El ecosistema de facturación en España lleva años moviéndose hacia un modelo más transparente, trazable y difícil de manipular. En ese camino aparece VeriFactu, marcando un antes y un después en la gestión de facturación a nivel nacional. Este sistema es derivado de la Ley Antifraude y exige a empresas y autónomos adaptar sus sistemas para garantizar la integridad, trazabilidad y envío seguro de las facturas.
Y, por si fuera poco, cuando todo apuntaba a que sería obligatorio el 1 de enero de 2026, el Gobierno anunció con apenas un mes de margen un retraso de su entrada en vigor hasta 2027. Un movimiento que ha desconcertado tanto a autónomos como a empresas que ya estaban preparando sus aplicaciones de facturación y sus sistemas ERP para cumplir con la normativa.
En este post, te explicamos de forma clara qué es VeriFactu, a quién aplica, y cómo prepararte para cumplirlo con Microsoft Business Central.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el nuevo sistema de facturación verificable diseñado por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar que todas las facturas generadas mediante un software o ERP cumplen los principios de integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Forma parte del marco regulatorio impulsado por la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal y constituye uno de los pilares de la digitalización obligatoria de los procesos administrativos en España.
A diferencia de la factura electrónica tradicional, VeriFactu no regula el formato del documento, sino cómo se genera, registra y protege cada factura dentro del software. Es decir, se centra en el proceso interno de facturación, exigiendo que todos los sistemas informáticos:
- Generen un registro de facturación firmado digitalmente, con un hash que vincule cada factura con la anterior.
- Aseguren una trazabilidad completa, de manera que cualquier modificación posterior sea imposible sin dejar rastro.
- Incorporen un código QR y un identificador alfanumérico único para permitir su verificación externa.
- Permitan, si el usuario así lo decide, la remisión inmediata de la información a la AEAT.
Este modelo persigue crear una “caja negra” de la facturación: un repositorio seguro, ordenado y verificable que evite la manipulación contable, reduzca los riesgos de opacidad y agilice las comprobaciones tributarias.
Desde un punto de vista técnico, VeriFactu exige que cada software, incluidos ERPs como Microsoft Dynamics 365 Business Central, cumpla con un estándar muy estricto de seguridad y registro de datos. Eso implica adaptar procesos internos, transformar la lógica de emisión de documentos y garantizar que cualquier flujo de facturación (ventas, devoluciones, rectificativas, cobros asociados, integraciones con e-commerce…) genere un registro verificable sin intervención manual.
¿A quién afecta?
Afecta a todas las empresas, Pymes, despachos profesionales y autónomos, independientemente de su sector, que facturen menos de 6 millones de euros. También implica a los fabricantes de software de facturación, e deberán garantizar que sus aplicaciones cumplen todos los requisitos técnicos que exige la AEAT..
Existen dos excepciones principales:
- Empresas acogidas al Sistema de Suministro Inmediato de Información (SII)
- Empresas en el País Vasco que utilizan el sistema TicketBAI/Batuz
¿Es obligatorio u opcional?
Una de las dudas más frecuentes alrededor de VeriFactu es si su uso será obligatorio o si se trata de un sistema opcional. La confusión viene porque el modelo incorpora una parte voluntaria, pero el cumplimiento técnico no es en ningún caso opcional.
Para entenderlo bien, conviene separar dos planos:
Obligatorio
Todos los sistemas informáticos de facturación (SIF) deberán adaptarse a los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria. Esto incluye:
- Generar un registro de facturación inalterable, firmado con huella digital.
- Encadenar cada factura con la anterior mediante un hash.
- Incorporar código QR y un identificador alfanumérico.
- Garantizar la trazabilidad completa de cada operación.
- Registrar todas las acciones relevantes (emisión, rectificación, anulaciones, etc.).
Esta parte es obligatoria para cualquier autónomo, pyme o empresa que utilice un software para emitir facturas, salvo las entidades que ya están sometidas a SII o normativas técnicas equivalentes.
Opcional
Aquí es donde aparece la opción voluntaria. VeriFactu permite que las empresas activen (o no) la remisión simultánea de los registros de facturación a la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura.
- La empresa puede decidir no enviar nada automáticamente.
- O puede activar la opción para que la AEAT reciba los registros en tiempo real.
En ambos casos, el software debe cumplir la normativa técnica. La única diferencia es el envío automático, que sí es voluntario.
