¿Trabajas con proyectos en Business Central? La gestión eficiente de proyectos dentro de una empresa requiere un control preciso sobre recursos, tiempos, presupuestos y facturación.
Microsoft Business Central es una solución ERP para la gestión de proyectos de forma integrada, facilitando la planificación, el seguimiento y la optimización de costes en cada fase.
Descubre los 10 conceptos básicos que te permitirán optimizar la gestión de proyectos en tu ERP Business Central.
1. Fichas de proyectos
La creación de proyectos es el primer paso para gestionar cualquier iniciativa. Las fichas de proyecto en Business Central son el punto de partida para la gestión de cualquier proyecto. En ellas se centraliza toda la información relevante, incluyendo datos generales, clientes asociados, fechas clave, presupuesto estimado y estado del proyecto.
También es el lugar dónde revisarás el estado de su ejecución. Por este motivo, solo si mantienes esta información actualizada podrás garantizar un control efectivo de tus proyectos.
Además, estas fichas están integradas con otros módulos del ERP, lo que garantiza una visión global y actualizada del estado financiero y operativo del proyecto en todo momento.
2. Tareas y estructura del proyecto
Para que un proyecto sea eficiente, es esencial desglosarlo en tareas bien definidas. En Business Central, cada proyecto se organiza mediante una estructura jerárquica de tareas, permitiendo establecer dependencias entre actividades y gestionar los tiempos de ejecución con mayor precisión. Este ERP te permite:
- Desglosar proyectos: Crea una estructura jerárquica de tareas, sub-tareas y actividades.
- Asignar responsables: Define claramente quién es responsable de cada tarea.
- Estimar la duración: Establece plazos realistas para cada actividad.
- Presupuestar por tarea: Asigna un presupuesto específico a cada tarea para un control granular de los costes.
Este desglose estructural facilita la monitorización precisa del avance del proyecto y la comparación entre lo presupuestado y lo real a nivel de tarea, permitiendo identificar rápidamente desviaciones y áreas que requieren atención.
3. Planificación de recursos
Asignar los recursos adecuados a cada tarea es un aspecto crítico en la gestión de proyectos. Cuando trabajamos con recursos en Business Central estos pueden hacer referencia tanto a empleados, maquinaria y otros activos necesarios para completar las tareas del proyecto.
A través de la planificación de recursos, los responsables del proyecto pueden asignar correctamente los recursos. Además, a través del ERP puedes establecer precios (de venda y de coste por defecto), cambiarlos para un proyecto en concreto, indicar información de interés a la hora de planificarlos, entre otros.
4. Presupuestos de proyecto
El control financiero es clave en cualquier proyecto, y para ello, Business Central permite la creación y gestión de presupuestos específicos para cada proyecto.
Para empezar a trabajar en un proyecto inicialmente indicaremos el presupuesto, que corresponde a las horas y recursos que esperamos destinar al proyecto. Y luego podremos comprar los costes reales con los presupuestados.
Una de las ventajas del Microsoft Business Central es la posibilidad de comparar los valores presupuestados con los costes reales en cada fase del proyecto. Esto permite detectar desviaciones de manera temprana y aplicar correcciones en la ejecución del proyecto, asegurando que se mantenga dentro de los márgenes financieros establecidos.
5. Gestión de tareas
La gestión de tareas en Microsoft Dynamics 365 Business Central es el motor que impulsa la ejecución del proyecto y asegura el cumplimiento de los plazos. El sistema facilita:
- Comunicación y colaboración: Facilita la comunicación entre los miembros del equipo sobre el avance de las tareas (aunque esta funcionalidad puede requerir extensiones o integraciones con otras herramientas colaborativas).
- Creación y asignación de tareas: Define las actividades específicas a realizar y asígnalas a los responsables.
- Seguimiento del progreso: Monitoriza el estado de cada tarea (pendiente, en curso, completada) y el avance general del proyecto.
