13 Jul Optimiza la trazabilidad de tus productos en Dynamics 365 Business Central
En el mundo empresarial actual, la trazabilidad de productos es fundamental para garantizar la calidad y la eficiencia en la cadena de suministro. En este webinar, exploraremos cómo Dynamics 365 Business Central ofrece capacidades avanzadas de trazabilidad de producto, incluso en configuraciones de almacén complejas. Si estás utilizando versiones antiguas de Dynamics NAV, ¡no te preocupes! La información que compartiremos también será relevante para ti. Comencemos sin más preámbulos y descubramos cómo aprovechar al máximo estas funcionalidades y nuestras recomendaciones de uso.
Trazabilidad de productos en Microsoft Dynamics 365 Business Central
El ERP de Microsoft nos brinda la posibilidad de realizar un seguimiento exhaustivo de los productos de inventario. Ya sea mediante números de serie, lotes o paquetes, podremos registrar y rastrear cada producto a lo largo de su ciclo de vida en el almacén y en los documentos de entrada y salida.
Esta capacidad nos permite conocer información clave, como el origen de los productos, su ubicación, fechas de caducidad y detalles de las transacciones de compra y venta.
Aquí puedes ver el webinar completo sobre trazabilidad de productos en Business Central:
Ventajas de la trazabilidad
La trazabilidad de productos en Business Central resulta sumamente beneficiosa para las empresas. Algunas de las ventajas más destacadas son:
1. Garantía de calidad: Gracias a la trazabilidad, podemos asegurar la calidad general de los productos que ofrecemos. Si surge algún problema o incidencia, podremos identificar rápidamente qué productos están involucrados y tomar las medidas necesarias.
2. Cumplimiento normativo: En sectores regulados, la trazabilidad es un requisito fundamental. Con Business Central, estarás preparado para cumplir con las normativas vigentes y facilitar auditorías o inspecciones.
3. Eficiencia en la cadena de suministro: Al contar con información precisa sobre los productos y su ubicación en todo momento, podrás optimizar tus operaciones de almacén, gestionar inventarios de manera más eficiente y minimizar pérdidas o errores.
4. Atención al cliente: Gracias a la trazabilidad, podrás ofrecer un servicio más personalizado a tus clientes. Si necesitan información detallada sobre un producto en particular, podrás proporcionarles rápidamente los datos relevantes.
Imaginemos que vendemos mobiliario: en Business Central, podemos asignar números únicos de identificación a cada producto, ya sea una silla individual, un lote de sillas o un paquete que contenga varios productos. Esto nos permitirá realizar un seguimiento exhaustivo en cada etapa, desde la compra hasta la venta y más allá.
Configurar y crear números de seguimiento
Un código de seguimiento de producto refleja las distintas opciones que tiene una empresa en referencia al uso de números de serie y lote de los productos que se mueven en el inventario. Así que lo primero que os quiero mostrar es la página de códigos de seguimiento de productos.
En esta página tenemos las diferentes opciones de seguimiento de producto configuradas. Por ejemplo, veamos en más detalle las configuraciones de seguimiento por número de serie.
En esta ventana podemos ver que existen 4 pestañas principales número de serie, de lote, de paquete (que fue un nuevo tipo de seguimiento que apareció en el primer release de 2021).
En la pestaña de número de serie podemos especificar códigos de seguimiento y cómo trabajaremos para las diferentes transacciones del ERP con números de serie.
Es importante saber que si queremos rastrear los productos por la posibilidad de seguimiento de número de serie (veréis que lo mismo aplicará en las otras pestañas), debemos marcar el campo Seguim. NS específ. Como resultado, cuando queremos dar salida a una unidad de un artículo con este código de seguimiento de artículos, siempre deberemos especificar qué número de serie existente es. Esto significa que al vender una unidad del producto, deberá liquidarse contra un grupo específico de números de serie en las existencias. Es decir, un número de serie asignado al producto cuando entra en el inventario seguirá hasta que salga del mismo.
Hay solo un par de campos que son opcionales, como info número serie obligatoria para entradas y salidas de almacén.
También importante remarcar que si queremos trabajar seguimiento de producto en el almacén, para asignar números de seguimiento de producto en las actividades de almacén, deberemos marcar el campo de verificación Seguim. nº serie almacén.
Si entramos a cualquiera de los otros códigos, las combinaciones pueden ser diferentes e incluso mezcladas entre las diferentes pestañas si queremos hacer seguimiento de lote y paquete a la vez.
Configurar los productos para el seguimiento
Una parte fundamental del proceso de trazabilidad en Dynamics 365 Business Central es la configuración de los productos para el seguimiento. Una vez que hemos definido los códigos de seguimiento necesarios, es el momento de asignarlos a nuestros productos.
Para comenzar, accedemos a la lista de productos en Business Central. Por ejemplo, supongamos que queremos configurar el seguimiento para una alfombra multicolor. En la pestaña «Seguimiento Producto» de la ficha de este producto, encontraremos las opciones necesarias para realizar la configuración.
