En los últimos años, se ha hablado mucho sobre los sistemas ERP como una herramienta imprescindible para controlar procesos e integrar los diferentes departamentos y áreas de una empresa. Sin embargo, lo realmente complicado es saber qué aspectos considerar al elegir un ERP.
¿Te sientes abrumado entre montones de hojas de cálculo? ¿Tus empleados dedican más tiempo buscando información que utilizándola? Tranquilo, no eres el único.
Optar por un programa de gestión es una decisión crucial para la empresa, y debe tomarse desde una perspectiva estratégica, con una mirada puesta en el futuro.
¿Cómo elegir un ERP? Todo lo que necesitas saber
Elegir un ERP puede parecer una tarea abrumadora. Con tantas opciones disponibles en el mercado, encontrar el sistema perfecto para tu empresa puede sentirse como buscar una aguja en un pajar digital.
Pero aquí está la realidad: no se trata simplemente de adquirir otro software. Se trata de encontrar el sistema que se convierta en la columna vertebral de tu empresa, ese que transforme el caos en orden y las pérdidas de tiempo en auténtica productividad.
En esta guía vamos al grano. Te mostraremos exactamente cómo elegir un ERP que realmente funcione para tu negocio. Sin jerga técnica innecesaria ni promesas vacías. Solo información práctica que puedes empezar a usar desde hoy mismo.
Tanto si diriges una pequeña empresa en expansión como si estás al frente de una compañía consolidada, al terminar esta lectura sabrás exactamente qué necesitas para tomar una decisión informada.
¿La mejor parte? No necesitas ser un experto en tecnología para entenderlo. Te explicaremos todo de manera clara y directa.
¿Qué es realmente un ERP y por qué lo necesitas?
Imagina tener todos los procesos de tu empresa funcionando como un reloj suizo. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es básicamente el cerebro digital de tu empresa.
¿Qué hace exactamente?
Es un software que:
- Conecta todos los departamentos de tu empresa
- Automatiza procesos repetitivos
- Centraliza toda tu información
- Reduce errores humanos
En palabras más sencillas, ¿qué significa esto?
Cuando ventas hace una factura:
- Contabilidad la ve al instante
- El stock se actualiza automáticamente
- El inventario se ajusta solo
- Los informes se generan solos
Es como tener un asistente que:
- Nunca duerme
- No comete errores
- Trabaja en todos los departamentos
- Mantiene todo organizado
¿Por qué lo necesitas AHORA?
Las empresas que usan ERP:
- Ahorran 30% en gastos operativos
- Reducen errores en un 40%
- Toman decisiones 5 veces más rápido
- Mejoran la satisfacción del cliente
Los 4 tipos de ERP que existen (y cuál te conviene)
Al momento de elegir un ERP, es importante conocer los diferentes tipos de softwares que existen en el mercado. Cada uno tiene características particulares que pueden ajustarse mejor a las necesidades específicas de tu empresa. A continuación, se detallan los principales tipos de ERP:
ERP On-Premise (Local)
Se trata del ERP que se instala en los servidores físicos de la empresa. El control y la gestión del sistema son totalmente locales, lo que proporciona un mayor grado de personalización y seguridad. Es ideal para empresas que tienen un departamento de TI robusto y prefieren gestionar sus datos de manera interna. Se trata de una opción que está en decaída por las desventajas que ofrece respecto a otros modelos:
- Ventajas: Mayor control sobre la seguridad y personalización.
- Desventajas: Gastos iniciales elevados, gran peso al hardware, mantenimiento a cargo de la empresa y menos flexibilidad para actualizaciones (ERP que no evoluciona).
ERP en la nube (Cloud)
Los ERP en la nube funcionan a través de servidores externos, gestionados por el proveedor de software. Esto permite acceder al sistema desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que lo convierte en una solución flexible y escalable, ideal para empresas que prefieren un modelo de costes por suscripción y que no quieren gestionar infraestructura propia.
- Ventajas: Implementación rápida, accesibilidad remota, desembolso inicial más bajos.
- Desventajas: Dependencia del proveedor para actualizaciones y seguridad.
ERP Híbrido
Un ERP híbrido combina características tanto de soluciones on-premise como en la nube. Algunas funciones se gestionan en servidores locales, mientras que otras están disponibles en la nube. Es una opción intermedia para empresas que buscan flexibilidad sin perder el control total sobre algunos procesos.
