El éxito financiero de una empresa no solo depende de las ventas o la captación de clientes, sino también de una correcta gestión contable y financiera.
Para ello, Business Central proporciona herramientas que permiten registrar, analizar y optimizar las finanzas empresariales. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus capacidades, es esencial comprender una serie de conceptos financieros básicos que constituyen la base de toda contabilidad.
A continuación, profundizamos en los elementos esenciales de la gestión financiera dentro de Microsoft Business Central, explicando su importancia y aplicación en la toma de decisiones estratégicas.
1. Balance de situación
El balance de situación es uno de los documentos contables más importantes de cualquier empresa. Su función es ofrecer una fotografía precisa de la situación económica en un momento determinado, proporcionando información clave para la toma de decisiones financieras.
Se estructura en tres grandes bloques:
Activos
Representa los bienes y derechos de la empresa, es decir, todo lo que posee y le generará beneficios futuros. Se subdivide en:
- Activo corriente: Elementos que pueden convertirse en liquidez en menos de un año, como efectivo, cuentas por cobrar e inventarios.Activo no corriente: Recursos destinados al largo plazo, como inmuebles, maquinaria o inversiones financieras permanentes.
Pasivos
Agrupa todas las obligaciones económicas de la empresa. También se divide en:
- Pasivo corriente: Deudas y compromisos con vencimiento inferior a un año (préstamos a corto plazo, proveedores pendientes de pago).
- Pasivo no corriente: Obligaciones financieras cuyo vencimiento es superior a un año, como hipotecas o préstamos a largo plazo.
Patrimonio neto
Es el valor residual de los activos una vez deducidos los pasivos. Refleja los fondos propios de la empresa, incluyendo el capital social y los beneficios acumulados.
En Business Central, el balance de situación se genera automáticamente a partir de los datos contables, permitiendo configurar vistas personalizadas para analizar la evolución financiera de la empresa con mayor precisión.
2. Estado de resultados
El estado de resultados, también conocido como cuenta de pérdidas y ganancias (PyG), muestra el desempeño de la empresa durante un período determinado.
Este documento contable refleja el resultado económico de la actividad de la empresa durante un periodo determinado. Se compone de varios elementos clave:
- Ingresos o ventas: Representan el dinero obtenido de las transacciones comerciales de la empresa.
- Costes de ventas (COGS): Son los costes directos asociados con la producción o adquisición de los bienes vendidos.
- Gastos operativos: Incluyen los costes relacionados con la administración, marketing, ventas, y otros gastos generales.
- Utilidad bruta, operativa y neta: Se obtienen restando los gastos de los ingresos, y se dividen en utilidades en diferentes niveles, reflejando la rentabilidad de la empresa en distintos aspectos.
Gracias a Microsoft Dynamics 365 Business Central, este estado financiero se genera de forma dinámica, permitiendo analizar la rentabilidad en diferentes periodos y detectar tendencias que pueden influir en la toma de decisiones.
3. Cuentas del plan general de contabilidad (PGC)
El Plan General de Contabilidad (PGC) es el marco normativo que regula la contabilidad de las empresas en España. Su objetivo es garantizar la transparencia, comparabilidad y uniformidad de la información financiera.
Cada empresa debe estructurar su contabilidad siguiendo las normas establecidas en el PGC. En Business Central, puedes configurar y personalizar estas cuentas de acuerdo con las necesidades específicas de tu negocio. Además, el sistema permite realizar un seguimiento de cada cuenta para garantizar que las transacciones estén correctamente clasificadas y que los informes financieros sean precisos. Algunas cuentas básicas incluyen:
- Cuentas de activos: Como efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, etc.
- Cuentas de pasivos: Como deudas a corto y largo plazo.
- Cuentas de ingresos y gastos: Relacionadas con las ventas, compras, gastos de operación, entre otras.
4. Débito y crédito
Uno de los conceptos más fundamentales en contabilidad es el de débito y crédito, los dos términos que rigen la partida doble en los asientos contables.
