05 Feb Preguntas frecuentes cuando te planteas una implementación de ERP
Si te estás planteando poner en marcha un software de gestión empresarial (ERP) en tu empresa, tienes decenas de preguntas a realizarte. Para ayudarte en este proceso de reflexión interno y validación, hemos preparado para ti un resumen de las preguntas más frecuentes que se han hecho nuestros clientes ante la puesta en marcha de un ERP:
¿Qué tengo que preparar para implementar una solución ERP?
Es recomendable que realices un pequeño trabajo previo interno antes de hacer el salto de buscar solución ERP y partner. Te recomendamos que el primer paso sea documentar, definir y dibujar los procesos que realizan los distintos departamentos de tu empresa. Con este checklist te será más fácil ver qué productos encajan con lo que estás buscando y los partners con los que contactes identificarán rápidamente tus requerimientos.
A continuación, debes localizar dentro de tu estructura empresarial una persona que conozca el funcionamiento interno y tenga las skills necesarias para liderar un proyecto de este tipo. No te engañes, no siempre una persona técnica es la más indicada para este tipo de trabajo. En nuestra experiencia, es fundamental que la persona que organizará tu equipo internamente y será la interlocutora con el partner implementador tenga una gran capacidad de lógica y razonamiento, sea organizada y tenga buena sintonía con los miembros del equipo que colaborarán de forma activa en el proyecto.
Realiza un Gap Analysis
Aunque los requerimientos de las empresas no suelen ser únicos y exclusivos, sí que lo es la forma cómo afrontas la dirección y gestión de tu empresa y tus circuitos.
Para asegurar parte del éxito de una implementación de ERP es imprescindible que realices un Gap Analysis de las soluciones que estés valorando.
Aunque desde Triangle siempre recomendamos intentar adaptar los circuitos de trabajo al estándar del producto para evitar modificaciones, si son imprescindibles, debes monitorizar cuáles son, cuál es su coste de desarrollo y de posterior mantenimiento y actualización de versiones.
¿Cuál es la diferencia entre Cloud (SaaS) y On-premise?
Cuando tengas ya tan solo un par de opciones sobre la mesa, te plantearás preguntas que hacen referencia a la arquitectura de la solución. ¿Dispones de infraestructura y recursos in-house para poder mantener y garantizar la seguridad de alojar la solución ERP en tus propios servidores? ¿Tu estrategia pasa por digitalizar poco a poco tu compañía, pero aún no estás listo? Puedes plantearte un hosting local o un hosting a Azure.
Si por el contrario tienes muy claro que tu estrategia es 100% cloud, tienes una pregunta resuelta de tu lista.
No olvides repasar estos artículos para más información sobre esta cuestión:
¿Dynamics NAV On-premise o cloud? Beneficios y riesgos
¿Dynamics NAV en el Cloud? 10 preguntas para ayudarte a tomar la decisión correcta
¿Cuántos meses ocupa la implementación de un ERP?
Para esta pregunta no hay una respuesta absoluta. Tendremos que decir que depende de diversos factores como, por ejemplo, los módulos a poner en marcha, la complejidad de tus circuitos, las empresas a arrancar, grado de personalización requerida, etc.
Como mínimo podríamos establecer 1 mes para implementaciones 100% financieras, para aquellos casos en los que la empresa ya está familiarizada de alguna manera con el producto a implementar. De ahí, podríamos definir unos 8/9 meses para implementaciones complejas que contemplen el arranque del 100% de sus circuitos en el ERP con módulos de más complejidad como podría ser la gestión avanzada de almacén.
Eso sí, los timings pueden variar sustancialmente dependiendo del grado de implicación del cliente y la colaboración que puedan brindar durante el proyecto.
¿Podré mantener el histórico de mis datos?
Cuando aceptes el proyecto de puesta en marcha del ERP debes prestar atención al tipo de migración de datos propuesto por el proveedor. Por norma habitual, si eres capaz de extraer de tus actuales sistemas los datos en formato Excel, podrás migrarlos a tu nuevo sistema ERP. Aunque esta afirmación debes matizarla con tu partner.
¿Qué costes ocultos debería considerar?
Los costes ocultos dependerán de las inclusiones en el proyecto de implementación: ¿hay presupuestada suficiente formación? ¿Las semanas de soporte de arranque son suficientes? ¿Qué tipo de relación a largo plazo intenta tejer el partner?
Por otro lado, también es importante identificar si durante la fase de análisis se pasó por alto algún requerimiento importante que pueda hacer variar sustancialmente el precio del proyecto.
¿Qué buscan otras empresas para sus soluciones ERP?
Aunque cada empresa puede tener sus propios requerimientos, es cierto que existen unos puntos comunes para las compañías que quieren empezar a trabajar con un ERP:
- Solución completa: Sobretodo las pequeñas empresas intentan mantener baja su inversión inicial en el software a la vez que intentando disponer del máximo de funcionalidad. Por otro lado, las grandes empresas también buscan soluciones completas out-of-the-box que solucionen el máximo de sus requerimientos mediante el estándar del producto.
- Poco riesgo: el riesgo de poner en marcha un software ERP es alto, por lo que las compañías intentan minimizarlo al máximo. ¿Cómo? Eligiendo un partner con una sólida metodología de trabajo, haciendo un benchmarking de las soluciones ERP disponibles en el mercado y su fit con la empresa, entre otros.
- 100% movilidad: las compañías se están globalizando y todo el equipo quiere acceder al ERP cuando está trabajando ya sea de viaje o desde su casa. Las soluciones modernas son 100% móviles con posibilidad de apps nativas para Android y IOS.
Si has llegado hasta el final del artículo y estás decido a llevar adelante una implementación de ERP, te recomendamos la lectura del siguiente artículo
¿Cómo sobrevivir a la puesta en marcha de un ERP?
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