Implementar un ERP (Enterprise Resource Planning) como Microsoft Dynamics 365 Business Central puede transformar profundamente una empresa, pero el proceso de implementación es tan crítico como el sistema mismo. El modelo de servicios paquetizados es una metodología moderna que garantiza una experiencia de implementación estructurada y eficiente, optimizando costos, minimizando riesgos y aumentando el control sobre el proceso.
En este artículo analizaremos en detalle el modelo de servicios paquetizados en la implementación de un ERP, sus beneficios clave, los riesgos que minimiza, su comparación con otros enfoques tradicionales, y las mejores prácticas para asegurar el éxito del proyecto. Además, compartiremos casos de uso para ilustrar cómo este modelo ofrece ventajas competitivas significativas.
¿Qué es el modelo de servicios paquetizados en implementación de un ERP?
Antes de empezar, es importante definir qué entendemos por este modelo. Implementar un ERP con un servicio paquetizado significa que previamente se ha trabajado con el objetivo de definir enfoque, calendario, costes, recursos necesarios, tareas, etc. De manera que, en el momento mismo de su contratación ya se conocen las inclusiones y exclusiones (de manera muy clara), el presupuesto asociado y el calendario.
Esto permite dividir lo que sería una implementación tradicional de ERP en diferentes fases estructuradas, donde cada paquete de servicios aborda un objetivo específico de la implementación. Como cada paquete tiene un precio fijo, un alcance definido y un tiempo asegurado de entrega, permite al cliente tener una visibilidad clara de costos y tiempos.
Ejemplo: Una empresa que se dedica a la distribución de productos cosméticos, que trabaja con stock en instalaciones propias y además necesita comunicaciones vía EDI con un proveedor.
En este caso, la empresa podría beneficiarse de implementar los packs Starter (facturación y finanzas) y Core (gestión de producto y almacén básico). Además, en una segunda fase, se plantearía la puesta en marcha de una app para la gestión de EDI, de manera que se cubrirían el 100% de requerimientos.
Cada paquete facilita la implementación por etapas, permitiendo evaluar el progreso y obtener beneficios concretos y tangibles en cada fase. Además, tras la implementación de los 2 primeros paquetes ya podría plantearse el go-live, de manera que se minimiza el tiempo del arranque. Adicionalmente, con costos y tiempos predefinidos, la empresa tiene un control financiero sobre el proyecto desde el inicio.
Beneficios clave del modelo de servicios paquetizados
Este enfoque de implementación ofrece ventajas que superan a los modelos de cobro por horas o de proyecto bajo demanda. A continuación, se detallan los beneficios que hacen del modelo paquetizado la mejor opción para muchas empresas que quieren implementar un ERP:
Costos controlados y transparencia presupuestaria
El modelo paquetizado permite prever los costos en cada fase, ya que cada paquete tiene un precio predefinido y es conocido desde un inicio. Esto evita las sorpresas comunes en los modelos por horas, donde los costos pueden aumentar inesperadamente a medida que avanza el proyecto y se define el scope.
Enfoque en resultados tangibles
Cada paquete está diseñado para alcanzar resultados específicos, como completar la configuración o realizar pruebas de usuario. Este enfoque en resultados, en lugar de en horas trabajadas, garantiza que el proyecto avance de acuerdo con los objetivos del cliente.
Reducción de riesgos y mayor control
Dividir el proyecto en paquetes predefinidos reduce riesgos de retrasos y evita desviaciones presupuestarias. Si surge un problema, este se identifica en una fase específica, lo que permite abordarlo sin impactar el proyecto completo.
Escalabilidad y flexibilidad
El cliente puede agregar o ajustar paquetes adicionales si es necesario, adaptando la implementación a cambios en los requisitos de negocio sin desbordar el presupuesto y teniendo siempre toda la información.
