En el mundo de la logística y la cadena de suministro, los costes de logística interna representan un factor clave en la rentabilidad de las empresas. Una gestión eficiente de los recursos del almacén no solo mejora la operatividad, sino que también permite reducir gastos innecesarios o superfluos.
Este post tiene como objetivo explicar los diferentes tipos de gastos asociados al almacenamiento logístico y proporcionar estrategias para optimizarlos mediante ERP para la gestión de almacenes como Microsoft Dynamics 365 Business Central.
¿Cómo se distribuyen los gastos logísticos?
Los gastos logísticos representan un conjunto de costes asociados a la planificación, ejecución y control de los procesos que garantizan el flujo de mercancías desde su origen hasta su destino final. Se trata de una parte fundamental en la estructura de costes de cualquier empresa que maneja inventarios.
En términos generales, se pueden clasificar en tres grandes grupos:
- Gastos de aprovisionamiento: Incluyen los gastos asociados a la compra y recepción de mercancías. Aquí se contemplan aspectos como la adquisición de productos, inspecciones de calidad y costes de transporte hasta el almacén.
- Gastos de transporte y distribución: Representan los costes vinculados a la distribución de los productos, como el flete, el combustible, el transporte interno y la logística inversa.
- Gastos de almacenamiento
En este post, nos enfocaremos en analizar en detalle los costes de almacenamiento, dejando para otros artículos la explicación del resto gastos logísticos
¿Qué son los gastos de almacenamiento?
Podemos definir los costes de almacenamiento como el conjunto de inversiones y gastos recurrentes necesarios para mantener un stock de productos en condiciones óptimas hasta su distribución. Estos no solo incluyen el alquiler o la adquisición de un almacén, sino también la infraestructura, el personal, la tecnología utilizada y otros factores clave para la correcta operativa del almacén.
La gestión de estos desembolsos pueden suponer un porcentaje significativo dentro del presupuesto logístico de una empresa. Un mal control de estos costes puede traducirse en pérdidas financieras, reducción del margen de beneficio y menor capacidad de respuesta ante cambios en la demanda
Tipos de costes de almacenamiento logístico
Los gastos de almacenamiento logístico pueden dividirse en dos grandes categorías:
- Costes fijos, que no varían en función del volumen de mercancía almacenada. Se mantienen constantes y representan un gasto predecible para la empresa.
- Costes variables, que dependen de la cantidad de productos en stock, el nivel de rotación del inventario y la demanda del mercado.
Entender estas diferencias es clave para gestionar de forma eficiente los recursos del almacén y reducir gastos innecesarios. A continuación, analizamos cada uno de estos desembolsos en profundidad.
Costes fijos
Los principales costes fijos son:
- Alquiler o adquisición del almacén
Representa uno de los mayores costes fijos. Ya sea en forma de arrendamiento mensual o inversión en propiedad, este gasto es constante independientemente de la cantidad de stock.- Pago mensual de arrendamiento en el caso de alquiler.
- Costes de compra, incluyendo hipotecas e intereses financieros en caso de adquisición.
- Impuestos sobre la propiedad, que deben pagarse anualmente.
- Costes legales asociados a la compra o alquiler del espacio.
- Mantenimiento de instalaciones
Para garantizar un entorno de almacenamiento adecuado, es necesario realizar mantenimientos regulares en las instalaciones. Algunos de los gastos más comunes son:- Reparaciones de infraestructura (techo, suelos, paredes).
- Mantenimiento de sistemas eléctricos, climatización y ventilación.
- Limpieza del almacén y gestión de residuos.
- Seguros del almacén y mercancía
Las empresas deben contar con seguros para proteger tanto las instalaciones como la mercancía almacenada ante posibles imprevistos como incendios, robos o desastres naturales.- Seguro de responsabilidad civil, que cubre daños a terceros dentro del almacén.
- Seguro de mercancía, que protege el inventario ante posibles pérdidas o daños.
- Seguro de equipos, que cubre maquinaria y herramientas dentro del almacén.
- Seguridad y vigilancia
Garantizar la seguridad del almacén es fundamental para evitar pérdidas por robos o daños en la mercancía. Dentro de los gastos fijos en seguridad, encontramos:- Sistemas de videovigilancia (cámaras y alarmas).
