Retos del director financiero y cómo solucionarlos con un ERP

El rol de Director Financiero ha evolucionado a la velocidad de la luz en los últimos años. Ha pasado de ser una figura que se dedicaba únicamente a las finanzas a asumir una participación mucho más activa en su compañía: responsabilizarse de retos estratégicos, reportando directamente al CEO y a la junta…

El CFO como catalizador del cambio

Según una encuesta realizada por Brainyard en líderes de más de 21 industrias, la mayoría de los Directores Financieros (CFO) se responsabilizan de funciones fuera del ámbito de las finanzas. Por ejemplo: evaluar partnerships estratégicas, idear cómo cumplir con los objetivos de facturación con un mayor empleo de la tecnología existente…

Se encuentra en una posición privilegiada para generar un impacto en el crecimiento del negocio gracias a la internacionalización de los negocios, los mercados emergentes, acceso a nuevas fuentes de financiación, adquisiciones, nuevas tecnologías disruptivas. Pero también debe tener en cuenta que el mercado cambia rápidamente, los hábitos de los consumidores están mutando, se encarece el precio de la materia prima y el transporte y otra variedad de factores que impactan directamente en los márgenes del negocio.

En definitiva, se espera que el CFO sea un catalizador del crecimiento de la compañía y no sólo el encargado de la parte económica del negocio.

Por supuesto, asumir nuevas funciones no significa renegar de las antiguas. Además de esta nueva vertiente estratégica, debe continuar tratando con inversores, auditores, autoridades fiscales y tributarias, preparando los estados financieros, previsiones, entre muchos otros.

Debido a este cambio de orientación en su rol, el Director Financiero está sometido a una gran presión y más que nunca está preocupado por su eficiencia en las nuevas tareas estratégicas encomendadas. Una preocupación que tal vez se acentúa en pymes que no disponen de controllers u otros puestos de revisión y reporting.

Pero este cambio no termina aquí. Está previsto que el rol del CFO continúe evolucionando y expandiendo su alcance a retos que hace 10 años hubieran sido imposibles de prever.

Retos del CFO y cómo solucionarlos con el uso de Business Central

Cuánto más amplio es el enfoque del rol del Director Financiero, más tareas tiene entre sus responsabilidades, con lo que es esencial poder contar con herramientas que ofrezcan la información requerida en cada momento de forma rápida y ágil.

A continuación, vamos a repasar algunos de los retos a los que hace frente en CFO y cómo el uso de un ERP, como Dynamics 365 Business Central, puede ayudarle en estos desafíos.

#1 Adquisición y retención del talento

Encontrar personas con las habilidades específicas que necesita un departamento financiero es, sin duda, uno de los grandes retos a los que debe hacer frente el CFO. Como el rol cambia constantemente, también son cambiantes las skills que se requieren para desempeñar el trabajo. Por ejemplo, conocimiento en análisis y visualización de datos (data scientists), alta experiencia en tecnología, buenas dotes comunicativas, entre otros.

Como los costes de contratación y formación de este tipo de perfiles altamente especializados son altos, retener este talento en la empresa se convierte en un punto crítico. De hecho, un estudio de la consultora Ernst & Young presentó que el 22% de los CFO está convirtiendo en una prioridad transformar como contratar, mantener y evolucionar el talento en sus equipos financieros.

Además, una vez se ha realizado la contratación deseada es de vital importancia que se dispongan de los medios para hacer que progrese dentro de la casa con un plan de carrera a nivel de sus expectativas y comprobar, con cierta periodicidad, su nivel de satisfacción con el trabajo realizado y su puesto de trabajo para detectar potenciales áreas de mejora.

En este sentido, Dynamics 365 Business Central puede recoger la información principal de tus empleados (Gestión de Recursos Humanos en Business Central) y su evolución dentro de la empresa. Además, puedes vincular que las respuestas de los cuestionarios enviados con Forms o Power Automate se introduzcan en sus respectivas fichas, para disponer en una sola herramienta toda esta información.

Si deseas ir un paso más allá, también puedes trabajar a nivel documental toda la información vinculada con estos empleados directamente en el ERP. Y si es necesaria una firma digital, realizar el proceso de firma con Docuten eSign (link a: Docuten eSign – Dynamics 365 Business Central | Triangle) y que la documentación se almacene directamente en la ficha del trabajador correspondiente.