Eficiencia en la supervisión
Al tener metas claras para cada fase, el cliente reduce el tiempo y esfuerzo en supervisar cada paso de la implementación de un ERP, y solo participa en las decisiones clave, sesiones de consultoría y formación y revisiones de avance requeridas. Aunque hay menos tiempo de gestión y supervisión por parte del cliente, por la metodología utilizada por Triangle, es indispensable que el cliente quiera involucrarse al máximo en el proyecto para asegurar el éxito del mismo.
Mejora continua y adopción gradual
Implementar en paquetes permite a los empleados adaptarse progresivamente al nuevo sistema, facilitando la adopción y el uso del ERP en el día a día de la empresa ya que es posible realizar arranques graduales o parciales, según la casuística concreta de cada empresa.
Comparación con otros modelos de implementación tradicionales
Modelo de cobro por horas/jornadas
Este modelo basa el costo en el número de horas trabajadas. Aunque puede ser flexible, presenta varios inconvenientes:
- Costo indefinido: El presupuesto total depende de las horas o jornadas trabajadas, lo que puede generar costos finales inesperados si no se ha realizado un buen análisis previo o si las necesidades cambian durante el proyecto.
- Menor enfoque en resultados: Este modelo por horas o jornadas se centra en tareas, no necesariamente en metas concretas, lo que a veces provoca trabajos poco optimizados.
Metodología en Cascada
La metodología en cascada es un enfoque secuencial que sigue un proceso lineal de fases, donde una etapa debe completarse antes de comenzar la siguiente. Normalmente suele combinarse la metodología en cascada con la facturación por horas / jornadas. Aunque es ideal para proyectos con objetivos claros, sus principales desventajas son:
- Retrasos por cambios: Si hay que hacer modificaciones, se retrasa el proyecto completo, ya que es difícil volver atrás en fases anteriores. No permite ajustes intermedios sin impactar el avance.
- Poca involucración por parte del cliente: el cliente tan solo es requerido en la fase inicial de análisis y luego pierde visibilidad del proyecto hasta su entrega. Por lo tanto, el riesgo es crece exponencialmente a medida que avanza el proyecto.
Riesgos que minimiza el modelo paquetizado
El modelo paquetizado reduce o elimina ciertos riesgos asociados con los enfoques tradicionales:
- Sobrecostos: La definición de costos en cada paquete minimiza el riesgo de excedentes presupuestarios.
- Falta de visión: La estructura paquetizada mantiene el proyecto enfocado en los objetivos del cliente, evitando desviaciones.
Mejores prácticas para una implementación exitosa con el modelo paquetizado
Para maximizar los beneficios del modelo de servicios paquetizados, es fundamental seguir estas mejores prácticas:
- Definir objetivos claros: Cada paquete debe estar alineado con los objetivos estratégicos de la empresa y tener un alcance bien definido.
- Establecer entregables y tiempos realistas: Los tiempos de cada paquete deben reflejar las necesidades del negocio y permitir una ejecución de calidad.
- Monitoreo y retroalimentación: Aunque el cliente no necesita supervisión constante, es importante revisar y validar cada entregables y tener feedback y retroalimentación continua.
Packs de implementación de Business Central: soluciones adaptadas a tus necesidades
Sabemos que cada empresa tiene necesidades y prioridades únicas cuando se trata de implementar un ERP. Por eso, hemos desarrollado una serie de packs de implementación para Microsoft Dynamics 365 Business Central, diseñados para adaptarse a diferentes etapas, necesidades y presupuestos.
A continuación, te presentamos los más populares:
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Los circuitos centrales de tu empresa se basan en cómo compras y cómo vendes tus productos.
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Como hemos visto, el modelo de servicios paquetizados ofrece una metodología estructurada y flexible que garantiza costos controlados, resultados claros y una menor carga de supervisión. Además, minimiza los riesgos de retrasos y sobrecostos, optimizando el tiempo y los recursos invertidos en la implementación de un ERP.
Implementar un ERP bajo un modelo paquetizado es una inversión estratégica, permitiendo a las empresas adoptar una solución tecnológica robusta con un control exhaustivo sobre el avance, el presupuesto y los resultados, asegurando un cambio transformador que respalde el crecimiento y la competitividad.
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