Personalización de usuario en Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central, antes conocido como Dynamics NAV, es un ERP con el que típicamente trabajan diversas personas de una misma empresa. Es por este motivo, que a lo largo de los años una de sus características más bien valorada era la capacidad de personalización que brinda. Personalización, no solo a nivel de funcionalidad sino también en la forma de trabajar.

Como distintos departamentos van a estar en contacto con la herramienta, puede que cada uno quiera modificar la forma cómo interactúa con el programa, e incluso hay empresas que dejan esta elección a nivel de usuario.

La buena noticia es que Dynamics 365 Business Central llega a este nivel de detalle y en este artículo vamos a repasar algunas de las opciones que te ofrece de personalización a nivel de usuario.

NOTA: en el release 2019 wave 2 Microsoft presentó diversas novedades en cuanto a personalización. Si quieres revisar cómo utilizar bookmarks, personalización de menús, creación de perfiles de trabajo, personalización de Role Center y modulado de ancho de columna, puedes leer este artículo.

Personalización de páginas y acciones en Dynamics 365 Business Central

La funcionalidad de ‘Personalización’ es la que nos va a permitir personalizar cualquier tipo de página en Business Central. Podemos entrar en modo de personalización a través del menú de configuración:

Sabremos que estamos en modo edición ya que se nos muestra la barra siguiente:

Si en esta barra observas un icono de un candado o una señal de prohibición significa que no puedes personalizar la página ya que está bloqueada para la personalización.

En caso de que muestre Bloqueo de personalización o Personalización bloqueada en el banner, no puede personalizar la página. Para obtener más detalles, consulte Por qué la página está bloqueada para la personalización. Las razones del bloqueo pueden ser distintas.

Por un lado, si el icono que observas es el candado, es que personalizaste por última vez la página en una versión anterior del producto. Si ejecutas la opción de desbloquear, tiene que tener en cuenta que se borrará la personalización actual de la página para volver a la versión original y, por lo tanto, deberás empezar la personalización de cero.

Si por el contrario observas el icono de la señal de prohibición, significa que no puedes personalizar la página por limitaciones de tu perfil o rol de trabajo. En este caso, deberás ponerte en contacto con el administrador de tu entorno para más ayuda.

Dicho esto, ¿qué opciones de personalización de página existen?

  • Mover un campo: Simplemente deberás seleccionar el campo que deseas mover y arrastrarlo a la nueva posición que desees. Si visualizas un icono de prohibición al lado de un campo significa que no puede ser movido.
  • Ocultar un campo: A través de la flecha que aparece justo a ese campo, debes seleccionar la opción ocultar.

  • Mostrar campos: Si quieres mostrar un campo que ocultaste o que por defecto no viene mostrado, deberás buscarlo a través de la opción ‘Más’ > ‘+ Campo’ de la barra de personalización, seleccionar la parte de la página para la cual quieres ver los campos disponibles y, a continuación, arrastrarlo al lugar deseado.

  • Organizar las visualizaciones por defecto: En secciones de las fichas con diversos campos es habitual que por defecto no se visualicen todos, sino que para acceder al listado completo deba hacerse clic en ‘Mostrar más’. Para decidir qué campos queremos ver por defecto y cuales en el desplegable adicional podemos marcar los campos como ‘Mostrar cuando se contrae’ o ‘Mostrar en Mostrar más’.

  • Personalizar la entrada rápida: Cuando estás rellenando la información de una ficha de forma rápida utilizas el tabulador para ir saltando a los campos que marcados como ‘Entrada rápida’. Para decidir qué campos quieres que formen parte de este grupo puedes gestionarlo mediante la opción ‘Excluir de entrada rápida’.
  • Inmovilización en filas y columnas: Cuando la información se muestra en tablas, podemos decidir qué columnas y filas inmovilizar para trabajar más cómodamente mediante la opción ‘Establecer inmovilización de panel’.

Business Central posibilita la personalización de acciones, tanto en los menús como en el Role Center. Se consideran acción, por ejemplo, los botones de ‘Registro’ o ‘Lanzar’ y sus opciones; así como también las acciones que aparecen después de la | en el menú horizontal.

En las acciones, no siempre es posible editar, eliminar o reordenar acciones con lo que nuestro mejor consejo es que explores mediante las flechas rojas qué acciones puedes realizar y cuáles no.

Por lo general, tienes tres tipos de modificaciones disponibles: eliminar, ocultar y mostrar.

Borrar personalizaciones en Dynamics 365 Business Central

En un momento dado puede que desees borrar algunas o todas las personalizaciones que has llevado a cabo en una página concreta. Cuando haces clic en la opción ‘Borrar personalización’ te aparecerán las opciones siguientes:

 

  • Solo acciones: Tan solo borrarás los cambios que hayas realizado en la barra de acciones de esa página.
  • Solo campos, columnas y partes: Borrarás todos los cambios excepto los que hayas realizado en acciones.
  • Solo vistas filtradas: Eliminarás las personalizaciones realizadas en vistas.
  • Todo: Mediante esta opción reestablecerás la página en su versión inicial, borrando todos los cambios.

Información adicional

Cuando estés personalizando tus páginas y acciones debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

  • Cuando añadas campos, tan solo podrás añadir aquellos predefinidos por la aplicación. Bajo ningún concepto, no podrás crear campos ni columnas nuevos.
  • Cuando realices cambios en una página de ficha, por ejemplo, a la ficha de un cliente, los cambios se replicarán para el resto, es decir, se aplicarán en todas las fichas de clientes.
  • Los cambios que realices se transportan a las diferentes áreas de trabajo de Business Central para tu usuario. Es decir, si trabajas con el perfil de Administrador empresarial y necesitas cambiar a Procesador de pedidos de venta, podrás trabajar con tus personalizaciones.

Personalización de indicadores de colores en pilas en Dynamics 365 Business Central

El administrador del sistema tiene la posibilidad de personalizar los colores que se muestran en las pilas del área de trabajo que cambian en función de los valores de los datos.

Los indicadores de colores son las pequeñas barras de colores que se muestran bajo las pilas. Nos sirven de indicadores visuales que en tan solo un vistazo nos transmiten dónde tenemos que centrar nuestra atención (generalmente a las pilas marcadas en rojo, que saldrían de nuestros varemos deseados).

Por ejemplo, podríamos definir que nos muestre el indicador de la pila de ‘Facturas de compras en curso’ en verde (indicador favorable) si el número tal de facturas de compra en curso es menor de 20 y que aparezca en rojo, si es superior a esta cifra.

Esta configuración debe realizarse desde la página ‘Configuración de pila’ a la cual puedes acceder desde el buscador de la aplicación.

En esta tabla el administrador puede configurar los indicadores tanto a nivel de empresa como de usuario individual, si pudiera ser de nuestro interés. Por otro lado, también hay la opción de que cada usuario marque sus propios varemos, si les das permisos para ello.


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