En primer lugar, debemos indicar qué código de seguimiento utilizará la alfombra multicolor. Esta información nos permitirá rastrear y registrar los movimientos y transacciones asociadas a este producto específico. Además, también tendremos la opción de asignar un número de serie a cada unidad de la alfombra. Esto resulta especialmente útil para productos que requieren un seguimiento individualizado.
Además del número de serie, Business Central nos brinda la posibilidad de configurar otros aspectos de seguimiento, como el número de lote y la fecha de caducidad en el caso de productos perecederos. Para la alfombra multicolor, podríamos introducir manualmente la fecha de caducidad en cada caso, o incluso utilizar una fórmula que permita a Business Central calcular automáticamente esta fecha en función de ciertos criterios.
La flexibilidad que ofrece Business Central en la configuración de seguimiento de productos nos permite adaptarnos a las necesidades específicas de nuestro negocio y los requisitos de trazabilidad que tengamos. De esta manera, podemos garantizar una gestión precisa y eficiente de nuestros productos en todas las etapas, desde la recepción hasta la entrega al cliente.
Reglas de caducidad para números de serie o lote
Dentro de la configuración de seguimiento de productos en Dynamics 365 Business Central, encontramos una funcionalidad importante relacionada con las fechas de caducidad. Veamos cómo podemos establecer reglas de caducidad para los números de serie o lotes.
Para acceder a estas configuraciones, volvamos a la página de códigos de seguimiento de producto. En la pestaña «Varios», encontraremos las opciones relacionadas con las caducidades.
1. Usar fechas de caducidad: Al marcar esta opción, indicamos que deseamos trabajar con fechas de caducidad. Esto significa que los productos que utilicen este código de seguimiento podrán tener una fecha de caducidad asociada. Además, habilitará comprobaciones relacionadas con las fechas de caducidad. Es importante destacar que el uso de esta funcionalidad puede afectar al rendimiento de los documentos que contengan muchas líneas de seguimiento de producto.
2. Requerir entrada de fecha de caducidad: Al seleccionar esta opción, indicamos que los productos que utilicen este código de seguimiento deben tener una fecha de caducidad obligatoria. Esta fecha deberá introducirse manualmente y se omitirá cualquier fórmula de cálculo de caducidad especificada en el campo correspondiente de la ficha de producto.
3. Registro de caducidad requerido: Esta opción determina si se considerará la fecha de caducidad al registrar la venta de los productos. Por ejemplo, si esta opción está habilitada, no será posible registrar un pedido de venta para un artículo cuya fecha de caducidad ya haya pasado.
Estas reglas de caducidad brindan flexibilidad y control sobre el seguimiento de productos con fechas de caducidad en Business Central. Nos permiten asegurarnos de que los productos se gestionen adecuadamente en función de sus fechas de vencimiento y evitar transacciones que involucren productos caducados.
Garantías para números de serie o lote
En esta página también tenemos las garantías. Fórmula fecha garantía: Especifica la fórmula que calcula la fecha de garantía indicada en el campo Fecha garantía en la línea de seguimiento de producto. Por lo tanto, nos mostrará el último día de garantía para el producto.
Requerir entrada fecha garantía, significa que debe introducirse manualmente una fecha de garantía en la línea de seguimiento del producto.
Números de serie y de lote al obtener las líneas de recepción de una factura de compra
Cuando utilizamos la funcionalidad para obtener las líneas de envío y recepción registradas de las facturas o los abonos relacionados, las líneas de seguimiento de producto de los documentos de almacén se transfieren automáticamente, sin embargo, se procesan de forma especial.
Para los procesos de entrada utilizaremos las funcionalidades de:
- Traer líns. albarán: de una factura de compra.
- Traer líns. envío dev.: de un abono de compra.
Para los procesos de salida utilizaremos las funcionalidades de
- Traer líneas alb. venta: de una factura de venta o envíos combinados.
- Traer líns. recep. dev.: de un abono de venta.
En estas situaciones, las líneas de seguimiento de productos existentes se copian automáticamente en la factura o en el abono, pero la página Líns. seguim. prod. no permite realizar cambios en los números de serie o de lote. Solo se pueden modificar las cantidades.
Asignar un número de serie o lote en una transacción de salida
Y ahora vamos a hacer el proceso contrario, vamos a realizar una transacción de salida.
El control de salidas de números de serie o lote es una tarea común en diferentes procesos del almacén. El escenario más común, en el que daremos salida a productos que previamente habíamos entrado en nuestro inventario.
Por ejemplo, vamos a trabajar con un pedido y le venderemos 10 de estas magníficas alfombras que hemos comprado previamente. Así que antes de registrar deberemos asignar los números de serie. Vamos de nuevo a la información de seguimiento, y básicamente tenemos 2 opciones para especificar el número de serie:
Directamente sobre el campo Nº serie y elegir un número de los disponibles o mediante la acción de Proceso – seleccionar movimientos.
