¿Qué tipo de automatizaciones existen para Dynamics 365 Business Central?
En un mundo cada vez más conectado, la automatización permite a las empresas hacer más con menos. Esto significa que automatizando ciertas tareas repetitivas estarás liberando de sus tareas a parte del equipo y, por lo tanto, podrán dedicarse a otros trabajos que aporten valor añadido.
Para abrazar el camino de la automatización, las empresas deben automatizar procesos entre software legacy y aplicaciones modernas cloud-base, confiar en enfoques de low-code o no-code para hacer accesible la automatización y reutilizable para todos los miembros del equipo y empoderar a los equipos para trabajar con flujos diarios que incorporen modelos de Inteligencia Artificial.
Existen diferentes tipos de Automatización Inteligente:
DPA (Digital Process Automation)
Flujos automatizados en diferentes servicios cloud modernos que los usuarios utilizan diariamente. Este enfoque basado en API permite automatizar flujos entre diferentes aplicaciones y servicios, sincronizar archivos, recibir notificaciones, reunir datos y realizar otras tareas comunes. Funcionan muy bien cuando convives con herramientas legacy en servidores, aunque también se pueden utilizar con páginas web. Es la evolución de lo que se conocía como Business Process Automation.
La clave en este tipo de automatización es que los datos ya están estructurados. Por ejemplo, tienes en el ERP un cliente creado de forma estructurada y entonces, otra aplicación como podría ser Zendesk, necesita también trabajar con este cliente. Por lo que automatizas la creación del cliente y cuando se cree un cliente en Business Central, se creará también automáticamente en Zendesk. Otros ejemplos podrían ser que Zendesk le pregunte a Business Central por la última factura de este cliente o cualquier escenario que puedas imaginar.
Estos serían los flujos más sencillos que antiguamente solucionábamos mediante desarrollo pero que ahora podemos solventar con Power Automate.
RPA (Robot Process Automation)
Flujos automatizados e intercambio de datos entre legacy y software on-premise, que todavía es esencial en muchas empresas. Este enfoque basado en UI convierte las tareas manuales en flujos automatizados gravando y reproduciendo interacciones humanas con sistemas de software que no dan soporte a una automatización basada en API.
¿Por qué? Pues porque la entrada de datos o inicio del proceso no puede ser automatizado. En estos casos, un robot simula las acciones que llevaría a cabo un usuario. Por ejemplo, tendría que hacer dos clics, descargar un fichero e introducir unos valores. Cuando finaliza el RPA ya tienes los datos estructurados, con lo que puedes conectarlo con procesos de DPA.
IA (Inteligencia Artificial)
Integración de modelos de Inteligencia Artificial a tus flujos mediante un enfoque de low-code. Esta opción permite la automatización de inputs no estructurados gracias a las capacidades de, por ejemplo, detección, predicción, clasificación de texto…
Al final la idea es cruzar todas las tecnologías para tener un circuito el máximo automatizado posible. Un posible ejemplo de proceso sería: entro en una aplicación legacy y me descargo un fichero (lo automatizo con RPA). Este fichero es un documento escaneado que leerás con IA y ciertos valores crearlos en una tabla del ERP, que ya es estructurada, con lo que puedes utilizar un proceso tipo DPA y, posteriormente, enviarlo a otra herramienta mediante DPA también.
El momentum de los procesos automatizados
Microsoft ha elaborado unas métricas indicativas que muestran la importancia de adoptar este tipo de automatizaciones. Según estos estudios, en el 60% de los puestos de trabajo como mínimo hay un 30% de las actividades que se podrían estar automatizando. Y en algunos incluso más.
Un gran número de empresa, concretamente un 83%, ya están pilotando algún tipo de mejora relacionada con IA y un 58% están empezando a incorporar este tipo de flujos y entendiendo qué tiene sentido automatizar.
Con estos datos el estudio concluye que es el momento idóneo para empezar la estrategia de automatización. Es una tecnología que ha evolucionado mucho en los últimos años y ahora ya es una realidad para gran parte de los clientes.
¿Qué tipos de RPA existen?