- Contratación de personal de seguridad.
- Software de monitoreo y control de acceso.
- SGA
El uso de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) permite mejorar la organización y el control del stock. Aunque representa un gasto fijo, su implementación mejora la eficiencia operativa y reduce costes a largo plazo.- Licencias de software.
- Costes de instalación y personalización.
- Mantenimiento y actualizaciones periódicas.
Costes variables
A diferencia de los fijos, los costes variables fluctúan en función del volumen de mercancía y la actividad operativa del almacén. Algunos de los más relevantes son:
- Consumo energético
El gasto en electricidad y energía varía en función del uso de maquinaria, climatización y sistemas de iluminación. Los principales factores que afectan este coste son:- Sistemas de refrigeración y calefacción, necesarios para conservar productos sensibles a la temperatura.
- Uso de equipos eléctricos, como montacargas, cintas transportadoras y sistemas de automatización.
- Iluminación del almacén, que depende del tamaño y del número de turnos de trabajo.
- Gastos de mano de obra operativa
El personal de almacén representa un coste variable, ya que el número de empleados y las horas de trabajo pueden ajustarse en función de la carga de trabajo.- Salarios y horas extras del personal de almacén.
- Contratación de trabajadores temporales en picos de demanda.
- Gastos de formación y capacitación del personal.
- Materiales de embalaje y almacenamiento
El uso de materiales de embalaje es un coste que varía en función del número de productos almacenados y enviados. Incluye:- Cajas, palets y contenedores.
- Cintas adhesivas, etiquetas y film protector.
- Sistemas de relleno y protección para evitar daños en los envíos.
- Costes de manipulación y transporte interno
La gestión de inventarios y la manipulación de productos dentro del almacén implican costes variables como:- Uso de carretillas elevadoras y vehículos internos.
- Mantenimiento de equipos de carga y descarga.
- Gastos de reubicación y optimización del espacio de almacenamiento.
- Desembolsos por obsolescencia y deterioro del inventario
Los productos almacenados pueden perder valor debido a caducidad, daños o falta de demanda. Esto genera un coste variable que depende del tipo de mercancía almacenada.- Productos perecederos con fecha de vencimiento.
- Mercancía estacional que pierde valor después de una temporada.
- Pérdidas por roturas o manipulación incorrecta.
Elementos que afectan a los costes de almacén
Los costes de almacenamiento no son estáticos. Están sujetos a múltiples factores que pueden influir en su incremento o reducción.
A continuación, analizamos los principales factores que impactan en los gastos logísticos de un almacén y cómo pueden gestionarse para lograr una mayor eficiencia operativa.
- Dimensiones y características del almacén.
- Ubicación geográfica.
- Fluctuaciones de demanda y estacionalidad.
- Nivel de tecnología y automatización.
- Gestión del inventario.
- Regulaciones y normativas legales.
- Costes energéticos y eficiencia operativa.
Cómo minimizar gastos logísticos con Business Central
Una gestión ineficiente del almacén no solo genera gastos innecesarios, sino que también impacta en la productividad y en la capacidad de respuesta ante la demanda del mercado.
En este contexto, Microsoft Dynamics 365 Business Central se ha consolidado como una solución clave para gestionar los procesos logísticos de manera eficiente, permitiendo una reducción significativa de los costes asociados al almacenamiento.
El uso de un ERP como Business Central en la gestión logística ofrece un enfoque integral para el control del inventario, la automatización de tareas y la optimización del espacio disponible. Gracias a su capacidad para centralizar la información en tiempo real, las empresas pueden tomar decisiones estratégicas basadas en datos precisos, evitando pérdidas por sobrealmacenamiento o falta de stock.
Gracias a estos softwares, las empresas pueden diseñar una distribución eficiente de su almacén, asignando ubicaciones óptimas para cada producto según su rotación y características. Esto reduce el tiempo de manipulación y los desplazamientos innecesarios dentro del almacén, mejorando la productividad y reduciendo costes operativos.
Además, la automatización de procesos como la recepción y expedición de mercancías disminuye la necesidad de intervención manual, minimizando errores y acelerando los tiempos de procesamiento de pedidos.
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