#2 Métricas no financieras

Como su rol se escapa de lo puramente financiero, el CFO debe tener acceso a información cruzada con otros departamentos para disponer de una visibilidad del global de la empresa.

En este sentido, no basta solo con disponer de acceso a la información, sino de que se dispongan de las herramientas para trabajarla de forma rápida y poder extraer las métricas necesarias en cada momento.

Además, el CFO debe poner su vista más allá e identificar y analizar otros eventos externos al negocio que impactarán la industria.

Por ejemplo, disponer de cuadros de mando y reports generados con los datos del ERP en herramientas como Jet Reports o Power BI ayudarán al CFO a disponer de una visión holística del negocio.

#3 Datos desconectados

El Director Financiero necesita datos para tomar decisiones. Unificar data para su análisis elimina la necesidad de tener que recurrir a diferentes bases de datos o herramientas y cruzarlos a posteriori en una hoja Excel o Power BI.

Además, disponer de única fuente de datos reduce los errores derivados del procesamiento manual de los mismos y acelera la velocidad en la que puede extraerse el reporting.

Un estudio de Accenture ha demostrado que el 76% de los CFO cree que unificar los datos desbaratados es vital para lograr los objetivos comerciales. Otra dimensión importante en el desafío de los datos desconexos es la necesidad que los directores financieros se aseguren de que los estados financieros de la empresa sean precisos y auditables.

Estaréis de acuerdo de la gran pérdida de tiempo que supone tener la información que se necesita alojada en diferentes bases de datos y hojas de cálculo dispares; de manera que obtener la información en pocos minutos se transforma en una tarea imposible. ¿El resultado? Tareas manuales que aportan bajo valor a la empresa y que suponen un lastre para la agilidad y automatización del departamento. En pleno siglo XXI, disponer de la información y su análisis en tiempo real nunca había sido tan importante y, más aún, si se considera la situación cambiante del mercado y de las preferencias de los consumidores.

Es por este motivo que este segundo reto del director financiero debe solucionarse con la mejora de la capacidad de análisis y el impulso del big data para transformar la previsión, la gestión de riesgo y comprender los impulsores de valor. Los datos son esenciales para optimizar el crecimiento de las empresas y el punto principal de partida es disponer de una única fuente de datos: en este caso sería el ERP. Además, que toda la información se encuentre en una única solución facilita que todos los miembros del departamento estén consultando y trabajen con la misma versión de la realidad. De manera que, a la vez, se está garantizando la integridad de los datos y la coherencia del reporting a realizar.

#4 Impulsar el big data

En cierto modo desvelado por el Covid, se demostró que es crítico para el negocio disponer de datos y saber cómo interpretarlos. Para los Directores Financieros, el desafío es hacer un buen seguimiento de sus datos para descubrir tendencias y conocimientos que respalden la creación de estrategias de la empresa con visión de futuro. El análisis de big data, cuando se realiza correctamente, permite a los directores financieros plantear pronósticos con mayor precisión y hace que toda la organización sea más ágil.

Con esta finalidad y como se mencionaba anteriormente, se les pide a los CFO y a su equipo que tengan en cuenta más datos que los puramente financieros, vayan un paso más allá. De manera que el reto es incluir datos de operaciones, mercados, redes sociales y marketing y otros equipos en los mismos dashboards y, más importante aún, traducir esa información en inteligencia de negocio.

Paradójicamente, si bien las herramientas de análisis de datos se han vuelto más disponibles y efectivas, los estudios muestran que muchos directores financieros confían más en la intuición y la experiencia que en los datos. Superar este desafío para adoptar el análisis predictivo puede ser difícil para los directores financieros que tradicionalmente se han basado en el análisis histórico y no tenían en cuenta la necesidad de anticiparse a las tendencias de futuro.

Es por este motivo que se espera que cada vez más los Directores Financieros y su equipo utilicen modelos predictivos para tomar decisiones y mitigar posibles riesgos. Para ello, será fundamental la interacción entre la tecnología, los datos financieros y una visión a largo plazo. Es crítico que el CFO pueda liderar estas iniciativas. Por este motivo, en otro de los retos de planteará qué skills y habilidades debe tener el director financiero para liderar la adopción de tecnología para el equipo financiero.