Nueva entrada en vigor de VeriFactu
La entrada en vigor de VeriFactu ha sido uno de los puntos más controvertidos de la normativa. Inicialmente, el sistema debía ser obligatorio a partir del 1 de enero de 2026, un plazo que muchas empresas consideraban extremadamente ajustado.
El Gobierno ha anunciado su aplazamiento a 2027, redefiniendo por completo el calendario previsto. Las nuevas fechas previstas son las siguientes:
- 1 de enero de 2027: empresas y profesionales sujetos al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: resto de contribuyentes.
El objetivo de este aplazamiento es ofrecer un mayor margen para que las organizaciones puedan adaptar adecuadamente sus sistemas de facturación.
Este cambio no es casual ni improvisado. Según los últimos datos del propio sector y de los proveedores de software, solo un 8% de empresas y autónomos dispone hoy de sistemas compatibles o parcialmente adaptados a los requisitos técnicos de VeriFactu. Esto significa que más del 90% del tejido empresarial aún no ha realizado ningún avance real hacia el cumplimiento, lo que habría generado, de mantenerse el plazo inicial, un cuello de botella operativo imposible de absorber.
¿Qué pasa con quienes ya estaban preparados?
Las organizaciones que ya han comenzado a adaptar su ERP o su software de facturación no pierden nada con este retraso. De hecho, se encuentran en una posición ventajosa:
- Disponen de tiempo adicional para validar procesos, realizar pruebas y formar a sus equipos.
- Evitan los picos de demanda y la saturación que se producirá en 2026, cuando la mayoría de empresas se apresuren.
- Pueden integrar VeriFactu de forma ordenada dentro de proyectos más amplios de digitalización o optimización del ERP.
Aunque el sistema se active oficialmente en 2027, la recomendación profesional es clara: empezar cuanto antes.
¿Para qué sirve VeriFactu?
No se trata simplemente de digitalizar la factura, algo que la mayoría de empresas ya hace, sino de asegurar que el registro asociado a cada factura no pueda modificarse ni manipularse sin dejar rastro, eliminando uno de los focos clásicos de fraude contable.
Para entender su utilidad real, conviene seguir el ciclo que plantea la propia AEAT, reflejado en la imagen:
1. Generación de un fichero firmado electrónicamente y con huella digital
Todo comienza con la generación de un fichero firmado electrónicamente, una fase en la que el sistema informático crea un registro de facturación que incorpora una huella digital y un enlace criptográfico con el registro anterior.
Ese encadenamiento convierte cada factura en un elemento inalterable, capaz de demostrar su autenticidad en cualquier revisión o auditoría.
2. Remisión simultánea opcional del fichero a la AEAT
Aunque no es obligatorio enviar cada registro en el momento de emisión, VeriFactu permite hacerlo. Si la empresa activa esta opción:
- El ERP remite el registro a la AEAT automáticamente.
- La Administración recibe la información en tiempo real.
Muchas empresas optarán por esta remisión porque simplifica procesos futuros, reduce incertidumbres y minimiza riesgos en materia de cumplimiento.
3. Impresión o emisión de la factura con código QR e identificador alfanumérico
Con el registro ya generado y enviado o no a la administración, comienza la tercera fase: la emisión de la factura con un código QR y un identificador alfanumérico únicos.
Estos códigos permiten que cualquier tercero verifique el documento sin depender del emisor. Se convierten en la puerta de entrada a un sistema de comprobación transparente, pensado para que clientes, auditores o incluso organismos públicos puedan validar la información con un simple escaneo.
4. El comprador puede verificar la factura directamente ante la AEAT
La siguiente etapa está directamente relacionada con esa transparencia: el comprador puede enviar la factura a la AEAT utilizando el código QR o el identificador incluido en el documento.
Este mecanismo refuerza la confianza en las operaciones, evita disputas sobre la autenticidad y permite contrastar la información sin necesidad de solicitar documentación adicional al proveedor o a la empresa emisora.
5. La AEAT confirma la autenticidad y muestra la información validada
El proceso culmina cuando la Agencia Tributaria devuelve al comprador la información validada del registro de facturación, confirmando su integridad y su correspondencia exacta con lo emitido por el software.
Esta última fase es la que cierra por completo el ciclo de verificación, convirtiendo VeriFactu en un sistema integral que protege tanto a la administración como a las empresas y a sus clientes.
