¿Qué hay de nuevo en el release 2022 R1 de Document Capture?

Continia, desarrollador oficial de Document Capture para automatizar la recepción y procesamiento de documentos de forma rápida y eficaz directamente en tu ERP, ha anunciado una nueva versión del software (2022 R1) que ya está disponible para Business Central on-premise y que estará disponible en el release de Abril de Business Central Cloud. En el artículo de hoy queremos explicarte qué novedades aporta esta nueva versión de la app, para que puedas aprovecharlas al máximo.

Registro de Documentos Directamente a Líneas de Diario General

Esta nueva funcionalidad posibilita registrar documentos, sin nombres de proveedores y otros detalles estándares, directamente en las líneas de diario general, creando así líneas en el diario general en lugar de facturas o notas de crédito.

Creemos que esta nueva característica será especialmente útil para aquellas empresas que no requieren de un circuito de aprobaciones para ciertos documentos de compra y, por ejemplo, proveedores únicos que no es necesario registrar en su totalidad.

Configuración de Más Comentarios para Asignación

Esta funcionalidad aporta mayor flexibilidad en el uso de Document Capture, ya que posibilita la configuración de más comentarios y reenviar errores a usuarios específicos. Hasta ahora, por ejemplo, era posible configurar algunos comentarios como advertencia o error.

Como el proceso de registro por lotes omite los documentos que tienen comentarios de advertencia, puedes controlar qué comentarios pueden bloquear el proceso de registro e incluso determinar si los documentos con comentarios de error deben asignarse a un usuario determinado.

Guía de migración de almacenamiento

Una nueva guía de configuración asistida facilitará que puedas cambiar tu método de almacenamiento.

Este nuevo wizzard te ayudará a migrar tu almacenamiento dentro de Document Capture. Por ejemplo, ofrece compatibilidad con la migración entre dos tipos de almacenamiento ”iguales“, como Archivo > Archivo o Azure Blob > Azure Blob y validación adicional de las credenciales de Azure Blob, así como una prueba de conexión.

Límites de cantidad para códigos de flujo de aprobación

Se ha mejorado la funcionalidad de aprobaciones para garantizar que solo el número necesario de personas participe en el proceso de aprobación, de modo que el flujo de aprobación de documentos será más rápido.

Esta nueva característica permite la creación de códigos de flujo de aprobación para liberar documentos cada vez que se alcance un cierto nivel de aprobación. De esta forma, cada documento para aprobación no tendrá que reenviarse a todos los aprobadores en el flujo si puede ser liberado por un aprobador con el límite de aprobación adecuado al principio del proceso.

Y, por otro lado, hemos configurado unos aprobadores y unos límites asociados a cada uno de ellos:

 

Para este ejemplo hemos creado 4 códigos de flujo de aprobación, con diferentes métodos asociados. Podemos escoger entre:

 

  • All: se trata del flujo que teníamos disponible en la actualizada mediante el cual todos los aprobadores deben ver y aprobar los documentos en ese orden específico, sin importar la cantidad del documento a aprobar.
  • First qualified: este flujo enviará aprobación a la primera persona que disponga de los permisos para aprobar en ese límite económico. Tan solo se enviará una solicitud de aprobación a un aprobador, y se dejará del lado al resto ya que no son necesarios. Por ejemplo: por la cantidad del documento y código de aprobación B, solo se envía solicitud a Lina.

  • All to first qualified: se enviará solicitud de aprobación a todos los aprobadores que existan por encima del primer aprobador cualificado (éste incluido). Por ejemplo, en la siguiente captura vemos que se incluyen también el primer y segundo aprobadores, aunque quien estamos apuntando la aprobación es Lina.

  • Initial and first qualified: es una combinación del mejor calificado y la primera persona de la lista. Por este motivo, quedarán seleccionados Robin y Lina.

 

Límites de cantidad para la aprobación de cuatro ojos

Como alternativa a que todas las facturas pasen por la aprobación de cuatro ojos, que era la funcionalidad que teníamos disponible hasta el momento, esta nueva capacidad permite aplicar la aprobación de cuatro ojos exclusivamente a las facturas que superen un importe determinado. Todas las facturas con valores más bajos solo necesitarán un único aprobador en lugar de dos, lo que resultará en un proceso de aprobación general más rápido.

 

Dispondremos de un nuevo campo en el que indicar este umbral. De modo que todos los documentos con un importe superior a esa cifra pasarán por la aprobación a 4 ojos.

Inclusión de códigos de motivo de compra al exportar la configuración de captura de documentos

Esta funcionalidad agilizará las implementaciones cuando configuremos más de una empresa en Document Capture o migremos de entornos de prueba a entornos de producción.

 

A partir de ahora, los códigos de motivo de compra de Document Capture se incluirán en el archivo de configuración cuando exporte una configuración utilizando la Guía de configuración asistida de Document Capture.

 

Adjuntar archivos desde la página Entradas de aprobación

Gracias a esta funcionalidad, será posible adjuntar documentos y otros archivos a las facturas y notas de crédito directamente desde la página de Asientos de Aprobación, por lo que no será necesario abrir cada registro individual para hacerlo. Esto permite aprobaciones más rápidas y una experiencia de usuario más fluida en general.

 

Más trucos de aprendizaje

Esta funcionalidad, como aprovecha una funcionalidad estándar de Business Central, está disponible para Microsoft Dynamics 365 Business Central 2021 versión 1 (BC v18) y posteriores.
Se trata de la introducción de consejos didácticos en el mismo ERP que facilitan que los nuevos usuarios comiencen a utilizar Document Capture de forma más rápida y autónoma.

 

Habilitar las notificaciones estándares

Cuando un email deba ser enviado a un usuario ahora se dispondrá de la capacidad de escoger si se prefiere la notificación enviada por Business Central estándar o si se prefiere la notificación enviada por Document Capture.

 

Para esta finalidad, se ha añadido una nueva opción en el setup de Document capture para habilitar las notificaciones estándares:

Por defecto, esta característica está deshabilitada, así que si quieres utilizar las notificaciones estándares de Business Central deberás activarla.

Se trata de una funcionalidad disponible si estás trabajando en Business Central 19 y nuevas versiones.

 

Nombre para mostrar del archivo de compra

A partir de ahora dispondremos de la posibilidad de escoger cómo queremos que se cree el nombre de nuestro documento. En la configuración de Document Capture dispondremos de un nuevo campo:

Gracias a este nuevo desplegable, tenemos nuevas opciones para dar nombre a nuestros archivos, además del número de documento (que era la opción habilitada hasta el momento). Concretamente dispondremos de dos nuevas opciones que mostramos a continuación con un ejemplo:

Acceso a los documentos des de las páginas estándares de Business Central

En este release, se amplía el número de páginas desde las cuales vamos a disponer de acceso a nuestros documentos adjuntos de Document Capture.

Por ejemplo, en las factbox de páginas como: lista de proyectos, ficha de proyecto veremos (cuando mostremos la información mediante la opción de “Personalice”:

Por otro lado, también tendremos disponible esta información en un nuevo campo en páginas como la orden de venta, facturas de venta registradas, entre otros:

 


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