En 2025, la facturación electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar la gestión financiera, reducir costes administrativos y garantizar el cumplimiento normativo. Su implantación ha sido impulsada tanto por la digitalización como por la obligatoriedad de su uso en ciertas transacciones, especialmente con las administraciones públicas.
En este post, analizaremos en detalle qué es una factura electrónica, todos sus tipos y como un ERP para facturación pueden facilitar la gestión eficiente de las facturas.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal y fiscal que una factura tradicional en papel. Su principal diferencia radica en que se emite, transmite, recibe y almacena en formato electrónico, lo que agiliza los procesos administrativos, minimiza errores y facilita la trazabilidad.
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con una serie de requisitos:
- Autenticidad del origen → Se debe garantizar la identidad del emisor a través de mecanismos como la firma electrónica.
- Integridad del contenido → La información contenida en la factura no puede ser alterada una vez emitida.
- Legibilidad → El documento debe poder ser interpretado sin problemas por personas y sistemas de gestión.
Las facturas electrónicas suelen utilizar formatos estructurados como XML o Facturae, lo que permite su procesamiento automatizado por parte de los sistemas contables y administrativos de las empresas y administraciones públicas.
Proceso de emisión y recepción de una factura electrónica
El ciclo de vida de una factura electrónica comienza en el momento de su generación y finaliza cuando es pagada y archivada correctamente. Este proceso incluye varias fases esenciales:
- Generación de la factura
El proveedor elabora la factura mediante un software de facturación compatible con los estándares exigidos. Este documento debe contener todos los datos requeridos por la normativa, como el NIF del emisor y receptor, el importe, el desglose de impuestos y la fecha de emisión. - Firma electrónica
Para garantizar la autenticidad del documento, la factura debe ser firmada electrónicamente mediante un certificado digital reconocido. - Envío al destinatario
Una vez generada y firmada, la factura se envía al receptor a través de plataformas electrónicas, correo electrónico o sistemas de facturación específicos como FACe (en el caso de facturación con la Administración Pública). - Recepción y validación
El destinatario recibe la factura y la somete a un proceso de validación para comprobar que cumple con los requisitos formales y fiscales. - Gestión contable
Si la factura es válida, se incorpora al sistema contable del receptor y se programa su pago según las condiciones acordadas. - Cierre
El pago se efectúa según el calendario establecido y la factura se marca como cerrada en el sistema de gestión.
Principales estados de una factura electrónica
Durante su ciclo de vida, una factura electrónica puede atravesar diferentes estados que reflejan su situación en el proceso de facturación y cobro.
Emitida
La factura ha sido generada por el proveedor y enviada al destinatario. En este estado, el documento ya ha sido registrado en el sistema del emisor, pero aún no ha sido validado ni aceptado por el receptor.
En este punto, es importante que el emisor se asegure de que la factura cumple con los requisitos fiscales y contables exigidos, ya que cualquier error puede derivar en un rechazo por parte del destinatario.
Registrada
El destinatario ha recibido la factura y la ha registrado en su sistema de gestión. Sin embargo, este estado no implica que la factura haya sido aceptada ni que se haya procedido a su contabilización.
Registrar una factura es el primer paso en el circuito administrativo del receptor, ya que permite iniciar su proceso de validación.
Anulada
Este estado indica que la factura ha sido declarada inválida y ya no es válida a efectos contables o fiscales. Puede producirse por errores en la emisión, datos incorrectos o porque la operación ha quedado sin efecto.
Cuando una factura se anula, es fundamental emitir una nueva con la información corregida o, en su defecto, un documento rectificativo que refleje las modificaciones necesarias.
Anulación solicitada
El emisor o el receptor ha solicitado la anulación de la factura. Esto ocurre cuando una de las partes detecta un error y requiere invalidarla antes de que sea aceptada o contabilizada.
En este estado, la factura sigue activa, pero queda pendiente de aprobación por parte del destinatario o de la administración correspondiente.
Anulación aceptada
La solicitud de anulación ha sido aprobada, lo que significa que la factura quedará anulada en el sistema y no podrá ser utilizada para ninguna transacción.