- Débito (Dr): Aumenta el saldo de las cuentas de activos y gastos, y disminuye el saldo de las cuentas de pasivos, ingresos y patrimonio.
- Crédito (Cr): Aumenta el saldo de las cuentas de pasivos, ingresos y patrimonio, y disminuye el saldo de las cuentas de activos y gastos.
Para cada operación contable, debe haber un equilibrio entre los débitos y los créditos. Es decir, toda cantidad ingresada en una cuenta debe salir de otra, manteniendo siempre la igualdad contable.
Por ejemplo, si una empresa compra material por 1.000 euros a crédito:
- Se incrementa el activo (material adquirido), por lo que se anota un débito de 1.000 €.
- A su vez, aumenta el pasivo (deuda con proveedores), lo que genera un crédito por la misma cantidad.
Gracias a Business Central, este proceso se automatiza, registrando de manera precisa todos los movimientos contables y asegurando que la información financiera sea siempre consistente y fiable.
5. Contabilidad por partida doble
La contabilidad por partida doble es un principio contable que establece que cada transacción debe registrarse en al menos dos cuentas, de forma que se mantenga el equilibrio entre el débito y el crédito. Este sistema permite identificar fácilmente errores y asegurar que las finanzas de la empresa estén siempre balanceadas.
En el sistema de contabilidad por partida doble, cada transacción financiera afecta al menos a dos cuentas. Por ejemplo, si una empresa compra materiales a crédito, el valor de los materiales adquiridos se debe registrar en la cuenta de inventarios (aumento de activos), y al mismo tiempo, se acredita la cuenta de cuentas por pagar (aumento de pasivos). De esta forma, el débito y el crédito de la transacción deben ser iguales, lo que asegura que el sistema contable se mantenga equilibrado.
- Débito (Dr): Los débitos aumentan los activos y los gastos, y disminuyen los pasivos, el patrimonio neto y los ingresos.
- Crédito (Cr): Los créditos aumentan los pasivos, el patrimonio neto y los ingresos, y disminuyen los activos y los gastos.
¿Qué es la regla de equilibrio?
La regla de equilibrio, que establece que cada débito debe corresponder a un crédito de igual valor. El equilibrio entre los débitos y los créditos asegura que el sistema esté balanceado, lo que facilita la detección de errores y proporciona una representación precisa de la situación financiera de la empresa.
6. IVA
El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es un impuesto indirecto que se aplica en la mayoría de los países a las ventas de productos y servicios. Este impuesto se considera «indirecto» porque no se cobra directamente al consumidor final, sino que las empresas lo recaudan a través de las transacciones comerciales. En otras palabras, las empresas son responsables de agregar el IVA sobre sus productos o servicios vendidos, y posteriormente, remitir el monto recaudado a las autoridades fiscales correspondientes.
El IVA se calcula como un porcentaje del precio de venta de un producto o servicio. Dependiendo del país y del tipo de producto o servicio, las tasas del IVA pueden variar, e incluso algunas transacciones pueden estar exentas de este impuesto o ser aplicadas a una tasa reducida. Las empresas, por lo tanto, deben estar al tanto de las normativas fiscales locales, ya que el incumplimiento de estas puede resultar en sanciones o problemas con la autoridad tributaria.
En Business Central, puedes configurar las tasas de IVA de acuerdo con la legislación de tu país y asignarlas automáticamente a las transacciones. Además, el sistema te permite generar informes detallados sobre el IVA soportado y repercutido, lo que facilita la presentación de las declaraciones fiscales y evita posibles errores en el cálculo.
7. Activos fijos y depreciación
Los activos fijos son aquellos bienes y recursos que una empresa utiliza en su actividad productiva a largo plazo, como maquinaria, vehículos o edificios. La depreciación es el proceso contable que asigna una parte del coste de un activo fijo a cada período en función de su vida útil.
