usuario clave

¿Qué es un usuario clave?

El usuario clave o key user son personas que tienen un papel crucial al implementar un software ERP, también pueden ser llamados SuperUser / Superusuario. Estas personas son un nexo entre la organización y el proveedor (partner).

Pero, ¿qué es exactamente un usuario clave?. ¿Cuál es su importancia?. ¿Cuáles son sus tareas?

Las implementaciones de un ERP pueden ir mal por una serie de factores, entre ellos un punto muy importante, es la elección del Key User o del equipo de usuarios clave. Estos se deben destacar técnicamente y tener características para superar los desafíos, además de ser vínculos comunicativos con los demás colaboradores internos.

Las malas decisiones en la elección o directamente al no elegir un key user puede resultar en bajos niveles en la calidad del proyecto, funcionalidades incompatibles, procesos no implementados, costos adicionales e incluso, en el peor de los casos, suspensión del ERP.

El usuario clave será el encargado de procesos del ERP, a través de funciones especiales, parametrizaciones, pruebas, capacitación y ayuda a otros empleados. Será la referencia a lo largo de la vida del proyecto, teniendo una visión unificada de distintos departamentos (financiero, administración, operaciones, compras, ventas, producción).

¿Cómo elegir al usuario clave?

  • Buena relación con los compañeros de trabajo.

Como el usuario clave recibirá toda la capacitación y también tendrá un papel importante en la multiplicación del conocimiento para el resto del equipo, es importante que esta persona tenga una buena relación con todos los involucrados en el proyecto.

Todo ser humano tiene cierta resistencia al cambio y este proceso se complica aún más cuando son presentados y coordinados ​​por una persona que no tiene tanta empatía con sus compañeros de trabajo.

  • Apoyo a las decisiones estratégicas.

El usuario clave necesitará, en todo momento, participar en las decisiones estratégicas del proyecto. Si el usuario clave no posee poder en la toma de decisión, es recomendable que tenga acceso a una persona que le facilite la toma de decisiones y la marcha del proyecto.

  • Buen conocimiento técnico

El usuario clave debe tener un buen conocimiento técnico sobre los temas a tratar. Por ejemplo, se dificulta formar a una persona que no conozca los conceptos financieros para recibir capacitación en cuentas a pagar o cobrar.

Es necesario que esta persona conozca mínimamente el tema de la capacitación y que sea capaz de controlar ciertas situaciones que sucederán cuando el software ERP esté en funcionamiento.

  • Dominio de las rutinas y procesos de la empresa.

Esta persona necesita saber cómo funciona la empresa, en general. Muchos procesos están integrados entre si, por lo que preocuparse por una sola parte puede interferir negativamente con la rutina y los procesos en el otro extremo.

Como ejemplo del registro de productos, si la producción de un producto terminado se controla a través de una unidad de medida por peso “Kilogramo» y, por otro lado, la facturación a los clientes se realiza por volumen. Si el usuario clave no tiene esta información y solo tiene en cuenta los controles de producción se generarà una lectura errónea en los informes. La unidad de medida será el correcto “Kg.” cuando toda la parametrización sea la misma.

  • Disponibilidad para realizar las tareas relacionadas con el proyecto.

A lo largo del proyecto de implementación, el usuario deberá dedicarse a varias tareas, tanto las suyas del día a día, como las del usuario clave. Por lo tanto, debe estar dispuesto a cumplir con todas las solicitudes que se presenten.

Existen casos donde la persona que asume este rol no tiene tiempo para realizar ninguna otra actividad. Por ejemplo un gerente de industria que pasa la mayor parte de su tiempo rastreando operatorias en una fábrica, a pesar de que posee el conocimiento técnico y procesos de la empresa, no puede asumir este rol de key user porque no podía pasar el tiempo suficiente frente al ordenador para realizar todas las tareas.

  • Motivación y responsabilidad.

Es importante que el usuario clave esté siempre motivado y se sienta responsable del éxito del proyecto. Si la persona no se siente bien o ve el papel como una carga, estos son signos de que otra persona debe estar preparada para este rol.

  • Comunicar Resultados.

La persona a cargo debe presentar resultados concretos sobre el desempeño del proyecto a los gerentes de la empresa. A medida que se completan los hitos de la implementación, es necesario presentar y evaluar lo que se ha logrado, a fin de comunicar qué etapas del calendario se han ejecutado y cuáles serán los próximos pasos a seguir. Este es el factor que garantizará el resultado deseado en el proyecto.


 Te puede interesar

¿Cómo formarme como consultor navision?

 


Usuario de consulta vs Usuario Clave

Una vez terminado el proceso de implementar un ERP, el usuario clave de la implementación se convierte en el usuario clave del servicio de soporte. Se trata de un usuario que conoce los circuitos de la empresa y ha adquirido conocimientos extensos del ERP en las diferentes formaciones.

Triangle ofrece servicio de soporte a segundo nivel. Aquí es donde radica la importancia de la figura del Key User de soporte, ya que realizará las tareas de soporte al 1r nivel (a los otros usuarios de la empresa). Por eso, el usuario clave se convierte en una figura de gran valor dentro de la organización. Es el encargado de reunir las dudas de sus compañeros respecto al uso del ERP y realizar un primer filtro de resolución. Cuando no sepa la respuesta, será el interlocutor con el departamento de soporte de Triangle.

Por otro lado, la figura del usuario de consulta surge para el resto de los usuarios de la herramienta. Estos usuarios pueden acceder al portal Triangle 360 (principal vía de comunicación con el departamento de soporte) para ver el estado de las incidencias en curso y el histórico de todas las incidencias de la empresa. Además, también puede realizar comentarios en las incidencias en curso, cuando desee aportar su matiz a la resolución del problema.

La diferencia respecto al usuario clave es que solo éste tiene los permisos para crear las nuevas incidencias. El acceso de los usuarios de consulta al portal Triangle 360 libera de algunas consultas al key user, ya que aporta autonomía al resto de usuarios. En el portal pueden consultar el histórico de incidencias para resolver dudas que ya tubieron en el pasado y también tienen acceso a los manuales de consulta y los manuales de las modificaciones propias de la empresa que se encuentran documentados en Triangle 360.

No Comments

Post A Comment

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.