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Si tu empresa gestiona proyectos en Excel llegará un momento en el que tengas la sensación de que empieza a quedarse corto. Será más o menos al mismo tiempo en el que te empezarás a preguntar con más recurrencia ¿cuánto margen está dejando realmente cada proyecto?
Los ERP de última generación han ido incorporando funcionalidades de gestión de proyectos para solucionar circuitos que antes requerían de herramientas dedicadas. Y, por este motivo, aún a día de hoy hay empresas que trabajan con dos herramientas cuando con una tendrían suficiente.
En este post aprenderás cómo controlar la rentabilidad de proyectos de forma práctica, qué información se necesita realmente disponer y cómo Business Central permite acceder a ella sin herramientas externas.
Qué problema resuelve controlar la rentabilidad de proyectos
Cuando estás llevando a cabo un proyecto puedes cumplir plazos y facturar lo previsto y, aun así, obtener un margen inferior al esperado. Para determinar si un proyecto es realmente rentable es necesario comparar de forma continua lo presupuestado con las horas, materiales, recursos y costes que se van consumiendo.
Para una pyme que se dedica a la gestión de proyectos, controlar la rentabilidad de cada uno de ellos en tiempo real elimina las sorpresas al cierre, permite actuar sobre las desviaciones antes de que sea demasiado tarde y proporciona información fiable para presupuestar futuros proyectos con mayor precisión.
La diferencia entre controlar proyectos y gestionar proyectos
La forma más sencilla de entender la diferencia es pensar en dos necesidades distintas que conviven en cualquier empresa que trabaja con el concepto de «proyectos»: la gestión operativa (planificar tareas, asignar recursos, seguir el avance) y el control financiero (presupuesto, costes, margen, facturación).
| Aspecto | Gestión operativa | Control financiero |
|---|---|---|
| Enfoque principal | Tareas, recursos, plazos | Presupuesto, costes, margen |
| Usuarios habituales | Jefes de proyecto, equipos | Dirección, administración, finanzas |
| Datos que gestiona | Tareas, hitos, asignaciones | Horas, costes, facturación, margen |
| Objetivo | Entregar el proyecto a tiempo | Entregar el proyecto con margen |
| Resultado visible | Proyecto completado | Proyecto rentable |
| Integración típica | Calendario, tareas, equipos | ERP, contabilidad, facturación |
Muchas herramientas de gestión de proyectos (Asana, Trello, Monday) cubren muy bien la gestión operativa pero no tienen conexión con el ERP con lo que el equipo sabe qué tareas están pendientes, pero el jefe de proyectos o dirección no sabe cuánto margen está dejando el proyecto.
El ERP ya incluye gestión de proyectos
La distinción entre «herramienta de proyectos = gestión operativa» y «ERP = control financiero» era precisa hace diez años, cuando los ERPs eran estructuras cerradas que se limitaban a gestionaban contabilidad e inventario. Los ERPs cloud de última generación han ido incorporando funcionalidades de gestión de proyectos, y para muchas pymes esas funcionalidades son suficientes.
Business Central incluye capacidades completas de presupuestación, registro de horas, consumo de materiales, control de costes y facturación por hitos o por tiempo y material. Tras implementarlo en pymes de diferentes sectores y tamaños, vemos que el mejor encaje de este módulo de Business Central suele estar en pymes que gestionan proyectos de consultoría, implantación tecnológica, servicios de montajes o servicios profesionales.
La gran ventaja es que la información de proyectos y la información financiera conviven en el mismo sistema. De manera que el usuario que registra las horas lo hace directamente en el ERP y administración no tiene que traspasarlas de Excel a otro sistema. Y, además, el equipo financiero ve en tiempo real qué se ha consumido, qué se ha facturado y qué margen queda.
Qué cubre el módulo de proyectos de Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central incluye un módulo de gestión de proyectos integrado que cubre las necesidades de control de rentabilidad más habituales en una pyme. Esta funcionalidad viene incluida en el propio ERP, sin licencias adicionales.
Las funcionalidades principales incluyen:
- Presupuestación de proyectos. Definición del presupuesto por líneas de planificación: horas por tipo de recurso, materiales, costes directos e indirectos. El presupuesto queda registrado en el sistema y sirve como referencia para el control de desviaciones. Además, es posible disponer de plantillas para crear más rápidamente los presupuestos.
- Registro de horas. Los usuarios registran las horas directamente en el proyecto, vinculadas a tareas específicas. Business Central permite ver horas presupuestadas vs. horas reales en tiempo real.
- Consumo de materiales y costes. Los materiales utilizados en el proyecto se consumen contra el proyecto mismo. Las facturas de compra se imputan directamente al proyecto y, de este modo, todo queda registrado en el mismo sistema.
