¿Sabías que las empresas pueden ahorrar hasta un 20% en costes operativos gracias a una gestión de compras eficiente? Se trata de un pilar fundamental en cualquier empresa, ya que impacta directamente en la rentabilidad, la operatividad y la relación con los proveedores. Un proceso de compras mal estructurado puede generar ineficiencias, sobrecostes y problemas logísticos, afectando la capacidad de respuesta de la empresa.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece herramientas integradas para optimizar este proceso. Para aprovechar al máximo sus funcionalidades, es crucial dominar ciertos conceptos clave.
De esta manera, gestionar las compras deja de ser una tarea compleja, para ser una actividad optimizada y eficiente. A continuación, destacamos los 10 conceptos más relevantes que debes conocer para ser un buen gestor de compras en Business Central.
1. Proveedores
Seleccionar los proveedores adecuados es el primer paso para garantizar un proceso de compras eficiente. Los proveedores son las entidades o individuos que suministran bienes o servicios a tu empresa.
Para optimizar la gestión de proveedores, es necesario realizar un análisis detallado de sus capacidades, histórico de cumplimiento y flexibilidad ante imprevistos. Una buena práctica es evaluar a los proveedores mediante criterios objetivos, como la puntualidad en las entregas, la calidad de los productos y su capacidad de respuesta ante demandas urgentes. Además, la diversificación de proveedores es clave para mitigar riesgos.
En Business Central, cada proveedor tiene una ficha donde se registran sus datos, condiciones de pago y otra información relevante. Mantener esta información actualizada es esencial para una gestión de compras eficiente.
2. Pedidos de compra
Un pedido de compra es un documento que especifica los productos que deseas adquirir a un proveedor, incluyendo cantidades, precios y fechas de entrega.
Una gestión eficiente de estos pedidos es fundamental para evitar errores, optimizar tiempos y garantizar un flujo de aprovisionamiento adecuado. Un sistema bien estructurado debe permitir la creación automatizada de pedidos, la validación rápida de las solicitudes y la trazabilidad de cada operación.
Los pedidos de compra deben estar alineados con las necesidades reales de la empresa y basarse en datos precisos.
En Business Central, los pedidos de compra permiten registrar y rastrear estas transacciones, asegurando que las adquisiciones se realicen según lo planificado. No solo podrás tener trazabilidad del coste de las compras, sino también realizar el seguimiento de los pagos.
3. Facturas de compra
Las facturas de compra son documentos que reflejan los costes asociados a las compras realizadas por la empresa. Su procesamiento es una tarea crítica dentro del área de compras y finanzas.
Una gestión ineficiente puede derivar en pagos duplicados, retrasos en los pagos a proveedores y problemas contables. Uno de los mayores desafíos en la gestión de facturas es la conciliación entre la orden de compra, la recepción de productos y la factura del proveedor.
Registrar estas facturas en Business Central es vital para llevar un control financiero preciso y garantizar que los pagos a proveedores se realicen oportunamente. Además, si buscas eficiencia en tu circuito, puedes utilizar servicios de OCR para convertir facturas PDF en documentos electrónicos y automatizar el proceso de registro.
4. Recepción de productos
Este proceso implica registrar la llegada de los bienes adquiridos. Para garantizar un control preciso, es necesario implementar un procedimiento que valide la cantidad, calidad y condiciones de los productos recibidos.
En Business Central, al recibir productos, se actualizan automáticamente los niveles de inventario, lo que ayuda a mantener un control preciso de los stocks disponibles. La gestión del inventario es fundamental para controlar los niveles de stock y minimizar los costes.
Las facturas de compra también se utilizan para actualizar dinámicamente los niveles de inventario, según cual sea el nivel de almacén que has configurado en Microsoft 365 Dynamics Business Central. La productividad en la recepción de productos puede ser significativamente incrementada mediante el uso de dispositivos móviles y aplicaciones como Tasklet.
Estas herramientas permiten a los empleados realizar tareas como la recepción de productos, la gestión de inventarios y la recepción de pedidos de manera rápida y precisa. Además, la capacidad de escanear códigos de barras y actualizar automáticamente los registros del inventario reduce el margen de error y asegura una gestión de almacenes más organizada y transparente.
5. Devoluciones y abonos
En ocasiones, es necesario devolver productos a un proveedor o corregir facturas. Los errores en los envíos, los productos defectuosos o las diferencias en las cantidades recibidas pueden dar lugar a devoluciones y solicitudes de abono.
Sin un sistema bien definido, gestionar estos casos puede convertirse en un proceso lento y complicado, afectando la relación con los proveedores y generando costes adicionales. Las políticas de devoluciones deben ser consensuadas con los proveedores y establecer reglas claras sobre quién asume los costes de transporte y los plazos de resolución.
