02 Mar Mejorar la productividad de tu empresa con el CRM de Business Central
El aumento de la productividad es uno de los objetivos más importantes para cualquier empresa. El equipo comercial es uno de los departamentos que más necesita estar al día y alineado con la estrategia de negocio. Por esta razón, es fundamental que el equipo de ventas tenga las herramientas necesarias para poder hacer su trabajo de manera más eficiente.
Business Central es una de las soluciones que ofrece Microsoft para la gestión de negocios. Se trata de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que permite a las empresas controlar y gestionar sus finanzas, ventas, compras, inventario y otros procesos comerciales. Business Central también puede ayudar a aumentar la productividad del equipo comercial de tu empresa.
El CRM de Dynamics 365 Business Central no es uno de los módulos principales del ERP y, aunque se actualiza en cada lanzamiento, aún queda lejos de ser el módulo que más evoluciona en Business Central. A pesar de ello, para muchas empresas, el CRM que incluye Business Central es completamente funcional y se pueden implementar algunos trucos para que los equipos sean más productivos en su día a día.
Complemento add-in para Outlook
El correo electrónico es una herramienta esencial en el mundo empresarial y cada vez son más las empresas que buscan integrar sus sistemas de correo electrónico con sus plataformas de gestión empresarial. Microsoft Outlook es una de las plataformas de correo electrónico más utilizadas en el mundo empresarial y si tu empresa utiliza Microsoft Dynamics 365 Business Central, existen varias funcionalidades que pueden ser de gran utilidad para ti.
El complemento add-in de Business Central para Outlook permite tener visibilidad de los contactos y realizar ciertas acciones de CRM que no siempre son conocidas. Por ejemplo, cuando recibimos un correo electrónico que no consta en nuestra base de datos, Business Central nos propone crearlo como contacto. Una vez creado este contacto, tendremos la visibilidad de su actividad desde el add-in de Business Central.
Desde esta vista se puede navegar a la ficha de este contacto y acceder a la funcionalidad propiamente de CRM. Se puede crear una oportunidad de venta, asignarle un vendedor y un ciclo de ventas en concreto. También se puede activar la primera etapa del ciclo de ventas sin salir de Outlook. Si se quiere registrar una llamada, se puede crear una interacción de tipo llamada saliente y guardarla. Todas las interacciones están disponibles en el movimiento de logs de interacciones.
Tras una llamada, se puede hacer una oferta directamente y se pueden agregar los productos relacionados. Después de enviar la oferta por correo electrónico, convertir la oportunidad en un pedido y seguir con el flujo habitual.
En Business Central, toda la información relacionada con esta oportunidad se actualizará automáticamente. Para no perder la trazabilidad de la llamada, se puede dejar un feedback como comentario tanto desde el cliente web como desde el addin de Outlook:
Lo que significa que no importa desde dónde se trabaje, siempre se tendrán las mismas posibilidades.
Calendario de Outlook
Otra forma de mejorar la productividad es utilizando el calendario de Outlook. Se puede expandir la vista de la sesión y ver todas las oportunidades de ventas relacionadas con una reunión en particular.
Email logging
Una de las funcionalidades más interesantes de Business Central en relación con nuestra gestión comercial es el email logging, que te permite visualizar los correos electrónicos enviados desde Outlook en la página de movimientos de interacción. Para utilizar esta funcionalidad, es necesario hacer una configuración previa y un setup un poco complejo, pero puedes contar con la ayuda de expertos como Triangle para hacerlo.
El email logging funciona mediante una bandeja compartida de correo electrónico, a la que solo los usuarios con permisos especiales pueden acceder. Es importante tener en cuenta las implicaciones en cuanto a permisos y seguridad antes de poner en marcha esta funcionalidad.
Definir cuerpo predeterminado del correo electrónico
Otra funcionalidad interesante de Business Central es la posibilidad de definir los cuerpos de los mensajes de correo electrónico, incluyendo información clave de documentos de venta y compra en los textos para los correos electrónicos. Para ello, es necesario utilizar informes que definan el estilo y el contenido del texto en los correos electrónicos. Es importante tener en cuenta que para usar el diseño para crear contenido para mensajes de correo electrónico, se debe utilizar el tipo de archivo de Word para su diseño.
En la página de selecciones de informes para ventas, se pueden definir los documentos para los que se quiere establecer los textos por defecto.
Por ejemplo, se puede hacer una factura que corresponda al informe 1306 y marcar la casilla «usar para el cuerpo del correo electrónico». En la descripción del diseño del cuerpo del correo electrónico, se puede seleccionar qué diseño se quiere de la lista. Se pueden ver los mensajes de correo que podrían ser útiles, ejecutando el informe a modo de pruebas, y decidir si el diseño nos convence.
En caso afirmativo, se acepta y se trae definido como descripción. Si ninguno de los diseños termina de convencer, es posible personalizarlo para adaptarlo a nuestras necesidades.