Lo mismo que os he explicado para entradas y salidas, también nos serviría para trabajar con números de serie/lote/paquetes en los pedidos de transferencia.
Reclasificar números de lote o de serie
Veamos el proceso de reclasificar el seguimiento para un producto, lo que significa convertir un número de lote o de serie en un nuevo número de lote o de serie, o bien convertir la fecha de caducidad en una nueva. Si estamos trabajando con lotes, también podríamos combinar varios lotes en uno. Para llevar a cabo este proceso, utilizaremos el diario de reclasificación de productos.
Crearemos esta línea con la info del producto alfombra con el que venimos trabajando en esta sesión y le indicaremos 10 unidades. A continuación, en la información de seguimiento de nuevo podemos utilizar la funcionalidad de seleccionar movimientos para ser más rápidos y marcamos las 10 unidades.
Y como veis tenemos disponibles campos para indicar nuevo número de lote. Y es en este punto donde podremos combinar uno o más lotes en un lote nuevo o existente.
Si trabajamos con fechas de caducidad, al reclasificar, los productos con las fechas de caducidad más próximas para las transacciones de salida se sugerirán primero, siguiendo el principo de FIFO. Y utilizaremos el campo de nueva fecha caducidad para esta finalidad.
Otras consideraciones: Si estamos reclasificando un lote con el mismo número de lote pero con una fecha de caducidad distinta, deberemos reclasificar el lote completo. Si estamos combinando varios lotes en un lote nuevo, necesitaremos introducir la misma fecha de caducidad para todos los lotes. Si dejamos en blanco el campo Nueva fecha caducidad, el número de serie o lote se reclasificará con una fecha de caducidad en blanco.
Por último, registraríamos el diario para enlazar los números de seguimiento de producto renovados o las fechas de caducidad con los movimientos de producto asociados.
Seguimiento de números de serie y lote
Un tema fundamental cuando trabajamos con números de serie y lote es tener trazabilidad de todo el circuito de inicio a fin, si digamos que nos informan de un lote que salió defectuoso o un cliente quiere realizar una devolución de un producto concreto que se encontraba en mal estado y queremos ver qué otros pertenecen a la misma serie. Ahí los motivos podrían ser bien diversos pero la necesidad es que tenemos que disponer de toda esta info de forma rápida y ágil.
Para ello recomendamos utilizar la vista de Seguimiento de productos. Esta página muestra una cadena de todos los documentos registrados por los que se movió el artículo y que nos mostrará información según los filtros que le añadamos y podemos escoger si queremos una ordenación de uso a origen o de origen a uso.
Vamos a aplicar el filtro de producto por nuestra querida alfombra y hacemos clic en Realizar seguimiento para ejecutar esta función. Ahora podemos ver todas las entradas que están registradas con este producto en específico. Siempre podemos hacer clic en Mostrar documento, para ver todo el detalle del documento en cuestión
Tres limitaciones básicas:
- Utiliza solo documentos registrados (no documentos abiertos).
- Realiza un seguimiento de los artículos con solo con números de serie/lote.
- Los artículos deben configurarse para un seguimiento específico.
Navegar con números de serie y de lote
Para intentar sortear estas limitaciones, tenemos la opción de Navegar como se decía antiguamente o ahora el Buscar movimientos. A diferencia de la funcionalidad de Seguimiento anterior, la función de Buscar movimientos encontrará documentos registrados y abiertos, e incluso encontrará datos maestros, como fichas de información de números de serie o de lote. Sin embargo, no proporciona información sobre flujos de artículos ni relaciones de documentos como lo hace la página que acabamos de ver.
Seguimiento de productos y reservas
Una consideración adicional si trabajas con el sistema de reservas. No es habitual el uso simultáneo de la reserva y del seguimiento de producto específico porque ambos crean un acoplamiento entre el suministro y la demanda. Salvo en situaciones en las que un cliente o un planificador de producción solicita un lote específico, casi nunca tiene sentido reservar productos de inventario que ya llevan números de seguimiento de producto para una liquidación específica.
Aunque es posible reservar los productos que requieren seguimiento específico, se necesita una funcionalidad especial para evitar conflictos entre los procesadores de pedidos que solicitan los mismos productos a los que se hace un seguimiento. Si es tu caso, comunícanoslo por privado y te ayudaremos.
La trazabilidad de producto en Dynamics 365 Business Central es una herramienta poderosa que te brinda el control total sobre tu inventario y te ayuda a mantener la calidad de tus productos. Aprovecha al máximo las funcionalidades que ofrece esta plataforma, ya sea que estés migrando desde Dynamics NAV o comenzando desde cero. Con una gestión eficiente de la trazabilidad, podrás optimizar tus procesos, mejorar la satisfacción del cliente y garantizar el éxito a largo plazo de tu empresa. ¡Comienza a trazar el camino hacia el éxito con Dynamics 365 Business Central!