Este estado suele registrarse en casos en los que ambas partes están de acuerdo en que la factura contiene errores o no corresponde a una operación válida.
Aceptada
El destinatario ha revisado la factura y ha confirmado que es válida. Este estado indica que la factura cumple con los requisitos legales y fiscales, por lo que se procederá a su contabilización.
Contar con herramientas que permitan automatizar la validación de facturas agiliza este proceso y reduce la posibilidad de errores administrativos.
Rechazada
La factura ha sido rechazada por el destinatario debido a errores en los datos, discrepancias con el pedido o incumplimiento de los requisitos fiscales.
Los motivos más comunes de rechazo incluyen:
- Errores en los datos fiscales (NIF incorrecto, nombre erróneo, etc.).
- Desajustes en los importes con respecto a lo acordado.
- Diferencias con el pedido o contrato establecido.
Cuando una factura es rechazada, el emisor debe corregirla y emitir una nueva para evitar retrasos en el cobro.
Contabilizada
La factura ha sido registrada en la contabilidad del destinatario, lo que implica que el importe ha sido reconocido como una obligación de pago.
Este estado es clave para el seguimiento financiero de la empresa, ya que indica que la factura ha sido aceptada y está pendiente de pago.
Pagada
El importe de la factura ha sido abonado al proveedor, cerrando así el proceso financiero y administrativo.
Disponer de sistemas de gestión automatizados facilita la conciliación de pagos y permite evitar problemas derivados de retrasos o errores en las transferencias.
Abierta
Este estado indica que la factura sigue pendiente de pago, pero aún no ha alcanzado la fecha de vencimiento.
Las empresas deben realizar un seguimiento de las facturas abiertas para evitar olvidos y garantizar que los pagos se realicen en tiempo y forma.
Cobrada
Este estado es utilizado por el emisor para indicar que ha recibido el pago de la factura por parte del cliente.
Difiere del estado «Pagada», ya que este último es registrado desde el punto de vista del destinatario.
¿Es obligatorio comunicarlos?
En España, Hacienda exige que ciertos estados de la factura electrónica sean comunicados obligatoriamente, especialmente en transacciones con administraciones públicas o cuando las empresas están sujetas al Suministro Inmediato de Información del IVA (SII). La plataforma FACe permite a los proveedores seguir el estado de sus facturas y garantizar su trazabilidad.
Comunicar estos estados es fundamental para cumplir con la normativa vigente y para mantener un control adecuado sobre la facturación y los cobros. Pero ¿que estados se deben comunicar obligatoriamente?
- Emisión de la factura
- Aceptación de la factura
- Rechazo de la factura
- Cobro de la factura
¿Qué pasa si no se comunican estos estados?
El incumplimiento en la comunicación de los estados obligatorios puede generar sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Entre las consecuencias más comunes se encuentran:
- Posibles inspecciones fiscales si se detectan irregularidades en la gestión de las facturas.
- Multas económicas por retrasos o falta de envío de la información.
- Rechazo de la factura por parte de la Administración Pública, impidiendo su pago.
Herramienta clave para gestionar las facturas electrónicas de manera eficiente
Para garantizar una gestión eficiente de la facturación electrónica, contar con un sistema avanzado es clave. En este sentido, Microsoft Dynamics 365 Business Central ofrece un módulo de facturación recurrente que permite:
- Automatizar la emisión y envío de facturas periódicas.
- Realizar un seguimiento en tiempo real del estado de las facturas.
- Garantizar el cumplimiento normativo de la facturación electrónica.
- Reducir errores y mejorar la eficiencia en la contabilidad empresarial.
En Triangle como Partner Business Central especializados, ayudamos a las empresas a implementar y optimizar su gestión de facturación electrónica, asegurando una integración perfecta con sus procesos financieros.
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Nuestra misión es ayudar a las empresas a optimizar su operativa, mejorar la trazabilidad de su facturación y garantizar el cumplimiento normativo a través de herramientas digitales innovadoras. Si buscas una solución eficiente para la gestión de tus facturas recurrentes, contacta con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a transformar tu negocio.