Existen 2 tipos de RPA:
- Attended: Se ejecuta en el PC de un usuario y sirve para automatizar procesos o acciones repetitivas, permitiendo al usuario corregir cualquier error si es necesario. Este enfoque permite ya obtener muchos beneficios de automatización a la vez que ofrece la posibilidad de incorporar interacción humana cuando la inteligencia humana o la experiencia de negocio es requerida, por ejemplo, si debe chequearse si hay alguna excepción.
- Unattended: Se ejecuta sin el login de un usuario. Un trigger en el background basado en eventos dispara el flujo y éste se ejecuta siempre en el cloud. Se utiliza para acelerar la automatización cuando hay altos volúmenes con tareas que no necesitan de supervisión de un usuario.
¿Qué ha cambiado durante estos años?
Hace unos años, cuando todos los trabajos los hacíamos dentro de un mismo ERP o software era relativamente sencillo automatizar, ya que los datos estaban estructurados y unificados en un mismo sistema. Además, la entrada de datos era manual.
A partir del año 2000 el contexto ya cambió notablemente. El inicio de datos continuaba siendo manual, por ejemplo, introduciendo los datos en el ERP y, a partir de ahí, se invertía en qué todos los procesos consecutivos fuesen ordenados, estructurados y, muchos de ellos, automáticos.
Y finalmente ahora la idea es que los datos llegan de muchos sitios distintos, no siempre estructurados, con la convivencia de muchos ecosistemas y queremos automatizarlos para optimizar nuestro trabajo.
En este contexto Microsoft lanza la Power Platform, que es una plataforma en la que conviven diferentes productos del ecosistema Microsoft que contribuyen a lograr los objetivos que las empresas tienen hoy en día. Además, Microsoft con estas soluciones está liderando el mercado en cuanto a automatización de procesos.
¿Qué productos forman la familia de Power Platform?
El más conocido de las soluciones que integran la Power Platform es, seguramente, Power BI. Se trata de un producto que nos ofrece la posibilidad de crear dashboards analíticos.
Por otro lado, el segundo producto de la familia Power Platform es Power Apps. Se trata de una herramienta que nos permite crear aplicaciones sencillas a nivel de usuario final sin programar código e intercambiando datos directamente con otras aplicaciones.
Por último, encontramos Power Automate (anteriormente conocido como Microsoft Flow), que es la herramienta que nos permite crear las automatizaciones de las que estamos hablando en este artículo. Vamos a verlo más en detalle.
¿Qué flujos podemos configurar en Power Automate?
Cuando accedemos a nuestro entorno de Power Automate veremos que tenemos disponibles todos los flujos de automatización que hemos listado en este artículo bajo la categoría “Flujos”. Los que hacen referencia a Inteligencia Artificial los encontraremos en la opción “AI Builder”.
“Flujo automatizado”, “Flujo instantáneo” y “Flujo programado” hacen referencia a la automatización de tipo DPA, es decir, comunicación entre distintas plataformas mediante APIS. Eso sí, hay diferencias en función de cuándo se va a ejecutar el flujo y el resultado a conseguir:
- Flujo automatizado: cuando el flujo automatizado se desencadena tras una acción de un usuario (por ejemplo, cuando un usuario crea un cliente en el ERP).
- Flujo instantáneo: cuando el flujo automatizado se desencadena después que un usuario pulse un botón.
- Flujo programado: el flujo automatizado se desencadena con la frecuencia y el timing que le hemos marcado en su creación, por ejemplo, se ejecuta cada día a las 7 de la mañana para que suceda una acción concreta.
Por otro lado, la opción de “flujo de interfaz de usuario” hace referencia a la automatización de tipo RPA.
Y, aunque no es lo habitual, debes saber que también puedes realizar la programación de flujos desde la aplicación de escritorio Power Automate Desktop Preview. Está orientada sobre todo para aplicaciones no web. Si tienes que automatizar procesos de aplicaciones web recomendamos que utilices Power Automate web.
Siguientes pasos
Si crees que ha llegado el momento de empezar a automatizar algunos de tus circuitos, ponte en contacto con nosotros y analizaremos juntos qué tipo de automatización necesitas para cumplir tus objetivos de negocio.