- Maquinaria y equipos: Utilizados en procesos de fabricación, construcción, o en actividades que requieren equipamiento especializado para producir productos o servicios.
- Vehículos: Los autos, camiones o furgonetas utilizadas para transporte, distribución de mercancías, o para las actividades operativas de la empresa.
- Edificios y terrenos: Inmuebles utilizados en las actividades comerciales, como oficinas, fábricas, almacenes o terrenos adquiridos con fines operativos.
- Mobiliario y equipos de oficina: Sillas, escritorios, computadoras y otros equipos necesarios para el funcionamiento diario de la oficina.
- Tecnología e infraestructura: Computadoras, servidores, sistemas de software e infraestructura tecnológica que apoyan las operaciones empresariales.
La depreciación es un proceso contable esencial que se utiliza para distribuir el coste de un activo fijo a lo largo de su vida útil estimada. A lo largo del tiempo, los activos fijos tienden a perder valor debido al uso, al paso del tiempo, o a factores externos como el desgaste, la obsolescencia tecnológica o el envejecimiento físico.
El objetivo de la depreciación es reflejar de manera adecuada esta pérdida de valor en los estados financieros de la empresa, permitiendo una representación más precisa de su situación financiera.
En Dynamics 365 Business Central, el módulo de gestión de activos fijos te permite registrar todos los activos, realizar un seguimiento de su valor y calcular automáticamente la depreciación de acuerdo con los métodos establecidos, como la depreciación lineal o por unidades de producción. Esto simplifica la gestión fiscal y financiera de los activos, garantizando el cumplimiento de las normativas contables.
8. Inventario y coste de los bienes vendidos
La gestión del inventario es crucial para cualquier empresa que maneje productos. El inventario representa los bienes que la empresa tiene disponibles para la venta o para la producción de otros productos.
El coste de los bienes vendidos (COGS) es el gasto directo relacionado con la producción o adquisición de los bienes vendidos durante un período.
En Microsoft Business Central, puedes gestionar el inventario en tiempo real, lo que te permite tener un control más preciso de las existencias y evitar sobrecostes o escasez de productos. Además, el sistema te permite calcular el COGS de manera automática en función de los gastos de adquisición y producción, y reflejar estos cálculos en el estado de resultados.
9. Flujo de caja
El flujo de caja es otro concepto clave para la salud financiera de una empresa. Este informe muestra las entradas y salidas de efectivo durante un período determinado, lo que permite evaluar la liquidez de la empresa y su capacidad para hacer frente a sus obligaciones a corto plazo.
En Business Central, puedes obtener informes detallados sobre el flujo de caja, lo que te permite prever necesidades de liquidez y tomar decisiones informadas sobre inversiones y financiamiento.
10. Análisis de datos financieros
El análisis de datos financieros es una tarea clave para evaluar la salud financiera de una empresa. Los ratios financieros o KPIs son indicadores que se calculan a partir de los estados financieros y proporcionan información valiosa sobre la rentabilidad, liquidez, eficiencia y solvencia de la empresa.
- Ratios de rentabilidad: Miden la capacidad de la empresa para generar ganancias en relación con sus ventas, activos o patrimonio. Ejemplos incluyen el margen de beneficio neto y el retorno sobre activos (ROA).
- Ratios de liquidez: Evalúan la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. Ejemplos incluyen el ratio corriente y el ratio rápido.
- Ratios de eficiencia: Indican qué tan bien la empresa utiliza sus activos y gestiona sus pasivos. Ejemplos incluyen el ratio de rotación de inventarios y el ratio de rotación de cuentas por cobrar.
- Ratios de solvencia: Miden la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones a largo plazo. Ejemplos incluyen el ratio de endeudamiento y el ratio de cobertura de intereses.
En Business Central, puedes generar informes detallados de estos ratios financieros para obtener una visión clara de la situación financiera de tu empresa y tomar decisiones estratégicas informadas.
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