Razones para actualizarse a Business Central Cloud

Sabemos que el salto a la nube y, más específicamente, a un modelo SaaS (Software as a Service) de Business Central es un tema que te preocupa, así que estamos aquí para solucionar algunas de las preguntas más importantes que produce este cambio.

Diferencias entre la implantación on-premise de Business Central y la versión SaaS

La principal diferencia entre un modelo on-premise y SaaS es que como la aplicación en SaaS está alojada en un cloud de Microsoft público, no hay necesidad de mantener servidores físicos en las instalaciones de la empresa. Además, esto se traduce en que no es necesario disponer de un gran equipo de IT responsable de la gestión de estos servidores ya que nos encargamos de esta tarea junto a Microsoft.

Otra de las grandes diferencias, es que cuando empieces a trabajar en SaaS se habrán terminado los proyectos de migración de ERP para tu empresa, ya que siempre estarás actualizado a la última versión de la herramienta.

Por otro lado, debido a las nuevas herramientas que disponemos de comunicación con Microsoft, como partners somos más ágiles en la creación y gestión de licencias de usuarios. De manera que, cuando necesites añadir un usuario a la licencia, podremos gestionarlo en cuestión de minutos.

El roadmap de Microsoft

Si miramos atrás, otro punto en el que la comunidad de Dynamics ha hecho un salto sustancial es en la comunicación de las novedades, como vimos en el evento de de Directions EMEA 2021.

Para las anteriores versiones, Microsoft mantenía en secreto cuales eran las novedades funcionales que se incorporaban y se presentaban públicamente en grandes eventos. Este planteamiento ha cambiado y, gracias a un afán de ser totalmente transparentes con partners y clientes usuarios del software, Microsoft actualiza recurrentemente un roadmap público de la aplicación que se puede consultar aquí (Hoja de ruta de productos | Microsoft Dynamics 365).

En el enlace anterior se puede consultar en cualquier momento cuáles son las características planeadas y cuándo está previsto que estén disponibles en los entornos de Business Central.

Sin duda un cambio muy importante que debe tenerse en cuenta antes de realizar cualquier desarrollo, ya que a lo mejor podemos esperar al release y conseguir de forma estándar esa funcionalidad.

Para alimentar este roadmap, Microsoft dispone de una página de ideas (Categories (dynamics.com)) en la que tanto clientes como partners podemos añadir funcionalidad que nos gustaría ver en la aplicación y Microsoft selecciona entre las ideas más votadas o novedosas y lo incorpora a su hoja de ruta. ¡Os animamos a utilizar este portal!

Cambios desde el punto de vista de los usuarios

En cuanto a la asistencia y soporte, Business Central incorpora en diversos puntos de la aplicación documentación online del producto, por ejemplo, disponible a través del buscador. De este modo, es más fácil y ágil acceder a esta información ante cualquier duda. Eso sí, lo que no cambia es la asistencia y soporte que brinda el partner para que los usuarios puedan trabajar de la forma más cómoda posible.

Desde el punto de vista de diferencias entre entornos: ¿qué se puede hacer en Business Central SaaS que no se puede lograr en un entorno local on-premise?

Veamos un ejemplo concreto. Un cliente que tiene un gran número de empresas en su base de datos y quiere una forma más fácil de crear documentos y que, además, utiliza Salesforce como CRM para gestionar la relación con sus clientes.

El reto es el siguiente: ¿qué pasaría si pudieran pulsar un botón en Salesforce, para que Business Central se abriera creando una nueva orden de compra, rellenando toda la cabecera de la orden de compra, y lo único que tuviera que hacer el usuario fuera introducir las líneas?

Con Business Central SaaS podemos hacerlo utilizando las APIs ahora disponibles en Business Central SaaS. Además de la potencia de comunicación vía APIs, también destacaríamos que no hay necesidad de trabajar con un departamento de IT interno para asegurarse de que no se está exponiendo demasiada información (o comprometiendo la seguridad).

Utilizando las APIs de Business Central se construye la capacidad para que el cliente con un simple clic pueda crear una orden de compra, abrir Business central y crear la nueva orden de compra con la información del proveedor en la cabecera.

Lo que antes suponía un gran desafío, necesitando una mayor inversión on-premise, ahora los usuarios pueden lograrlo tras un proyecto de integración realizado por el partner, para que ellos tan solo tengan que dedicarse a introducir líneas.

¿Qué nos aporta Appsource?

Otro de los beneficios que destacan nuestros clientes que trabajan en la versión SaaS es la posibilidad de descargar aplicaciones (de licenciamiento gratuito o de pago) de Appsource, previa validación por nuestra parte de la solución.

Esto abre muchas oportunidades tanto durante la implementación, como si están buscando añadir una funcionalidad a posteriori, podemos trabajar con ellos para testearla. Por ejemplo con la app IRPF Business Central.

Por otro lado, si trabajamos on-premise este proceso no sería tan sencillo. Casi siempre este tipo de proyectos implicaban un desarrollador, o algún tipo de cambio en el servidor, asegurándose de que la información y objetos estaban disponibles para estas aplicaciones de terceros.

Trabajar desde cualquier sitio y dispositivo

Otro de los puntos positivos de trabajar en la versión SaaS es la ausencia de limitaciones en cuanto a movilidad. Tanto a raíz del Covid, cuando todas las empresas implantaron el trabajo en remoto, como en otros momentos en los que pueda ser necesario, la versión SaaS ofrece la posibilidad de trabajar desde cualquier sitio y dispositivo, ya que tan solo requiere una conexión a internet.

Por nuestra parte como partners, que el cliente trabaje en el entorno SaaS también nos ofrece más capacidad para ofrecerle soporte de forma más rápida y ágil, ya que las conexiones son más sencillas.

