas del ecosistema de aplicaciones empresariales de Microsoft. Entre sus aplicaciones destacan Business Central, el ERP de referencia para pymes, Sales para la gestión del ciclo completo de ventas, Customer Service para la atención al cliente, Field Service para los técnicos de campo, Project Operations para gestionar grandes proyectos, Commerce para la gestión del comercio electrónico y las ventas omnicanal, Marketing para gestionar campañas, entre muchas otras.
Es común que las empresas combinen varias de estas aplicaciones para dar cobertura a sus circuitos de trabajo. Por ejemplo, una empresa que necesita capacidades adicionales de gestión de relaciones comerciales puede utilizar Sales como CRM adicional junto a Business Central como ERP. Por otro lado, las empresas que tienen trabajadores de campo pueden utilizar Field Service para la gestión de sus tareas diarias e intercambiar información también con el ERP.
Es importante tener en cuenta que aunque todas estas aplicaciones son de la misma familia de Microsoft, no están completamente integradas entre ellas. Aunque Microsoft evoluciona constantemente los conectores entre aplicaciones, en algunos casos estos no cumplen con los requisitos mínimos para ser utilizados. Sin embargo, existen conectores desarrollados por partners que permiten conectar estas aplicaciones de forma más personalizada y completa.
Por otro lado, existe la Power Platform, que es un conjunto de soluciones que ha sido muy comentado últimamente debido a su capacidad para permitir a los usuarios crear aplicaciones personalizadas, flujos de trabajo automatizados y paneles de análisis de datos de una manera fácil y sin código. Si bien hay muchos casos de éxito y mejores prácticas que podríamos destacar, es importante primero entender de qué se trata esta plataforma y cuáles son las herramientas que la componen.
Power Platform está compuesta por un conjunto de aplicaciones, entre las que destacan Power Apps, Power Automate y Power BI. Con Power Apps, los usuarios pueden crear aplicaciones personalizadas para dispositivos móviles y web, que se conectan a una variedad de fuentes de datos, incluyendo Business Central, SharePoint, Excel, Dynamics 365 y servicios web personalizados. Power Automate permite a los usuarios crear flujos de trabajo automatizados sin código, para tareas como la aprobación de documentos, la recopilación de datos y la notificación de eventos. Por su parte, Power BI es una herramienta de análisis de datos que permite a los usuarios crear informes y paneles interactivos de visualización de datos, integrándose con una variedad de fuentes de datos, incluyendo Excel, SharePoint, Dynamics 365 Business Central y otros orígenes de datos.
Además de estas herramientas, Microsoft ha agregado recientemente a la familia dos nuevas aplicaciones: Power Virtual Agents y Dataverse. Power Virtual Agents es una plataforma que permite a los usuarios crear chatbots conversacionales sin necesidad de tener conocimientos avanzados de programación. Los chatbots creados con Power Virtual Agents se pueden integrar en sitios web, aplicaciones y otras plataformas de mensajería, como Facebook Messenger y Microsoft Teams. Por otro lado, Dataverse es una plataforma de datos que permite a los usuarios crear, almacenar y administrar datos empresariales. Es una base de datos en línea que funciona como un centro de datos común para todas las aplicaciones y servicios de Microsoft Power Platform, incluyendo Power Apps, Power Automate y Power BI.
Mejores prácticas para trabajar con el ecosistema de aplicaciones de Microsoft
A continuación, presentamos una serie de mejores prácticas que debes conocer para aprovechar al máximo la suite de productos de Microsoft. ¡Esperamos que te sean de ayuda!
En primer lugar, es fundamental conocer las aplicaciones que ofrece Microsoft y tomarse el tiempo de investigarlas y familiarizarse con ellas. Esto te permitirá encontrar las herramientas que mejor se adapten a tus necesidades y aprovecharlas de manera efectiva. Sin embargo, siempre debes hacerlo con sensatez y coherencia, seleccionando aquellas soluciones que tienen sentido para tu negocio y en el momento adecuado.
En segundo lugar, te recomendamos que uses una cuenta de Microsoft, ya que esto te dará acceso a una amplia gama de aplicaciones y servicios, y te permitirá aprovechar las características de sincronización y respaldo que ofrece Microsoft. Por ejemplo, con la cuenta de Business Central, puedes crear flujos y aplicaciones con Power Automate y Power Apps. También puedes aprovechar los servicios de almacenamiento en la nube que ofrece Microsoft para mantener tus archivos organizados y accesibles desde cualquier lugar, y compartirlos con otros usuarios.
En tercer lugar, te animamos a trabajar en la nube, ya que esto te ofrecerá la posibilidad de estar siempre actualizado a la última versión de las soluciones con las que trabajes sin coste adicional, y contribuir a la estrategia de digitalización de tu empresa. Además, Microsoft ofrece una gran cantidad de aplicaciones diseñadas para la colaboración, como Teams, SharePoint y OneNote, que te posibilitarán trabajar de manera colaborativa con otros usuarios y mejorar la eficiencia de los equipos.
Otra sugerencia es personalizar tu experiencia en las aplicaciones de Microsoft para adaptarlas a tus necesidades, explorando las opciones de personalización para encontrar la configuración que te funcione mejor. Finalmente, es importante mantener todo actualizado, asegurándote de mantener tus aplicaciones y servicios de Microsoft actualizados para obtener las últimas características y mejoras de seguridad, y configurando las actualizaciones automáticas para que no tengas que realizarlas manualmente.
Al seguir estas mejores prácticas, podrás aprovechar al máximo el ecosistema de aplicaciones de Microsoft.
