30 May Novedades Document Capture 2023 R1

Ha llegado la actualización de Continia Document Capture 2023 R1, trayendo consigo una serie de nuevas funciones y mejoras para ayudar a las empresas a optimizar su procesamiento de facturas. Con esta actualización, las organizaciones ahora pueden procesar facturas con mayor eficiencia y precisión directamente en Microsoft Dynamics 365 Business Central. En este artículo, analizaremos más de cerca las actualizaciones de Document Capture 2023 R1 y cómo pueden beneficiar a su organización.

Plataforma y tecnología

– Mejora del rendimiento en:

Búsqueda en documentos XML

Casamiento de pedidos

Aprobaciones de documentos

– Añadidos gran cantidad de eventos

– Más funciones externas

– Portal de Aprobaciones de Continia versión 1.27.3

– Continia Notifications

Nuevas notificaciones en la cabecera del role center, informando del estado del sistema, informado de nuevas versiones de la app y también introducción a nuevas funcionalidades, con vídeos cortos de demostración de la nueva funcionalidad.

Se pueden asignar permisos para asignar a que usuarios se van a mostrar estas notificaciones.

Aplicación

– Mejorada la experiencia del usuario

– Se han escrito de nuevo gran cantidad de Tooltips: se han añadido en las páginas del diario de documentos, la ficha de documentos y la página de casar líneas, enlaces de ayuda que abren Continia Docs.

– Rediseño del Factbox de archivos

Se ha rediseñado como una página, antes era un add-in y ahora es una página con los documentos que muestran el icono del tipo de documento adjunto.

Permite sencillos ajustes:

Añadir/eliminar/mover columnas

Modificar el ancho de columnas

Reordenar columnas

Personalizaciones

– Enlaces de ayuda a Continia Docs

Se han añadido en varias páginas enlaces de ayuda que abren Continia Docs, en el Diario de documentos, en la ficha de documento y en la página de casar líneas.

– Universal Code initiatives – Local File Service

El servicio de archivos on-premises, se podía elegir un sistema de archivos y ahora se puede instalar y configurar un file service. Hay un asistente de configuración para la migración del almacenamiento.

– Grupo IVA negocio en Cuentas para importes

– Soporte para formato XML “FATTURA”, mercado italiano, proveedores italianos

– Extendido el texto producto para documentos de venta

– Las colas de documento del Rolecenter funcionan en Segundo plano

Documentos y plantillas

– Comprobar precios de productos

Nuevo campo Comprobar Precios Producto, disponible en la configuración de la plantilla, si se utiliza reconocimiento de líneas, para comparar automáticamente los precios y descuentos configurados en BC. El sistema avisa si el coste unitario difiere del precio calculado.

La comprobación de precios solo esta disponible si el reconocimiento de líneas está activado.

El sistema avisa si el coste unitario difiere del precio calculado.

– Fusionar documentos no consecutivos

– Creación de pedidos de compra: Nueva clasificación documento PEDCOMPRA

Se debe ejecutar el asistente de configuración, Importar configuraciones desde Continia Online, seleccionando esta nueva clasificación.

Es muy similar a la clasificación de COMPRAS, la visión es prácticamente la misma, pero en este caso en lugar de crear una factura, crea un pedido de compras.

En la plantilla de cada proveedor podremos indicar si solo se va a crear el pedido o crearlo y actualizar pedido para registrar las recepciones de los albaranes.

En este segundo caso, al registrar el pedido, nos actualizará el campo cantidad en el pedido y ya lo tendremos listo para continuar con la funcionalidad estándar de BC para recibir y registrar.

– Actualización de la información de los campos del pedido de compra

Nº pedido proveedor

Nº albarán proveedor

Cantidad

Coste unitario

Fecha entrega esperada

– Códigos de distribución de importes por dimensión sin cuentas

Se pueden configurar códigos de distribución para dividir el importe de la factura por dimensiones; al crear la factura generará tantas líneas de la misma cuenta con las distintas dimensiones y por los porcentajes configurados.

– Cuentas de contrapartida en diarios

Podemos crear líneas de diario a partir de una factura, en caso de querer registrar un asiento contable en lugar de un documento de compra, en la ficha de la plantilla podremos rellenar el campo tipo contrapartida y nº contrapartida, en la clasificación de documento se debe especificar el nombre y sección de diario a utilizar y en la ficha de la plantilla del proveedor, debemos indicar en Registro Paso 1, que nos genere líneas de diario en lugar de un documento factura.

– Soporte para cuentas de correo compartidas en EWS

– Ignorar sugerencias de etiquetas seleccionadas

– Diferencia de importe permitida (solo en App)

Añadidos dos nuevos campos en la configuración de contabilidad, para validar los importes importados contra los importes asignados

Máxima diferencia permitida sin IVA

Máxima diferencia permitida con IVA

Si se utilizan divisas en la página de divisas también se han añadido estos campos para configurarlos para cada divisa necesaria.
Esta funcionalidad no está disponible en On-Premise

– Nuevo campo de línea en plantillas: Posición

– Asignar cargos de producto automáticamente

– Nuevo campo de la plantilla: Método de asignación cargo de producto, donde se puede elegir el tipo de asignación:

Proporcional

Por cantidad

Por peso

Por volumen

Al registrar el documento, el cargo ya quedará repartido el importe del cargo según el método que se le haya asignado.