- Control de desviaciones. Business Central compara automáticamente lo presupuestado con lo real. El jefe de proyecto puede ver en cualquier momento qué tareas están consumiendo más horas de las previstas, qué partidas de materiales están desviadas y qué margen resulta.
- Facturación por hitos o por tiempo y material. El sistema permite generar facturas desde el propio proyecto, ya sea por hitos cumplidos o por horas y materiales consumidos. La facturación queda vinculada al proyecto y actualiza el margen en tiempo real.
- Trazabilidad completa. Desde una cifra de margen o coste se puede navegar hasta las tareas, horas y materiales que la originaron. No hay que reconstruir el cálculo manualmente.
Si quieres ver en detalle qué cubre el módulo de proyectos de Business Central y cómo se compara con herramientas dedicadas de gestión de proyectos, en el artículo sobre Gestión de proyectos en Business Central lo analizamos con más profundidad.
Crear proyectos en Business Central
Líneas de planificación de proyecto en Business Central
Analítica de proyectos en Business Central
Cuándo sí necesitas una herramienta dedicada de gestión de proyectos
El módulo de proyectos de un ERP no resuelve todos los escenarios. Habitualmente esto sucede cuando el equipo quiere trabajar con interficies de trabajo adaptadas a metodologías ágiles avanzadas (Scrum, Kanban) con sprints, backlog y tableros visuales complejos; se necesita gestión de dependencias entre tareas con rutas críticas y nivelación de recursos a escala; o la operativa requiere integración con herramientas de desarrollo como Jira, Azure DevOps o GitHub para el seguimiento de commits y despliegues.
En esos casos, una herramienta dedicada como Microsoft Project, Jira, Asana o Monday aportan funcionalidades que el módulo de proyectos de un ERP no puede igualar. Eso sí, la herramienta debe estar integrada con el ERP para que los datos de proyectos y la facturación sigan conectados.
La pregunta correcta
La pregunta que debería hacerse cualquier pyme que esté evaluando estas herramientas es: ¿qué problema busco resolver?
Si el reto principal está en el control financiero (no se conoce el margen real de los proyectos, las desviaciones se detectan al cierre, no hay trazabilidad entre lo presupuestado y lo ejecutado), lo primero es un ERP con módulo de proyectos. Un ERP moderno y cloud probablemente ya incluye funcionalidades suficientes para el corto y medio plazo.
De manera que, para una pyme en fase de crecimiento, la recomendación más práctica es empezar por el ERP cloud con módulo de proyectos integrado, exprimir esas funcionalidades durante los primeros años, y dar el salto a una herramienta dedicada solo cuando la complejidad de la gestión de proyectos lo exija.
Preguntas frecuentes
Depende del ERP. Los ERPs cloud de última generación como Business Central incluyen módulos de proyectos integrados con presupuestación, registro de horas, consumo de materiales, control de costes y facturación.
Para una pyme con proyectos de consultoría o servicios profesionales, esas funcionalidades cubren lo esencial sin necesidad de contratar una herramienta adicional. Para metodologías ágiles avanzadas o gestión de carteras muy complejas, una herramienta dedicada sigue siendo la mejor opción.
En la mayoría de pymes, el ERP primero. Sin un sistema que controle la facturación, los costes y el margen, la herramienta de proyectos genera información operativa que luego no se puede conectar con la realidad financiera.
Si la empresa ya tiene el ERP resuelto y la gestión de proyectos empieza a exigir más complejidad de la que el ERP permite, entonces tiene sentido incorporar una herramienta dedicada.
Sí, y es algo que conviene resolver desde el principio. Si la herramienta de proyectos y el ERP no están conectados, la empresa acaba con datos duplicados, discrepancias entre lo que dice el jefe de proyecto y lo que dice administración, y una cantidad enorme de tiempo dedicado a reconciliar información manualmente.
La opción más eficiente es un ERP con módulo de proyectos integrado (un solo sistema) o, si se necesita una herramienta dedicada, elegir una que se integre nativamente con el ERP. En el caso de Microsoft, Business Central y Microsoft Project están diseñados para funcionar juntos.
Sí, Business Central incluye un módulo de gestión de proyectos que cubre presupuestación, registro de horas, consumo de materiales, control de costes, facturación por hitos o tiempo y material, y trazabilidad completa desde el margen hasta las tareas que lo originaron.
Para empresas con necesidades de gestión de proyectos más avanzadas (metodologías ágiles, gestión de carteras compleja, integración con herramientas de desarrollo), Microsoft ofrece Microsoft Project como herramienta dedicada con integración nativa con Business Central.
Triangle es partner de Microsoft especializado en exclusiva en Dynamics 365 Business Central. Si tu empresa quiere descubrir cómo los agentes de IA pueden transformar su operativa, podemos ayudarte a identificar qué casos de uso aportan más valor, qué nivel de autonomía es adecuado para cada proceso y cómo implantar estas capacidades de forma segura y eficiente desde el primer día.
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