Actualizar tu software ERP: Un movimiento estratégico para tu empresa

Uno de los sistemas fundamentales en muchas organizaciones es el software ERP (Enterprise Resource Planning), que centraliza la gestión de áreas clave como finanzas, inventario, logística, ventas, recursos humanos, entre otros. Sin embargo, muchas empresas no se plantean actualizar su ERP a pesar de los avances tecnológicos y de las nuevas necesidades de negocio.

En este artículo exploraremos por qué actualizar tu software ERP es una decisión estratégica para cualquier empresa y cómo esta actualización puede impulsar la eficiencia, la productividad y la competitividad.

¿Qué es un ERP y por qué es esencial para las empresas?

Un sistema ERP es una herramienta que permite a las empresas integrar y gestionar sus operaciones en un solo lugar. En lugar de manejar datos y procesos de forma aislada en diferentes departamentos, el ERP centraliza la información, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real. Además, mejora la eficiencia al automatizar tareas repetitivas y minimizar el error humano.

El ERP es, en esencia, el «cerebro» de las operaciones empresariales. Sin embargo, como cualquier otro software, el ERP debe mantenerse actualizado para seguir siendo efectivo. La tecnología avanza rápidamente, y un sistema ERP desactualizado puede volverse lento, ineficaz o incapaz de cubrir las necesidades crecientes de una empresa.

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7 razones para actualizar tu ERP

Actualizar un software ERP puede parecer una tarea laboriosa y compleja, pero las ventajas superan con creces cualquier inconveniente. A continuación, exploramos las principales razones por las que cualquier empresa, independientemente de su sector, debería considerar la actualización de su ERP como un paso estratégico hacia el éxito.

1. Automatización avanzada y mayor eficiencia operativa

Las versiones más recientes de ERP suelen ofrecer mejoras significativas en la automatización de procesos. Estas actualizaciones permiten que las empresas reduzcan las tareas manuales y repetitivas, como la introducción de datos, las conciliaciones financieras o la gestión de inventario, y mejoren la eficiencia operativa general.

Un ERP actualizado puede simplificar la logística, mejorar la planificación de recursos y permitir a los empleados centrarse en actividades de mayor valor estratégico en lugar de tareas rutinarias. Esto no solo aumenta la productividad, sino que también reduce el riesgo de errores.

2. Nuevas funcionalidades para satisfacer las necesidades actuales del negocio

Con el tiempo, las empresas evolucionan y sus necesidades cambian. Los sistemas ERP modernos incluyen funcionalidades adicionales que ayudan a las empresas a gestionar nuevas áreas de negocio, ampliar su capacidad de análisis de datos y adaptarse a un entorno empresarial cada vez más dinámico.

Por ejemplo, los ERP modernos suelen incluir módulos de análisis avanzado de datos, que permiten a las empresas tomar decisiones más informadas basadas en datos en tiempo real. Además, ofrecen mejores herramientas de colaboración entre departamentos, integración con plataformas de comercio electrónico, o funciones especializadas según el sector.

3. Protección de datos y cumplimiento del GDPR

La seguridad de los datos es una preocupación creciente para todas las empresas, sin importar el tamaño o el sector. Las versiones antiguas de ERP pueden no contar con las medidas de seguridad necesarias para proteger la información empresarial crítica frente a las amenazas cibernéticas modernas. Al actualizar tu ERP, te aseguras de contar con parches de seguridad recientes y con tecnología avanzada para proteger los datos sensibles.

Además, muchas actualizaciones de ERP incluyen características que ayudan a las empresas a cumplir con las normativas legales de protección de datos, como el GDPR en Europa o regulaciones específicas de cada sector. Mantener un ERP actualizado minimiza el riesgo de incumplimiento normativo y las posibles sanciones legales que esto conlleva.

4. Compatibilidad con la inteligencia artificial (IA)

La tecnología sigue avanzando, y las empresas que no se adaptan corren el riesgo de quedarse atrás. Un ERP desactualizado puede no ser compatible con nuevas tecnologías que están transformando la forma en que las empresas operan, como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático, la computación en la nube o el análisis de big data.

Las versiones modernas de ERP están diseñadas para integrarse fácilmente con estas tecnologías emergentes, lo que permite a las empresas aprovechar al máximo sus beneficios. Por ejemplo, un ERP actualizado puede utilizar inteligencia artificial para prever la demanda de productos, optimizar la gestión del inventario o personalizar la experiencia del cliente.

5. Mejor experiencia de usuario

Un ERP que ofrezca una experiencia de usuario intuitiva y moderna facilita el trabajo diario de los empleados. Los sistemas antiguos pueden ser complejos, difíciles de navegar y requerir formación continua para su uso. En cambio, los ERP modernos ofrecen interfaces más amigables, adaptadas a dispositivos móviles y basadas en la nube, lo que facilita su adopción por parte de los empleados y mejora la productividad.

Una interfaz de usuario mejorada no solo reduce el tiempo necesario para que los empleados se familiaricen con el sistema, sino que también permite a las empresas responder más rápidamente a los cambios y adaptarse a nuevas condiciones del mercado o necesidades internas.