- Ventajas: Mayor flexibilidad y capacidad de personalización.
- Desventajas: Complejidad en la gestión de diferentes entornos y posibles costes más elevados. Riesgo de seguridad ya que va a cargo de la empresa.
ERP Verticales
Estos ERP están diseñados específicamente para industrias o sectores específicos, como manufactura, salud, construcción o retail. Las soluciones verticales ya vienen preconfiguradas con las funciones esenciales para las necesidades de ese sector en particular.
- Ventajas: Funcionalidades específicas para el sector, menor tiempo de implementación.
- Desventajas: Menor flexibilidad fuera de los requisitos estándar del sector, posible desaprovechamiento de funcionalidades potentes que no son sectoriales.
5 Señales de que necesitas un ERP urgentemente
¿Te has preguntado si tu empresa realmente necesita un ERP? Estas son las señales más claras que indican que es momento de dar el paso:
- Tu equipo pasa más tiempo buscando datos que usándolos.
- Los archivos importantes están dispersos en diferentes carpetas
- Nadie sabe dónde está la última versión de los documentos
- Tus empleados pierden horas recopilando información para informes básicos
- Los errores manuales se están multiplicando.
- Encuentras duplicación de datos constantemente
- Las facturas tienen errores frecuentes
- La información entre departamentos no coincide
- Tu equipo pasa horas corrigiendo errores que podrían evitarse
- Tu inventario es un caos.
- No sabes exactamente qué tienes en stock
- Has perdido ventas por falta de producto
- Tienes exceso de inventario que no necesitas
- Las predicciones de demanda son puro «instinto»
- La comunicación entre departamentos es un desastre.
Como este ejemplo real:
El departamento de ventas promete una entrega para mañana, pero almacén no tiene el producto. ¿Te suena familiar?
- Cada departamento maneja su propia información
- Las actualizaciones importantes no llegan a tiempo
- Hay confusión sobre quién debe hacer qué
- Tu competencia te está dejando atrás.
- Tus procesos son más lentos que los de la competencia
- No puedes ofrecer la misma velocidad de respuesta
- Te cuesta más hacer las mismas operaciones
- Tus márgenes se están reduciendo por ineficiencias
¿Y ahora qué?
Si te identificaste con tres o más de estas señales, es momento de considerar seriamente la implementación de un ERP.
No se trata solo de tener un software más, sino de transformar la manera en que opera tu negocio.
Factores clave para elegir un ERP
Nos gustaría recordar una frase que se tiene que tener en cuenta durante todo este proceso: “El mejor ERP es el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa”.
A medida que una empresa crece, sus operaciones se vuelven más complejas. Sin un sistema de gestión adecuado, las organizaciones pueden enfrentar problemas como la falta de visibilidad en las operaciones, errores de comunicación entre departamentos, y dificultades en la toma de decisiones debido a la dispersión de datos en múltiples sistemas.
Un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central, resuelve estos problemas al unificar todas las funciones empresariales en un solo sistema, permitiendo que la información fluya de manera fluida entre los diferentes departamentos. Entre los principales factores clave para elegir un ERP se encuentran:
- Mayor eficiencia operativa: automatizar procesos y eliminar tareas manuales repetitivas, los empleados pueden enfocarse en actividades de mayor valor.
- Mejora en la toma de decisiones: contar con acceso a datos en tiempo real, los directivos pueden tomar decisiones más informadas y oportunas.
- Visibilidad y control total: tener una visión integral de toda la organización, facilitando la supervisión y el control de cada área.
- Reducción de costes: optimizar los procesos y evitar duplicidades, los gastos operativos disminuyen considerablemente.
- Escalabilidad: si tu empresa crece, el ERP se pueda adaptar y expandir para cubrir nuevas necesidades y procesos adicionales.
Caso práctico: Cómo una PYME aumentó sus ventas con el ERP correcto
«Desde el inicio, el hecho de que la herramienta fuese user friendly nos ayudó mucho a aumentar la productividad del equipo que la utiliza y también contribuyó a ese factor la similitud de interface con otros productos de Microsoft» Janeth Huerta.