Microsoft 365 y su ecosistema

Una cosa que nos gustaría añadir, siendo algo muy importante por lo que hablaremos con detalle más adelante en este artículo, es la integración en el Stack de Microsoft. Estamos diciendo, que Microsoft tiene todo este ecosistema llamado Microsoft 365 y es el conjunto de todas sus aplicaciones alojadas en el cloud, desde el correo electrónico, al paquete office, como a otras ofertas más allá del ERP de Microsoft, incluso las plataformas de automatización, es decir, Business Central se incorpora a todo ese ecosistema.

El punto a favor es que permite integrarte en toda el Stack de Microsoft con mucha más facilidad, en lugar de tener que crear integraciones personalizadas, para los sistemas que no se conectan de forma nativa entre sí, por lo que creemos que es una pieza fundamental del entorno SaaS, la cual no la tienes cuando estás utilizando un servidor local.

 

Integración de Business Central con el Stack de Microsoft

Hablemos a continuación de cómo Business Central encaja en el stack de aplicaciones de Microsoft y permite la mayor eficiencia con otros productos como por ejemplo Power BI y reporting.

Imagínate poder crear tus informes fácilmente, exportando a Excel rápidamente, ¿ideal, verdad? En este sentido, la integración con Microsoft Excel y Power BI aporta a los usuarios la comodidad de trabajar con los datos de forma más sencilla y tener un control de los cambios.

Estamos hablando de la capacidad de utilizar las herramientas con las que ya estás familiarizado y ser capaz de obtener la información que necesitas de forma más rápida y eficiente.

Para algunas empresas, en las que el tiempo es crucial, tener a tu disposición esta información y dashboards al momento puede traducirse en un gran beneficio competitivo.

Como puedes observar, en el último par de versiones de Business Central, Microsoft ha invertido fuertemente en la integración con la suite de productos en la nube, abarcando conexión con todo el paraguas de Microsoft 365 y Office 365.

En este sentido, tienes a tu disposición también la integración con las aplicaciones de Office 365 y Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI) e incluso integración con el CRM de Customer Engagement de 365 para operaciones de ventas y Microsoft Dataverse, para intercambio de datos entre apps.

Si nos fijamos en lo que se ha conseguido, también contamos con una integración nativa con Teams, y ahora tenemos más conectores disponibles para herramientas como el Mircosoft Dataverse, donde se puede empezar a enviar datos desde Business Central a un almacén de datos.

El futuro con Power Platform

Otro de los aspectos en los que Microsoft va a continuar invirtiendo es en la integración con Power Automate, con el cuál puedes incorporar conectores. Microsoft va a empezar a integrar cada vez más todos estos diferentes productos juntos, para que puedan trabajar uniformemente a través de todo el ecosistema de Microsoft.

Podemos ver cómo es más fácil la integración porque se cuenta con la metodología low-code / no-code, así que para un escenario que típicamente se necesitaría un desarrollador de NAV, ahora se puede utilizar Power Platform para construirlos de forma más eficiente sin necesidad de desarrollos. ¿Cómo Power Apps puede ayudarte a lograr más?

Hemos mencionado anteriormente que la migración a SaaS es el último proyecto de migración de versión ya que las actualizaciones en el SaaS se realizan de forma automática de forma centralizada, ya sea un parche de seguridad, una corrección de errores o un nuevo release con funcionalidad. Estos updates se realizan de forma fluida y sin afectación a los entornos de trabajo.

El Tenant se actualiza y hay poca o ninguna interrupción para trabajo del día a día, no hay necesidad de apagar tu entorno, no hay necesidad de tener grandes equipos centrados en proyectos de actualización del entorno, ¡las actualizaciones simplemente ocurren!

Triangle estudia en detalle esas actualizaciones antes de que se publiquen en los entornos de los clientes y ya que tiene acceso a éstas con anterioridad. De este modo, podemos preparar todas las comunicaciones relativas a estas novedades y recomendarlas a los clientes para los que pueden serles interesantes. A ti, como cliente, estas actualizaciones se instalan en tu entorno sin necesidad de ninguna acción por tu parte, incluidas en tu licenciamiento de usuarios mensual y seguro que disfrutarás de los beneficios de estar siempre en una versión actualizada.

Para aquellos que han estado en el mundo de Dynamics NAV o Navision sabemos que las actualizaciones son proyectos complejos y de alto riesgo, y las actualizaciones son costosas especialmente para aquellos clientes que cuentan con una base de datos altamente modificada.

Más autosuficiencia a nivel de usuario

Por último, un punto que destacan todos nuestros clientes que trabajan en SaaS es la autosuficiencia que se gana en cuanto a tareas sencillas se refiere (por ejemplo, cambiar disposición de columnas, personalizar vistas, entre otros). Son pequeñas tareas que nunca antes había sido capaz el usuario de realizarlas por su cuenta.

Por nuestro lado, Triangle está totalmente alineado con la dirección de Microsoft y la visión de futuro del producto, especialmente de la premisa «Cloud First». Además, para ofrecer un servicio más completo a los clientes que lo precisan, también podemos ayudarte en tu estrategia de automatización de tareas con las soluciones de Power Platform o aplicaciones satélite de Business Central.

En Triangle estamos muy entusiasmados con todas estos las ventajas que puedes ganar si te sumas a trabajar en SaaS, por lo que puedes aprender más sobre ello en el blog de nuestra página web y en nuestro canal de Youtube.

También estamos disponibles en cualquier momento para charlar contigo acerca de dudas que puedas tener sobre el paso a la nube o los planes que tengas a futuro para tu sistema de ERP. Simplemente no dudes ponerte en contacto con nosotros.


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