26 Oct Novedades Document Capture versión 10 2022
Continia, desarrollador de la app de Document Capture, ha presentado las novedades que incorpora la nueva versión del producto, que ya llega a su versión 10. Con este lanzamiento, la solución se actualiza para ser compatible con la versión Business Central 2022 release wave 2.
Además, esta vez no solo se introducen nuevas funcionalidades en la solución, sino que incluso se añade un nuevo módulo.
Las principales novedades son:
Nuevo módulo de contratos de compra
El módulo de Contratos de compra permite administrar y realizar un seguimiento de los contratos de compra, suscripciones y otros costes recurrentes que tenga tu empresa. Permitirá a los administradores de Document Capture disponer de todos estos contratos relativos a compras en un único lugar centralizado, brindando así una visión general que les facilita comparar con proveedores alternativos y también, por ejemplo, identificar si se pueden unificar diversos contratos en uno de solo.
En general, el módulo facilita la facturación correcta de todos estos contratos.
En un único punto podrás revisar fácilmente todos los contratos vigentes, de manera que podrás determinar si es necesario renovarlos, modificarlos o cancelarlos.
Además, podrás asignar diferentes revisores a los contratos, para controlar la carga de trabajo dedicada a estos procesos e incluso podrás lograr que los documentos de compra y los gastos se aprueben automáticamente al vincularlos a un contrato de compra.
Además, podrás crear contratos de compra directamente desde una factura, tomando como base una plantilla, de las que ya utilizas a menudo en la solución.
Y, evidentemente, si trabajas con el portal de aprobaciones, los aprobadores podrán también revisar y aceptar documentos vinculados a contratos.
Próximamente os mostraremos más en detalle este nuevo módulo para que podáis determinar si puede ser interesante para vuestro negocio.
En cuanto a licenciamiento, si estás trabajando on-premise podrás añadir este nuevo módulo a tu licencia y, si estás trabajando en el cloud, podrás contratarlo como un módulo adicional a los 3 que ya tenías disponibles. Eso sí, para trabajar con el módulo de contratos de compra es necesario tener licenciada al menos la base de Document Capture.
Ajuste de la visualización del documento
Se añade la posibilidad de ajustar el tamaño de la parte de la página donde se visualiza el documento, para poder obtener una visión más completa de este. Se trata de una pequeña pestaña lateral que te permitirá modificar el espacio que dedicas a la visualización del documento escaneado en página.
A esta opción, puedes sumarle el zoom, que ya tenías disponibles. Puedes empezar a utilizar esta funcionalidad si trabajas en Business Central versión 15 o superiores.
Sugerencias para los campos de la plantilla maestra
El sistema sugiere valores para los campos de la plantilla maestra, basados en valores utilizados previamente en otros campos de plantillas proveedores.
Navegar a las plantillas desde el proveedor
Para asimilar la forma de trabajar del propio Business Central, a partir de ahora vas a poder acceder a las plantillas directamente desde la lista de proveedores y la propia ficha del mismo.
De este modo, tendrás un acceso más rápido a la información que te es relevante.
Guía de configuración asistida para nuevos campos de plantilla
Crea nuevos campos en la plantilla de forma más simple y sin riesgo de eliminar campos obligatorios ya existentes o realizar modificaciones erróneas. Para ello se ha presentado una guía de configuración asistida que te guiará en este proceso.
Ahí podrás escoger qué tipos de campos necesitas añadir:
Encontrarás esta opción disponible en el Diario de Documentos y la ficha de la plantilla.
Registro automático de documento desde la plantilla
Posibilidad de registrar documentos de forma automática en caso de que estén 100% OK. Esta funcionalidad puede activarse de forma individual para cada plantilla, de forma que permita acelerar la gestión de los documentos para cualquier proveedor específico.
Soporte a los escenarios de email
Si estás trabajando con los escenarios de email de Business Central para poder determinar desde qué correos electrónicos envías emails a clientes, proveedores y empleados, ahora también podrás configurarlos para los casos en los que utilizas Document Capture.
Esta nueva funcionalidad te permitirá enviar los correos electrónicos de Document Capture desde las cuentas de correo que sean de tu interés.
Guía asistida para la configuración del portal de aprobaciones
Como sabes, Document Capture te ofrece un portal de aprobaciones, adicional a los flujos que propone Business Central, para que puedas configurar de forma más autónoma el portal de aprobaciones.
Nunca había sido tan fácil implementar de forma semi-automática la conexión entre ambas plataformas.
Importar/Eliminar múltiples documentos OCR
Se añade nuevas opciones para eliminar de forma ágil documentos que han llegado a Document Capture pero que no nos interesa seguir procesando en Business Central.
Configurador de separador decimal
En la configuración, podrás configurar qué separador decimal es el que utilizas más a menudo para que Document Capture sepa interpretarlo. También podrás indicar que sea un valor personalizado, como por ejemplo, una barra lateral (si fuera el caso).
Mejoras en la búsqueda de documentos
Como bien sabes, Document Capture te permite buscar documentos que has escaneado mediante la aplicación en algún momento del tiempo. Para que sea más sencillo que puedas encontrar aquel registro que te interesa, se han añadido nuevas mejoras.
Por un lado, en cuanto a la performance. A nivel técnico se ha mejorado el código para que el rendimiento sea mayor cuando se realizan búsquedas, sobre todo en bases de datos que tienen un alto volumen de datos.
Para que sea más sencillo acceder al buscador, también se ha añadido el icono directamente en el Role Center de Document capture y se han añadido las opciones de documentos de Document Capture en la funcionalidad de encontrar entradas, que ya utilizas para la búsqueda de registros en Business Central estándar (antiguo Navegar).
Nuevos campos para hacer el matching
Se han añadido nuevos campos que podremos utilizar para realizar el matching automático. Concretamente
Se podrán utilizar tantos campos de matching como el documento incorpore y todos los valores reconocidos son parte de los criterios de matching.
Deshabilitar cuenta por defecto
Tal vez cuando estás trabajando con Document Capture y cambias alguna cuenta contable a la que quieras que lleve la información de registro, te aparece un mensaje sobre si quieres convertir esa cuenta en la cuenta por defecto.
Hasta ahora, era imposible deshabilitar este mensaje y se hacía engorroso estar siempre cerrando el mensaje. En la nueva versión existe la opción de deshabilitarlo y, si lo requerimos, siempre podremos volver a activarlo. Encontrarás esta acción a la configuración de la plantilla correspondiente.