Adjuntos predeterminados en correos electrónicos
Otra funcionalidad que podemos incorporar cuando trabajamos con Business Central y Outlook es la capacidad de usar archivos adjuntos predeterminados en correos electrónicos enviados desde Business Central. En escenarios específicos, puede ser interesante incluir archivos adjuntos adicionales a un correo electrónico, como términos y condiciones para escenarios de ventas, con cada mensaje de correo electrónico que enviamos a los clientes.
Desde la página de escenarios de correo electrónico, se pueden agregar archivos adjuntos para escenarios de correo electrónico específicos.
Se pueden agregar aquellos que necesitemos y marcar cuáles queremos que se adjunte por defecto automáticamente. Cuando se envíe un correo electrónico para el escenario que se ha definido, los archivos adjuntos predeterminados se insertan automáticamente en un borrador de mensaje de correo electrónico para dicho escenario.
App móvil
Otra recomendación es utilizar la aplicación de móvil o tablet de Business Central que se puede descargar desde PlayStore o la AppleStore. Esta app permitirá al equipo comercial tener acceso a la información de los clientes en cualquier momento y lugar. Con un buen diseño del área de trabajo, el equipo comercial podrá aprovechar al máximo esta herramienta.
Además, la configuración de la funcionalidad de mapas en línea es esencial para que el equipo comercial pueda optimizar su tiempo. Con esta funcionalidad, el equipo podrá obtener indicaciones para llegar a la siguiente cita sin tener que salir de la aplicación. De esta manera, el comercial podrá acceder a las indicaciones sin necesidad de copiar y pegar la dirección en otro navegador.
Colaboración con Teams
Teams es otra herramienta que puede ayudar a aumentar la productividad del equipo comercial en combinación con Business Central. Con esta herramienta es posible compartir directamente cualquier registro, vista, etc. a través del botón de compartir en Teams.
También se puede anclar una vista concreta, por ejemplo de las oportunidades abiertas, en un canal de comerciales de Teams para que todos vean cómo van evolucionando las potenciales oportunidades de venta.
Edición de datos masiva desde Excel
Otra funcionalidad que no se puede dejar de mencionar es la edición masiva desde Excel. Con esta funcionalidad, el equipo comercial podrá crear dashboards sencillos que se puedan actualizar desde Excel con datos de Business Central.
Flujos y automatismos
Por último, es importante destacar que Business Central ofrece una serie de flujos de trabajo ya predefinidos que pueden ayudar a automatizar ciertas tareas del equipo comercial. Estos flujos pueden optimizar los tiempos que tradicionalmente llevarían estas tareas y evitar errores involuntarios. Estos flujos son totalmente editables, lo que significa que se pueden personalizar según las necesidades de cada empresa.
En el mundo de los negocios, la automatización de procesos se ha convertido en una necesidad. La plataforma reina de automatismos, sin duda, es Power Automate. Esta herramienta ofrece una gran variedad de posibilidades que pueden mejorar y agilizar los procesos de tu empresa. Desde la creación automática de una carpeta en SharePoint con el nombre de un cliente recién creado, hasta el aviso de la finalización de una tarea en Planner a través de un canal de Teams, las posibilidades son infinitas.
La imaginación es el límite en cuanto a las posibilidades de automatización que puedes implementar en tu empresa. Con la ayuda de Power Automate, puedes ahorrar tiempo y recursos valiosos para tu negocio, lo que se traduce en una mayor productividad y rentabilidad.
Cuadro de indicadores comercial para Power BI
Además, Power BI, la herramienta de análisis empresarial de Microsoft, también te ofrece un cuadro de indicadores especial para ventas ya prediseñado y conectado con Business Central. De esta manera, puedes empezar a tener un reporting automatizado de tus ventas, lo que puede ser de gran ayuda para el crecimiento de tu negocio.
¿Cuándo optar por el CRM de Business Central o Sales Professional?
Una pregunta común que se plantean los empresarios es cuándo optar por el CRM de Business Central o Sales Professional de Microsoft. En primer lugar, debes buscar la funcionalidad que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Para ello, tienes disponible esta playlist completa de CRM de YouTube: CRM Contactos – Dynamics 365 Business Central
Si las funcionalidades que ofrece el CRM de Business Central son suficientes para tu empresa, te recomendamos que lo utilices y aproveches la ventaja de contar con una sola herramienta. Además, el precio de la licencia de Sales Professional es superior al de Business Central, lo que supone un ahorro para tu empresa si optas por la primera opción. En caso de que ya tengas Business Central y te interese Sales, puedes realizar un attachment de licencia para hacer que el coste de esta herramienta sea más económico.
Por último, es importante destacar que aunque el CRM de Business Central no es un módulo en evolución activa, cada nueva versión incluye pequeñas mejoras que hacen que esta herramienta siga vigente y sea una opción interesante para muchas empresas. En definitiva, es importante evaluar las necesidades y posibilidades de tu empresa para elegir la opción que mejor se adapte a ellas.
En conclusión, las funcionalidades de integración de Business Central con otras herramientas como Outlook, Calendar, Power Automate, etc. son muy útiles para optimizar el día a día de nuestros comerciales que trabajan en el CRM de Business Central.
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