Reglamento VeriFactu
El funcionamiento de VeriFactu está recogido en el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla los requisitos exigidos por la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal y que especifica punto por punto cómo debe trabajar un software compatible.
El reglamento parte de un principio clave: cualquier sistema que genere facturas debe comportarse como un SIF (Sistema Informático de Facturación), capaz de producir un registro seguro que documente la operación de forma incorruptible. Para lograrlo, la normativa exige que cada factura venga acompañada de un Registro de Facturación (RF) firmado digitalmente y enlazado con los registros anteriores mediante un mecanismo hash. Esta cadena de bloques secuencial garantiza que la alteración de un solo registro deje inmediatamente un rastro detectable.
Además, el reglamento determina que los SIF deben impedir (no solo registrar) cualquier intento de manipulación. Es decir, no pueden permitir borrar, sobrescribir, reordenar o reemplazar información sin que quede constancia. Incluso operaciones habituales como rectificaciones, devoluciones o anulaciones deben documentarse con nuevos registros, nunca modificando los originales. Este enfoque convierte a VeriFactu en un sistema preventivo, no simplemente declarativo.
El reglamento también describe la estructura y el contenido obligatorio del fichero firmado, el tipo de información que debe incluir, el formato del encadenamiento, las características de la firma electrónica y las obligaciones en materia de almacenamiento seguro. Los sistemas deben conservar todos los registros durante los plazos legales establecidos, en un formato accesible y exportable para la AEAT en caso de inspección.
Otro aspecto regulado es la presencia obligatoria en las facturas del código QR y el identificador alfanumérico, que permiten al receptor verificar la factura sin depender del emisor. Estos elementos no son decorativos: son parte del mecanismo que permite la interoperabilidad entre empresa, cliente y administración.
El Real Decreto contempla también un apartado específico para proveedores de software y para empresas que desarrollan adaptaciones dentro de ERPs como Business Central. Estas entidades deben garantizar que el sistema cumple íntegramente la normativa, que las funciones obligatorias están activas por defecto y que cualquier personalización no compromete la integridad del proceso
Ley Crea y Crece
A menudo suele haber confusión entre la normativa VeriFactu y la Ley Crea y Crece. Esta ley que regula la factura electrónica, es una normativa independiente a la de la ley Antifraude, que impulsa la factura electrónica en el entorno B2B nacional.
Busca digitalizar las empresas y reducir la morosidad. Utilizará un formato a definir según el reglamento técnico (a su aprobación) y una plataforma pública. Aún se espera la publicación del reglamento técnico, con lo que hay detalles que no son 100% exactos.
| Característica | Ley Crea y Crece | Ley Antifraude |
|---|---|---|
| Definición | Obligación de facturar electrónicamente en transacciones B2B. | Requisitos para softwares de facturación y estandarización de registros. |
| Objetivos | – Reducir la morosidad – Transparencia en pagos – Digitalización – Pagos sin demora | – Combatir el fraude – Impedir manipulación de datos – Integridad y trazabilidad de registros – Remisión a la AEAT |
| Obligaciones | – Factura en XML (B2B) – Remisión a solución pública – Información de aceptación/rechazo y pago | – Facturas por sistemas informáticos – Registro detallado de facturación – Sistema VeriFactu – Código QR, hash, registro de eventos – Excepciones: SII y TicketBAI/Batuz |
| Entrada en vigor | – 1 año para facturación > 8M€, 2 años para el resto (a partir de la fecha de aprobación del reglamento) – 36/48 meses para estados de comunicación (6M€/resto) | – 9 meses tras orden ministerial para desarrolladores – Hasta 1 de julio de 2025 para empresas con software existente |
Solución para Business Central
Para facilitar la adaptación a la nueva normativa de VeriFactu, Triangle ofrece soluciones especializadas para integrar VeriFactu con Microsoft Business Central. Esta solución busca simplificar el cumplimiento normativo y optimizar los procesos de facturación.
Si tienes dudas o preguntas, no dudes en contactarnos para ayudarte a cumplir la normativa de VeriFactu en Business Central. En Triangle, somos expertos en la implementación del ERP de Microsoft
Desde Triangle te acompañamos en todo el proceso: análisis de tu sistema actual, adaptación técnica, formación y soporte. Ponte en contacto con nosotros para garantizar que tu empresa cumple con la normativa antes de 2026.
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