6. Mayor eficiencia en el mantenimiento y en el soporte técnico

A medida que las versiones de software envejecen, los proveedores de ERP suelen reducir o eliminar el soporte para las versiones más antiguas. Esto puede aumentar el riesgo de interrupciones en las operaciones, tiempos de inactividad o incluso problemas graves que no puedan resolverse rápidamente. Actualizar el ERP garantiza que la empresa tendrá acceso a un soporte técnico completo y a futuras actualizaciones, lo que minimiza estos riesgos.

Tener un sistema actualizado significa también que los proveedores pueden ofrecerte las mejores soluciones y asistencia en caso de problemas, asegurando que tu ERP funcione de manera óptima en todo momento.

7. Escalabilidad y mayor capacidad de crecimiento

Las empresas crecen y se expanden, y un ERP obsoleto puede convertirse en un obstáculo para ese crecimiento. Las versiones más recientes de ERP suelen estar diseñadas para escalar fácilmente, lo que permite a las empresas añadir más usuarios, gestionar volúmenes mayores de transacciones o incorporar nuevas líneas de negocio sin necesidad de cambiar de sistema.

Esta escalabilidad es especialmente importante para las empresas que están expandiendo sus operaciones a nivel internacional, que gestionan múltiples ubicaciones o que ven un crecimiento rápido en su base de clientes.

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¿Cómo planificar una actualización de ERP con éxito?

Una actualización de ERP requiere una planificación adecuada para evitar interrupciones y garantizar que la implementación sea lo más fluida posible.

Aquí te presentamos algunos pasos clave para asegurar el éxito en la actualización de tu ERP.

Evaluar las necesidades actuales y futuras de la empresa

Antes de comenzar con la actualización, es importante realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de la empresa.

  • ¿Qué problemas o limitaciones estás enfrentando con el ERP actual?
  • ¿Qué nuevas funcionalidades o capacidades son esenciales para el futuro crecimiento de tu negocio?
  • Consultar a todos los departamentos implicados te ayudará a identificar las áreas de mejora
  • Asegurarte de que el ERP actualizado responda a las necesidades reales del negocio.

Realizar un análisis de costes y beneficios

Actualizar un ERP conlleva una inversión de tiempo y dinero, por lo que es importante realizar un análisis de costes y beneficios detallado. Esto incluye evaluar los gastos directos de la actualización (licencias, implementación, formación) y compararlos con los beneficios esperados, como mejoras en la eficiencia operativa, reducción de costes a largo plazo y el aumento de la capacidad de respuesta del negocio.

Elegir el momento idóneo

Elegir el momento adecuado para realizar la actualización es fundamental. Es recomendable hacerlo en un periodo de baja actividad, para minimizar las interrupciones en las operaciones diarias. Además, planificar con anticipación el proceso de migración de datos, formación del personal y pruebas del sistema te permitirá evitar imprevistos y garantizar una transición más fluida.

Formar al trabajador

Una actualización de ERP también implica que los empleados deberán familiarizarse con las nuevas funcionalidades y la nueva interfaz del sistema. Proporcionar una formación adecuada es fundamental para asegurar una adopción rápida y exitosa del nuevo ERP. Involucrar a los usuarios finales en el proceso de formación, realizar pruebas piloto y ofrecer apoyo durante los primeros meses post-actualización puede marcar la diferencia en el éxito de la implementación.

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Triangle: expertos en migración de ERP

Con nuestra designación como AIM Modernization Center por parte de Microsoft, en Triangle nos hemos consolidado como una de las primeras empresas españolas especializadas en migraciones de Dynamics NAV a la nube, actualmente llamado Dynamics 365 Business Central SaaS. El programa AIM (Accelerate, Innovate, Move) está diseñado para que las empresas cuenten con partners validados y especializados en proyectos de migración.

Gracias a nuestra experiencia y a este reconocimiento, ofrecemos una solución integral que incluye la evaluación de la preparación para la nube (Cloud Readiness Assessment), servicios completos de migración y la formación necesaria para garantizar que los usuarios finales aprovechen al máximo las capacidades del nuevo entorno.

Podrás acelerar el proceso, innovar con nuevas funcionalidades, y trasladar los datos de forma segura y eficiente, utilizando las mejores prácticas y herramientas de Microsoft. Además, proporcionamos soporte técnico y funcional en cada etapa del proyecto para asegurar el éxito de la migración.

¿Qué dicen nuestros clientes?

El partner fue clave a nivel concepción ya que nos ayudó a entender los principales procesos y operativas del negocio. En este sentido, Triangle no se limitó solo a implementar una herramienta rígida, sino que primero buscó entender la casuística y lo que perseguía la empresa y nos propuso soluciones alternativas a nuestra forma de trabajar.

Laura Martínez Customer Experience de TWG


Tanto si la persona de contacto es desarrollador, agente de soporte, consultor, IT o project manager, el equipo es de 10 ya que siempre me traslada la explicación del porqué, su impacto, su rapidez…

Ariadna Sanahuja – Directora Financiera y Administración de Neovital

Si buscas implementar un ERP que te permita crecer y adaptarte a las tendencias futuras, Dynamics 365 Business Central es una opción que merece tu atención. Nuestro equipo está aquí para ayudarte a seleccionar el ERP ideal para tus necesidades y resolver todas tus dudas.

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