Los Directores Financieros y de Tecnologías de la Información deberían colaborar en la gestión de la tecnología. Después de todo, los gastos relativos a IT se encuentran entre los 5 principales en cualquier empresa. Los CFO confían cada vez más en la tecnología para hacer su trabajo de manera efectiva; y es que existen soluciones para simplificar sus tareas y procesos.

No obstante, según un estudio del FSN Modern Finance Forum se desprende que un tercio de los Directores Financieros aún confía más en sus instintos que en las predicciones que genera basadas en datos. ¿El motivo? La dificultad que supone dominar el trabajo masivo con datos, el volumen de los mismos y la variedad de datos a considerar.

Ante este reto, se necesitan las herramientas adecuadas para que el Director Financiero disponga de ayuda para comprender dónde se encuentra la información que necesita, desde una perspectiva tecnológica, y otras soluciones para convertir grandes volúmenes de datos sin procesar en datos procesables.

#5 Añadir automatización a la tecnología

Las implementaciones de tecnología adicional que de soporte al equipo financiero para impulsar la automatización de procesos son un desafío clave para los Directores Financieros. Solo alrededor de un tercio de las tareas financieras se han automatizado, aunque Accenture estima que se pueden automatizar hasta el 80%.

Según una encuesta de Brainyard, el quinto reto que los Directores Financieros consideran que tienen encima de la mesa es la implementación de tecnología para el departamento financiero y, efectivamente, esta es una de las nuevas funciones del rol de CFO: liderar la implementación de fintech y tecnologías que contribuyan a la automatización. ¿El problema? No en todos los casos se disponen de los conocimientos suficientes para optimizar y sacar el máximo provecho a esta tecnología.

Una razón subyacente de esta brecha es que la adopción puede verse obstaculizada por un personal adverso al cambio. Ahí es el CFO quien debe remarcar al equipo que la automatización de las tareas rutinarias les libra de tareas manuales y repetitivas sin valor añadido para dedicar este tiempo a otros quehaceres que sí que contribuyan a crear futuro.

Los CFO con más visión de futuro están considerando tecnologías emergentes, como pronósticos financieros con aprendizaje automático, automatización de procesos robóticos y blockchain, para ayudar a maximizar el valor comercial y la eficiencia. A medida que trabajan en sus cálculos de retorno de la inversión, buscan eficiencias de costos en toda la empresa y establecen objetivos para medir la efectividad de esas inversiones.

En este sentido, Microsoft brinda las herramientas para que Directores Financieros u otros roles sin conocimiento técnico de ciertas tecnologías puedan de forma autónoma construir esta automatización de procesos y puedan trabajar con inteligencia artificial directamente en el ERP.

Concretamente, Power Apps y Power Automate ayudan a los usuarios no técnicos de las empresas a construir automatismos, flujos y pequeñas aplicaciones para automatizar la entrada de datos al ERP o desencadenantes de otras tareas. Por otro lado, Business Central incorpora la Inteligencia Artificial de Cortana Intelligence en ciertos puntos de la aplicación para ayudar al equipo a realizar predicciones de futuro sobre hitos de negocio. Puedes descubrir todos los ejemplos en el siguiente artículo: Inteligencia Artificial (IA) en Dynamics 365 Business Central (triangle.es)

#6 Dar soporte a un equipo en remoto

El cambio a una fuerza laboral remota brinda tanto oportunidades como desafíos para los CFO. Las empresas que cambiaron con éxito a un modelo remoto o híbrido están replanteándose sus inversiones en espacio de oficina físico. Los posibles ahorros de costos y retornos de las inversiones en tecnología, junto con los beneficios para los empleados, favorecen la continuación del trabajo desde casa o las opciones híbridas.

Los desafíos que suponen para el Director Financiero que su equipo esté trabajando en remoto son el potencial de agotamiento de los empleados y la necesidad de reconstruir la cultura empresarial. Un punto crítico es contar con la tecnología adecuada para que el equipo pueda trabajar desde casa o desde donde sea. Una solución ERP en la nube, en este sentido, brindan al equipo financiero la capacidad de acceder a toda la información desde cualquier lugar para hacer su trabajo. Sin duda, el ERP es una pieza imprescindible en este enfoque de modelo de trabajo.