Leer más sobre el caso de Thomas Wellness Group
Pasos para elegir el ERP adecuado
A la hora de elegir un ERP para tu empresa, es fundamental seguir un proceso estructurado que te permita tomar la mejor decisión posible. A continuación, te presentamos los pasos clave para seleccionar el sistema ERP adecuado para tu negocio.
Evalúa las necesidades de tu empresa
El primer paso para elegir un ERP es comprender las necesidades específicas de tu empresa. Cada organización tiene características particulares que deben ser tenidas en cuenta al seleccionar un sistema ERP. Algunas de las preguntas que debes hacerte en esta etapa son:
- ¿Qué procesos deben ser optimizados o automatizados?
- ¿Cuáles son las áreas críticas del negocio que necesitan mayor visibilidad?
- ¿Cuántos usuarios usarán el sistema?
- ¿Tu empresa tiene planes de expansión a corto o mediano plazo?
- ¿Necesitas una solución específica para tu sector (por ejemplo, manufactura, retail, servicios, etc.)?
Al responder a estas preguntas, podrás tener una visión clara de las funcionalidades que debe tener el ERP para satisfacer las necesidades de tu negocio.
Definir un presupuesto
El coste de implementar un ERP puede variar considerablemente dependiendo del proveedor, las funcionalidades del sistema, el tamaño de tu empresa y la complejidad del proyecto. Es importante definir un presupuesto claro para evitar sorpresas durante el proceso de implementación. Considera los siguientes gastos:
- Licencias: Algunos ERP requieren licencias por usuario, mientras que otros ofrecen una tarifa fija.
- Implementación: Incluirá el tiempo de consultoría, personalización, migración de datos y formación.
- Mantenimiento: Los ERP requieren actualizaciones y soporte técnico continuo.
- Hardware: Si tu ERP se alojará en tus propios servidores, necesitarás considerar la infraestructura necesaria.
Al establecer un presupuesto realista, podrás filtrar las opciones disponibles y concentrarte en aquellas que estén alineadas con tus capacidades financieras.
Investigación de proveedores
Una vez que tengas una idea clara de lo que necesitas y del presupuesto con el que cuentas, es hora de investigar los proveedores de ERP, es decir, los fabricantes.
Cada uno de los proveedores presentará sus ventajas y desventajas, por lo que es esencial comparar características, precios y casos de éxito de cada uno de ellos. Más adelante en este artículo encontrarás detalle sobre los proveedores de ERP más populares en España.
Solicitar una demostración
Antes de tomar una decisión final, solicita a los proveedores de ERP una demostración en vivo de cómo funciona su software. Esto te permitirá ver en tiempo real cómo es la interfaz de usuario, qué tan intuitivo es el sistema, y cómo se integraría con tus procesos actuales.
Es importante involucrar a los principales usuarios en estas demostraciones, ya que ellos serán quienes trabajen con el sistema a diario. Recoge sus impresiones sobre la facilidad de uso y la capacidad del ERP para cubrir sus necesidades.
Evaluar la escalabilidad y flexibilidad
El ERP que elijas debe ser capaz de crecer junto con tu empresa. Pregunta al proveedor si el sistema puede adaptarse a una mayor cantidad de usuarios, si permite agregar nuevas funcionalidades a medida que surjan nuevas necesidades y si se puede integrar con otros sistemas que ya tienes implementados.
La flexibilidad también es clave, especialmente si tu empresa tiene operaciones en varios países o planea expandirse internacionalmente. Asegúrate de que el ERP tenga soporte para múltiples idiomas, monedas y regulaciones fiscales.
Considera la opción de un ERP en la nube o en servidores locales
Hoy en día, los ERP en la nube son una opción cada vez más popular debido a su facilidad de implementación y el ahorro en costes de infraestructura.
Evalúa cuál de estas opciones es la más adecuada para tu empresa, según tus necesidades de seguridad, presupuesto y capacidad de gestión de la tecnología.
Verifica el soporte técnico y el mantenimiento
Un ERP es una solución a largo plazo, por lo que es esencial contar con un buen soporte técnico. Pregunta a los proveedores sobre los niveles de soporte que ofrecen: ¿están disponibles las horas que necesitas? ¿Cuál es el tiempo de respuesta promedio? ¿Ofrecen soporte en tu idioma?