- Gestión de plazos: Establece fechas de inicio y fin para cada tarea y recibe alertas sobre posibles retrasos.
Gracias a la integración con otros módulos, como la gestión de tiempos y la planificación de recursos, cada tarea se actualiza automáticamente en función del avance del proyecto. Esto proporciona una visión global y centralizada, evitando errores y mejorando la coordinación entre equipos.
6. Registro de tiempos y costes
Para poder llevar el control del tiempo invertido en cada tarea es esencial que se introduzcan al sistema las horas realmente empleadas por los trabajadores. El registro de tiempos y costes permite llevar un control detallado de las horas trabajadas y los gastos asociados a cada tarea o fase del proyecto. Esta tarea es clave para medir la rentabilidad del proyecto.
Business Central permite a los empleados registrar sus horas trabajadas y asignarlas a tareas específicas, facilitando el control de costes relacionados con el proyecto. Y hasta se pueden imputar las horas de uso de la maquinaria para mantener un control preciso de los costes.
Si se desea que no sea el empleado quién introduzca dichos datos en el sistema, puede realizarlo una persona de administración que centralice la recogida de las horas de sus compañeros y luego las impute de forma masiva al sistema, por proyecto y tarea.
7. Facturación de proyectos
La facturación es una parte fundamental de la gestión de proyectos, y Business Central permite generar facturas de manera automática en función del avance de cada proyecto. Los diversos modelos de facturación son::
- Facturar por hitos: Genera facturas al alcanzar objetivos o entregables específicos del proyecto.
- Facturar por tiempo y materiales: Cobra a tus clientes en función de las horas trabajadas y los materiales utilizados.
- Facturar a precio fijo: Establece un precio cerrado para el proyecto completo.
- Gestionar diferentes métodos de facturación: Configura reglas de facturación personalizadas según el tipo de contrato y las necesidades del cliente.
- Generar facturas desde el proyecto: Crea facturas de proyecto directamente desde la ficha del proyecto, agilizando el proceso de cobro.
Además, al estar integrado con el módulo financiero, se pueden automatizar los procesos de cobro y conciliación de pagos.
8. Compras y gastos asociados
Durante la ejecución del proyecto, pueden generarse compras de materiales o servicios. La gestión de compras dentro de un proyecto implica controlar todos los materiales, servicios y recursos adquiridos para su ejecución. En Microsoft Business Central, cada compra puede asociarse directamente a un proyecto, permitiendo una trazabilidad completa de los gastos.
Business Central permite vincular estos costes directamente al proyecto para un control financiero preciso. Esta imputación puede realizarse directamente desde los documentos de compra, si así se desea. Tanto a nivel de proyecto como de líneas y tareas exactas, para un mayor control.
9. Control de avance y desviaciones
Un aspecto crítico en la gestión de proyectos es el control del avance real frente a la planificación inicial. El seguimiento del progreso es esencial para detectar desviaciones en tiempo y presupuesto.
Business Central ofrece varios reports de control que comparan lo planificado con lo ejecutado, facilitando la toma de decisiones correctivas. Además, también podría conectarse la BBDD a Power BI para disponer de dashboards interactivos más visuales, si así se desea.
Esta información facilita la toma de decisiones y permite realizar ajustes para minimizar riesgos y optimizar la rentabilidad.
10. Análisis de rentabilidad del proyecto
Una vez finalizado el proyecto, es fundamental evaluar su rentabilidad y eficiencia. Business Central permite generar dashboards detallados sobre ingresos, costes y márgenes de ganancia en cada fase del proyecto.
Business Central es una herramienta integral que no solo facilita la eficiencia en la gestión de proyectos, sino que también proporciona un control riguroso sobre el avance y los costes, y permite evaluar la rentabilidad de manera precisa. La capacidad de integrarse con Power BI para la creación de dashboards interactivos añade un valor adicional, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas basadas en datos visuales y accesibles.
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