En el mundo empresarial actual, la eficiencia en la gestión de inventarios y operaciones logísticas marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Los sistemas de gestión de almacenes (SGA o WSM) han surgido como una alternativa imprescindible para aquellas empresas que necesitan optimizar sus procesos y responder eficazmente a las demandas del mercado.
En este artículo, exploraremos qué es un sistema de gestión de almacenes, sus principales funciones, los tipos de SGA existentes y qué empresas pueden beneficiarse de su implementación.
SGA: ¿qué es?
Un sistema de gestión de almacenes es una herramienta integral que facilita la administración de los flujos de mercancías en un almacén. A diferencia de otros sistemas como los ERP, que abarcan la gestión global del negocio, un SGA se especializa únicamente en las operaciones logísticas internas.
Estos sistemas recopilan, procesan y organizan información sobre las actividades del almacén, desde el ingreso de productos hasta su salida. Gracias a esto, permiten tomar decisiones basadas en datos precisos y en tiempo real. Un SGA es el encargado de indicar qué productos están o deben ser ubicados en ciertas posiciones del almacén con el fin de optimizar mejor el espacio disponible.
Funciones principales de un SGA
Los sistemas de gestión de almacenes destacan por ofrecer un conjunto de funciones diseñadas para mejorar la operación logística. Estas son las más relevantes:
1. Recepción y almacenamiento de mercancías
Es la primera etapa dentro de un almacén y una de las más importantes. El ERP para gestión de almacenes registra cada entrada, asegurándose de que la información del proveedor o transportista coincide con la carga recibida. Posteriormente, se asignas ubicaciones óptimas para el almacenamiento de las mercancías, considerando factores como la frecuencia de rotación o las características del producto.
Esto no solo reduce los tiempos de colocación, sino que también minimiza la probabilidad de errores, como ubicaciones incorrectas o duplicación de registros.
2. Visibilidad del inventario en tiempo real
Un aspecto crítico de cualquier almacén es el control del inventario. El SGA permite conocer con exactitud la cantidad y ubicación de cada producto en tiempo real. Esto se logra mediante dispositivos móviles y sistemas de escaneo, que actualizan constantemente la base de datos.
Gracias a esta funcionalidad, las empresas pueden prevenir problemas como el desabastecimiento o el exceso de stock, optimizando así sus recursos financieros y operativos.
3. Eficiencia en la preparación y expedición de pedidos
La etapa de preparación de pedidos es clave para cumplir con los plazos de entrega y garantizar la satisfacción del cliente. El sistema organiza el proceso de picking y supervisa la etapa de embalaje, generando etiquetas con la información detallada que garantizan una expedición precisa y sin contratiempos.
4. Optimización de recursos y costes
Otro beneficio destacado de esta herramienta de logística es su capacidad para maximizar el uso del espacio disponible en el almacén. Mediante algoritmos avanzados, el sistema analiza las características de los productos y su frecuencia de movimiento para asignarles ubicaciones estratégicas.
Tipos de sistemas de gestión de almacenes disponibles
En el mercado existen diversos tipos de sistemas de gestión de almacenes, cada uno adaptado a las necesidades específicas de las empresas. Entre los más comunes destacan:
SGA integrados en ERP
Estos sistemas forman parte de soluciones ERP más amplias, como Microsoft Dynamics 365 Business Central. Su principal ventaja es que permiten una integración total con otros módulos del negocio, como la contabilidad, las ventas o el aprovisionamiento. Así, las empresas pueden gestionar todas sus operaciones desde una única plataforma.
Ofrecen una visión integral de toda la cadena de suministro y las finanzas, permitiendo una transparencia completa y la coordinación eficiente de los procesos de almacenamiento, logística y contabilidad.
SGA independientes
Estos sistemas son soluciones especializadas que funcionan usando el propio hardware de la empresa. Son ideales para empresas que requieren dar soporte a una mayor personalización o que no quieren utilizar un ERP en sus operaciones.
Estos software ofrecen una gran flexibilidad y e incluyen funcionalidades avanzadas que permiten mantener un control más estricto sobre los datos de la empresa. Este tipo de SGA cuenta con un precio muy elevado y con el paso del tiempo cada vez es más complicado intégralos con otras plataformas.
SGA en la nube
Con la digitalización, los sistemas en la nube (SaaS) han ganado muchos adeptos. Los SGA basados en la nube permiten a las empresas acceder a sus datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, ofreciendo ventajas como actualizaciones automáticas, precios iniciales muy asequibles y escalabilidad del proyecto.
¿Qué tipo de empresas utilizan estos sistemas?
El sistema de gestión de almacenes es utilizado por empresas de distintos sectores debido a su versatilidad y capacidad para optimizar las operaciones logísticas. En el comercio minorista y el e-commerce, por ejemplo, resulta esencial para gestionar grandes volúmenes de pedidos. En otros sectores como el de la fabricación, esta herramienta juega un papel crucial al organizar las materias primas, supervisar los inventarios de productos terminados y coordinar la distribución eficiente.
Por otro lado, en la logística y distribución, las empresas aprovechan esta herramienta para optimizar sus centros de distribución y garantizar que los envíos sean rápidos y exactos. Cualquier empresa que maneje grandes volúmenes de inventario o necesite mejorar la eficiencia de sus operaciones internas puede beneficiarse enormemente de implementar un sistema de gestión de almacenes.
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