En Dynamics 365 Business Central, al registrar transacciones en documentos como órdenes de venta, órdenes de compra o facturas, podemos utilizar diferentes tipos de líneas. Entre ellas, destacan las líneas de tipo Cuenta Contable y las líneas de tipo Producto Servicio (no inventariable).
Elegir entre una y otra suele generar dudas ya que puede impactar la contabilidad, la gestión de informes y el control operativo de la empresa. A continuación, exploramos las diferencias clave entre ambas opciones.
1. Líneas de tipo cuenta contable
Las líneas de tipo Cuenta Contable permiten registrar directamente una cuenta del plan de cuentas en una transacción. Son útiles para reflejar gastos, ingresos y otros movimientos financieros sin necesidad de gestionar artículos específicos.
Características principales:
- Se vinculan directamente con cuentas del plan contable.
- No afectan la gestión de inventario o productos.
- Se utilizan comúnmente para registrar gastos generales, ingresos sin relación con productos específicos o ajustes contables.
- Permiten mayor flexibilidad en la imputación contable, ya que el usuario selecciona manualmente la cuenta del plan de cuentas.
- No requieren configuración previa de productos o servicios.
- Ideal para costos administrativos, servicios de terceros no gestionados como productos y ajustes financieros.
Casos de uso:
- Registro de servicios externos sin necesidad de un producto en la base de datos.
- Facturación de honorarios o tarifas únicas.
- Contabilización de costos no recurrentes, como consultorías o licencias.
2. Líneas de tipo producto servicios (no inventariable)
Las líneas de Producto de tipo Servicio corresponden a productos no inventariables que permiten registrar servicios sin afectar el inventario físico, lo que es útil para empresas que venden servicios o gestionan costos operativos recurrentes.
Características principales:
- Se relacionan con una ficha de producto de tipo servicio.
- No generan movimientos de inventario.
- Facilitan la asignación automática de cuentas contables según la configuración del producto.
- Se pueden utilizar en combinación con listas de precios y descuentos.
Casos de uso:
- Facturación de horas de consultoría.
- Gestión de mano de obra en proyectos.
- Control de servicios subcontratados.
3. Comparación entre ambas opciones
| Característica | Cuenta Contable | Producto (Servicio No Inventariable) |
|---|---|---|
| Registro contable | Se asigna directamente a una cuenta contable | Se asocia a un producto con una cuenta contable predefinida |
| Gestión de inventario | No aplica | No afecta el inventario |
| Configuración previa | No requiere | Requiere creación de ficha de producto |
| Uso en ofertas y descuentos | No aplica | Se pueden aplicar listas de precios y descuentos |
4. ¿Cuándo usar cada tipo de línea?
Nuestra recomendación sería que se usaran líneas de tipo cuenta contable si deseas un registro contable inmediato sin necesidad de gestionar productos o si el servicio no requiere gestión automática de tarifas.
Por otro lado, sería una opción para ti usar líneas de tipo producto servicio (no Inventariable) si necesitas mayor control sobre los servicios prestados, aplicación de precios o descuentos de manera estructurada, pero por contra, gestionarás un maestro adicional (Productos) en Business Central.
Si se busca flexibilidad contable, las cuentas contables son la mejor opción. Si se necesita un mayor control comercial, utilizar productos de tipo servicio es la alternativa ideal. Definir correctamente su uso optimizará la gestión financiera y operativa de la empresa.