#7 Prevenir fraude e invertir en ciberseguridad

Como parte de las responsabilidades del Director Financiero se incluye la de ser el guardián económico del negocio. Como se ha mencionado anteriormente, los líderes financieros a menudo son responsables de la gestión de riesgos, lo que incluye encontrar y prevenir el fraude e invertir en seguridad cibernética. Los directores financieros reconocen la necesidad de mantener protegidos los datos confidenciales (¿Como administrar datos GDPR en Dynamics 365? – Microsoft Dynamics (triangle.es) y los costos potenciales que pueden causar los ataques cibernéticos.

La permanencia esperada de las fuerzas de trabajo remotas agrega una nueva dimensión para los CFO que gestionan los riesgos potenciales de fraude y ciberseguridad y hace que la nube sea más atractiva, dadas las ventajas de seguridad y la gran inversión que anualmente realiza Microsoft en mantenimiento y seguridad de los entornos.

#8 Garantizar el cumplimiento normativo

Los directores financieros son los principales responsables de garantizar el cumplimiento normativo de sus empresas, también conocido como compliance en inglés. Las auditorías ya son bastante difíciles, pero garantizar el cumplimiento es otra cuestión completamente diferente. Las empresas hoy deben estar más atentas a las amenazas a su solvencia financiera debido a las violaciones de las leyes, los reglamentos y los estándares de la industria, que se encuentran en constante en evolución.

Los CFO deben asegurarse de que exista la infraestructura necesaria para proporcionar a todas las partes interesadas, incluidos los líderes de departamentos como IT, Recursos Humanos y otros altos cargos ejecutivos, las herramientas que necesitan para cumplir con los requisitos de cumplimiento y seguir desempeñando sus funciones de manera efectiva.

En este sentido, disponer de un ERP permitirá que el equipo tenga las herramientas para rápidamente adaptar sus datos a los nuevos requerimientos normativos o legales. Además, también el equipo financiero tendrá la tranquilidad que el ERP se adaptará a las novedades que pueda necesitar. Por ejemplo, cuando el gobierno aprobó la necesidad de presentar el SII para determinados tipos de empresas, Microsoft rápidamente desarrolló esta funcionalidad para que los clientes que utilizan Business Central pudieran seguir siendo compliance.

Del mismo modo, estamos pendientes de saber cómo se adaptará la herramienta a las novedades que presentará la ley Crea y Crece, que se encuentra en proceso de aprobación y tramitación.

#9 Adoptar la innovación y ser más Agile

Por todo lo dispuesto anteriormente, se puede concluir que la forma en que los directores financieros cumplan con sus roles en constante evolución dependerá en gran medida de qué tan bien puedan liderar la innovación dentro de sus organizaciones. Uno de los principales desafíos para los CFO es continuar el ritmo de cambio e innovación que permitió a sus empresas sobrevivir al clima económico de 2020 para que puedan capturar, aprovechar y crear nuevas oportunidades futuras.

Trabajando junto con otros líderes de departamentos varios, los Directores Financieros necesitan impulsar la innovación financiera de una manera que apoye el crecimiento. Las funcionalidades mencionadas del ERP como el análisis predictivo, los dashboards y los indicadores clave de rendimiento jugarán un papel importante para ayudar a los CFO a identificar y anticipar oportunidades.

Otro aprendizaje que trajo la pandemia es la necesidad de que las empresas sean más ágiles en la toma de decisiones y la adopción de cambios. De no disponer de un plan B, los negocios podrían tener dificultades para seguir adelante.

Por último, el enfoque global que debe adoptar el CFO, sin importar el sector o el tamaño de la empresa, es el de ser Ágil y no tener miedo a probar, iterar y cambiar procesos, soluciones y sistemas. Es imprescindible que los Directores Financieros determinan las limitaciones de sus sistemas obsoletos para que el cambio y adopción de nueva tecnología sirva para innovar y salir reforzados de cada decisión.

Si crees que Business Central es una herramienta que puede apoyar tu estrategia de crecimiento y ayudarte a cumplir con tus objetivos no dude en consultar con nuestro equipo.

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