– Campo “Asignar a Usuario” en plantilla

Se puede añadir este campo en las plantillas para que automáticamente asigne el documento al usuario configurado, para que lo procese.

También en los mensajes de error configurables, se puede añadir este campo para asignar automáticamente un documento a un usuario, para que revise y corrija el error.

– Comentario requerido al asignar documentos

En la configuración de Document Capture, se ha añadido un campo para configurar si los comentarios sobre la asignación manual, debe ser opcional, obligatorio o no necesario.

– Borrar campos de plantilla en bloque

– Mejoradas las etiquetas en página de traducciones

– Funcionalidad de Empresa No Identificada mejorada

– Varias plantillas con varios textos de búsqueda

– Mejora de los mensajes

– Campos importantes en las plantillas no se pueden borrar

– Mejora de las traducciones de línea

– Mejora de traducción de Comprador/Vendedor

– Más comentarios configurables

– La descripción de la plantilla XML incluye el Código de País

– Mostrar documentos incrustados por defecto

– Dividir documentos XML automáticamente

– Opción de priorizar Abonos

– Modificación de Registro paso 2 requiere permisos

– Mejora general de la ficha de campos de plantilla

Documentos de compra

– Comprobar dimensiones al registrar

Se ha añadido un campo de Comprobación de dimensiones en la configuración e Document Capture, si se activa este campo, se comprobarán la consistencia de las dimensiones con las cuentas configuradas al:

– Crear la factura

– Casar pedidos y albaranes

– Crear abono

– Casar devolución y crear abono

– Identificación y creación de facturas de anticipo automáticamente

Se ha creado un nuevo tipo de documento en la cabecera, hasta ahora solo había factura y abono ahora también se puede seleccionar el tipo Prepago.
Esta factura de anticipo se enlaza al pedido de compra relacionado, usando la funcionalidad estándar de BC.

– Acción “Forzar aprobación” cambia de sitio

Contratos de compra

– Mejoras en general

– Soporte para dimensiones en líneas

– Plantillas de Contratos

– Búsqueda automática del contrato durante el reconocimiento

– Ocultar líneas de contrato obsoletas

Configurable en la configuración de contratos de compra, para facilitar ocultar las líneas de contratos que han sido cancelados.

Una línea de contrato está obsoleta cuando se ha cancelado en 2 o más revisiones.

Tendremos una opción de menú para ocultar/mostrar las líneas de contrato canceladas.

Al finalizar la revisión nos aparecerá un mensaje que nos permite borras las líneas canceladas.

Las líneas de contrato de compra relacionada con facturas aprobadas o registradas, no se pueden borrar.

– Asociar factura y líneas de contrato de forma automática

Se ha creado un nuevo campo en la plantilla principal: Nº Contrato Prov.

Reconoce el Nº Contrato proveedor de la cabecera de la plantilla, y las líneas del documento se asocian automáticamente con las líneas del contrato cuando coincide:

Tipo

Nº Cuenta

Cantidad

Coste unitario

– Horquilla de fecha para aprobaciones

– Crear contrato desde pedido de compra (BC20+)

– Comprobar contratos existentes al crear nuevos, para evitar duplicados

– Aprobación mejorada de facturas relacionadas con contratos

– Integración con Expense Management.

Casamiento de pedidos y albaranes.

– Añadido Nº albarán y Nº pedido prov. a nivel de línea

Antes solo estaba disponible a nivel de cabecera y ahora también en las líneas. En la plantilla hay disponibles dos campos de casamiento por líneas o por cabecera. Prevalece el casamiento por líneas sobre el de cabecera.

– Mejorados los mensajes de casamientos

– Nuevos filtros en la página de casar líneas, dado que se añadidos el Nº albarán y Nº pedido prov. a nivel de línea.

– Rediseño de la página de búsqueda de Nº de pedido

– Dividir líneas de PC reabre el PC automáticamente

– Mejoras en el proceso de casamiento.

Aprobación de documentos

– Soporte para aprobación de pedidos de compra/devoluciones, se han creado nuevos flujos de trabajo de continia:

Flujo de trabajo de aprobación avanzada de pedido de compra

Flujo de trabajo de aprobación forzada de pedido de compra

Flujo de trabajo de aprobación pedido de compra

Flujo de trabajo de aprobación avanzada de dev. pedido de compra

Flujo de trabajo de aprobación forzada de dev. pedido de compra

Flujo de trabajo de aprobación pedido devolución de compra

– Aprobación de pedidos de compra/devoluciones

Desde el portal web, pudiendo visualizar el PDF del pedido de compra original, posibilidad de editar las líneas del pedido de compra, … para alinear la funcionalidad de la aprobación de pedidos, con la de aprobación de facturas ya existente.

– Lista específica por usuario para delegar aprobaciones

Se pueden configurar permisos de delegación por usuario, para que solo se muestren los usuarios a los que puede delegar el usuario. Disponible en BC y también en el portal de aprobaciones.

– Añadir comentarios al aprobar

– Activación automática del flujo de aprobación forzada