Business Central permite gestionar devoluciones y generar abonos de compra, asegurando que los registros contables reflejen correctamente estas transacciones. A través de estas funcionalidades, puedes manejar devoluciones de productos defectuosos o no conformes, así como ajustes en las cantidades facturadas.
La solución facilita la creación de notas de crédito y abonos, y actualiza automáticamente el inventario y las cuentas por pagar, garantizando una gestión financiera precisa. Además, Business Central permite el seguimiento detallado de cada devolución, proporcionando reportes que ayudan a identificar patrones y mejorar las relaciones con los proveedores.
6. Precios y descuentos de compra
Gestionar adecuadamente los precios y descuentos ofrecidos por los proveedores es esencial para optimizar costes. Negociar precios y descuentos adecuados es clave para reducir los costes de compra sin comprometer la calidad. Un análisis detallado de los patrones de compra y las condiciones del mercado permite detectar oportunidades para optimizar el gasto.
Business Central permite registrar y aplicar automáticamente estas condiciones en los documentos de compra, facilitando una gestión financiera más eficiente. Además, Dynamics Business Central proporciona herramientas para analizar y comparar precios históricos y descuentos, ayudando a identificar patrones y tendencias.
De esta manera podrás negociar mejores condiciones con tus proveedores y ajustar tus estrategias de compra según sea necesario. La capacidad de gestionar y analizar precios y descuentos de manera eficaz puede dar a los negocios, especialmente aquellos que trabajan con productos que ofrecen poco margen, una ventaja competitiva significativa en el mercado.
7. Planificación de requisiciones
La planificación de requisiciones ayuda a determinar qué productos se necesitan y cuándo. Una planificación eficiente de requisiciones permite anticiparse a las necesidades de la empresa y evitar compras de urgencia que generan sobrecostes. Basarse en datos históricos y proyecciones de demanda ayuda a realizar compras estratégicas en el momento óptimo.
Microsoft Business Central ofrece herramientas que analizan la demanda y los niveles de inventario para generar sugerencias de compra, optimizando así el proceso de aprovisionamiento. Y no solo puedes conseguir una propuesta de reaprovisionamiento, sino también que Business Central cree automáticamente todos los documentos derivados, para conseguir máximo nivel de automatización.
8. Flujos de aprobación
Tener un flujo de aprobación estructurado es fundamental para garantizar que todas las compras sean autorizadas según los criterios y políticas de la empresa. Un proceso manual puede generar retrasos y aumentar la probabilidad de errores.
Implementar estos flujos garantiza que las compras sean revisadas y autorizadas según las políticas de la empresa. En un ERP logístico, es posible configurar estos flujos para asegurar un control interno adecuado y prevenir compras no autorizadas.
Por ejemplo, puedes determinar que todas las peticiones de compra de un usuario nuevo pasen por su superior durante un periodo determinado de tiempo, o solo aquellos productos con importe superior a X o productos muy concretos que cuestan de vender, etc. Los límites los marcas tú. Implementar este tipo de flujos ayuda a tu negocio a mantener el control y la transparencia en el proceso de compras.
9. Integración con inventario
La gestión de compras está estrechamente ligada al control de inventario. Un sistema de compras eficiente debe estar integrado con el inventario para garantizar una gestión precisa de los niveles de stock.
Microsoft 365 Dynamics Business Central actualiza automáticamente los niveles de stock al registrar recepciones y devoluciones, proporcionando una visión en tiempo real de la disponibilidad de productos.
Por supuesto, también te permite tener una buena gestión del maestro de tus productos y servicios, y gestionar su información de manera eficiente. Por ejemplo, incluyendo descripción, el coste y otros detalles relevantes.
10. Informes y análisis de compras
Analizar el rendimiento de las compras es crucial para la toma de decisiones informadas y optimizar continuamente la gestión de compras. Contar con informes detallados sobre patrones de compra, cumplimiento de proveedores y tendencias de gasto permite identificar áreas de mejora y oportunidades de ahorro.
Business Central ofrece una variedad de informes y herramientas analíticas que permiten evaluar el desempeño de los proveedores, los costos de adquisición y otros indicadores clave.
Puedes supervisar los KPI de adquisición directamente con los informes que provee la herramienta, construirte los tuyos mediante funcionalidades como el modo análisis o los informes de base Excel y/o utilizar aplicaciones como Power BI para un análisis más profundo.
Nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte a implementar soluciones personalizadas que se adapten a tus necesidades específicas. ¡Contáctanos hoy mismo y lleva la gestión de tus compras al siguiente nivel!
Si deseas obtener más información sobre cómo Business Central puede transformar la gestión de compras en tu organización, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