El mantenimiento y las actualizaciones son otro aspecto importante a considerar. Asegúrate de que el proveedor tenga un plan claro para mantener el software actualizado y para corregir posibles errores o vulnerabilidades de seguridad.
Involucra a tu equipo en la implementación
La implementación de un ERP no es solo una cuestión técnica; también requiere un cambio cultural dentro de la empresa. Es fundamental involucrar a los empleados en el proceso, desde la fase de selección hasta la capacitación. Un equipo bien formado y comprometido será clave para que la transición al nuevo sistema sea fluida y exitosa.
Asegúrate de contar con un plan de capacitación adecuado para los usuarios, y establece un equipo interno que funcione como punto de contacto entre los empleados y el proveedor de ERP durante la implementación.
3 errores comunes al elegir un ERP (y cómo evitarlos)
Elegir un ERP es una decisión importante. Aquí están los errores que debes evitar para no desperdiciar tiempo y dinero:
Error #1: Dejarse llevar solo por el precio
Lo que suele pasar:
- Elegir el ERP más barato del mercado
- No calcular el valor total de implementación
- Ignorar gastos de mantenimiento y formación
Cómo evitarlo:
- Calcula el coste total de propiedad (TCO)
- Incluye: licencias + implementación + formación + mantenimiento
- Piensa en el ROI a largo plazo, no solo en el gasto inicial
Error #2: Querer todas las funcionalidades posibles
El problema:
- «Mientras más funciones, mejor» (FALSO)
- Pagar por módulos que nunca usarás
- Abrumar al equipo con opciones innecesarias
La solución:
- Identifica tus necesidades REALES
- Empieza con los módulos esenciales
- Añade funcionalidades según vayas creciendo
- Prioriza la facilidad de uso sobre la cantidad de funciones
Error #3: No involucrar al equipo en la decisión
Consecuencias típicas:
- Resistencia al cambio
- Baja adopción del sistema
- Pérdida de productividad inicial
- Frustración general
Cómo hacerlo bien:
- Incluye representantes de cada departamento en la decisión
- Realiza pruebas piloto con usuarios finales
- Escucha el feedback de tu equipo
- Planifica la formación desde el principio
Bonus: El error que nadie te cuenta
No pensar en el futuro:
- Elegir un ERP que no puede crecer contigo
- No verificar la escalabilidad del sistema
- Ignorar las tendencias del mercado
¿Cómo elegir el ERP adecuado?
Después de todo lo que hemos visto, la verdad sobre elegir un ERP es más simple de lo que parece.
No se trata de seguir las tendencias o elegir el sistema más caro del mercado. Se trata de encontrar la herramienta que realmente transformará tu negocio.
La realidad es que el mejor ERP no es el que tiene más funciones, sino el que mejor se adapta a tu forma de trabajar. Es como elegir un traje: puede ser el más caro del mundo, pero si no te queda bien, es un desperdicio de dinero.
Hemos visto casos de empresas que multiplicaron su eficiencia con un ERP bien implementado, mientras otras fracasaron con sistemas mal elegidos. La diferencia estuvo en entender realmente qué necesitaban y no dejarse llevar por promesas brillantes. El secreto está en comenzar con una evaluación honesta de tu empresa. ¿Qué problemas reales necesitas resolver? ¿Qué procesos quieres mejorar? ¿Hacia dónde va tu negocio en los próximos años?
Y aquí viene la parte más importante: no te paralices buscando el ERP perfecto. No existe. Existe el ERP adecuado para TU empresa en ESTE momento.
Cada día que pasas dudando es un día más que tu competencia aprovecha para mejorar. Es un día más de ineficiencias, de errores manuales, de oportunidades perdidas. La tecnología avanza, los mercados cambian, pero una cosa permanece constante: las empresas que mejor gestionan sus recursos son las que sobreviven y prosperan.
En Triangle, te ayudamos a transformar tu negocio con Microsoft Dynamics 365 Business Central, el ERP ideal para optimizar procesos, reducir costes y tomar decisiones basadas en datos en tiempo real.
¿Estás listo para dar el siguiente paso? Recuerda: el mejor momento para implementar un ERP era hace un año. El segundo mejor momento es ahora. ¿Tienes dudas sobre cómo empezar? Déjalas en los comentarios. Estamos aquí para ayudarte a tomar la mejor decisión para tu negocio.