Casos de éxito
Empresas de todo el mundo han encontrado en Business Central una solución eficaz para la gestión de sus negocios, y han descubierto aún más beneficios cuando combinan esta herramienta con otras tecnologías de la misma suite. Tenemos disponible en nuestro canal de Youtube (AÑADIR LINK), varios vídeos con casos de éxito que demuestran cómo la unión de Business Central con otros addins de Microsoft puede generar importantes ventajas competitivas para las empresas.
Uno de los addins más populares es el de Outlook, que es utilizado por la mayoría de las empresas debido a la productividad que proporciona en varios circuitos. Al trabajar con Business Central combinado con Outlook, nos negocios pueden manejar cualquier tarea del ERP directamente desde el correo electrónico, sin tener que cambiar de aplicación constantemente. Por ejemplo, al recibir un correo electrónico de un lead que solicita una cotización, se puede crear esa persona o empresa como contacto en el CRM y desde el mismo correo electrónico, crearle una oferta por los servicios o productos que requiere. Esto ahorra tiempo y evita errores innecesarios en el proceso de cotización.
Además, con la combinación de Business Central y Outlook se pueden llevar a cabo otras acciones que ahorran tiempo y aumentan la productividad. Por ejemplo, en solo dos clics se puede cambiar el número de cuenta de un cliente para sus próximos giros. También se pueden visualizar los pedidos pendientes de servir para ofrecer información rápida sobre cuándo estarán disponibles para su envío. Estas son solo algunas de las muchas acciones que los clientes utilizan diariamente para mejorar la eficiencia de sus negocios.
Por otro lado, destacar el case study de uso de Teams. Esta aplicación se está convirtiendo en la herramienta de colaboración entre equipos por excelencia así que Business Central no es ajeno a este interés e interacción.
Desde Business Central es posible compartir rápidamente cualquier registro en Teams, en un canal en concreto por ejemplo de comerciales a los que les presentamos un nuevo producto recién incorporado al catálogo. También se puede fijar como una pestaña de un canal de teams una página concreta de Business Central que interese al equipo de monitorizar en tiempo real, como podría ser el listado de productos para el que tenemos menos de 10 unidades en stock.
En cuanto a addin también interesante mencionar el Addin de Business Central para Excel. Permite descargar un listado a Excel aplicando filtros para buscar rápidamente la información que se necesita o crear una conexión con datos concretos y actualizarlos directamente en Excel sin obligación de tener que buscarlos en el ERP y volver a trabajar con ellos en Excel.
En cuanto a Power Platform, los ejemplos de caso de uso son varios, junto a la combinación con Business Central, como una app para mostrar inspecciones de vehículos, una aplicación de registro de eventos y una aplicación de seguimiento de gastos. Estas aplicaciones permiten introducir datos a Business Central de manera rápida y eficiente para mejorar la productividad de los empleados y optimizar los procesos del negocio y, lo mejor de todo, usando Power Apps para crear aplicaciones sin código.
Otra de las aplicaciones que también están dando mucho juego con Business Central es Power Automate. Algunos ejemplos de uso serían: un flujo de trabajo de aprobación de solicitudes de vacaciones que notifica al gerente de un empleado cuando solicita días de vacaciones y luego actualiza los calendarios de vacaciones en consecuencia tanto de Outlook como de la ficha del empleado que reside en Business Central.
O también un flujo de trabajo de recopilación de datos que recolecta información de formularios en línea y la inserta automáticamente en una hoja de cálculo de Excel y también crea los registros que corresponda en Business Central, como podría ser el formulario de contacto de nuestra web.
También, destacar un ejemplo adicional: un flujo de trabajo de notificación de eventos que envía un correo electrónico de recordatorio a los miembros del equipo antes de una reunión programada en el calendario de Outlook, que a su vez corresponde al hito concreto de un proyecto en Business Central.
Adicionalmente, Power Automate es una herramienta con la que se pueden crear conexiones y automatismos con otras apps de Microsoft, como puede ser Sales, Taks, Planner, Project Operations, entre muchos otros, ya que tenemos disponibles una serie de acciones y triggers para construir estos flujos.
Del mismo modo, también nos sirve para conectar Business Central con gran multitud de aplicaciones externas. Podríamos utilizar Power Automate por ejemplo para crear un contacto de cada conversación que entre a través de Intercom, que es un gestor de chats y comunicaciones; o podríamos sincronizar las tareas de un proyecto con Asana, enviar una newsletter a un segmento de contactos definidos en Business Central a través de Mailchimp… En definitiva, nuestra recomendación sería que hagáis volar la imaginación y probar sin miedo en el entorno de test como responde un flujo que tengáis en mente.
Y, por último, deberíamos mencionar Power BI que permite crear los informes que sean necesarios con los datos de Business Central e incluso cruzarlos con los de otras aplicaciones de terceros. De este modo se puede crear un informe de ventas que muestre los ingresos por producto y por región, junto con un desglose de las oportunidades perdidas; un panel de seguimiento de KPI que muestre los indicadores clave de rendimiento de la empresa, como los ingresos, los gastos y la rentabilidad; un informe de seguimiento de proyectos que muestre el estado actual de cada proyecto, junto con los plazos y el presupuesto actualizado; entre otros ejemplos.
Además, la ventaja de trabajar con Business Central junto con Power BI es que luego se podrán mostrar los gráficos que se creen en Power BI en el ERP para poderlos consultar sin necesidad de intercambiar y saltar entre aplicaciones.