Interacción entre Dynamics 365 Business Central y Excel

Microsoft ha realizado estudios y ha estimado que el 40% de la pérdida de tiempo en el lugar de trabajo viene motivada por el intercambio constante entre aplicaciones. Es por este motivo que las apuestas fuertes de Business Central son y van a estar basadas en la interacción entre el ERP y el resto de productos de la suite de Microsoft.

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Cuando decimos que Business Central es un producto de la Suite de Microsoft, nos referimos a que es una aplicación más que se encuentra en el login Office 365.

En este artículo veremos un par de ejemplos de interacción entre Dynamics 365 Business Central y Excel.

Business Central hace que el análisis y el trabajo con datos financieros sea más simple con la integración con Excel, permitiendo extraer fácilmente los datos desde cualquier lista, para así poder hacer un análisis rápido de los datos. Además, podemos hacer este análisis con las herramientas de Excel que ya estamos acostumbrados.

Caso 1: Crear un report de los movimientos de los clientes

Vamos a crear un report de los movimientos de los clientes, que nos muestre las ventas por cliente.

En todas las páginas de listas vemos que nos aparece la opción de “Abrir en Excel” y “Editar en Excel”. Hacemos clic en “Editar en Excel”, descargamos el listado de movimiento de clientes y cuando lo abrimos en Excel veremos que se carga el add-in de Microsoft Office.

Así se crea una conexión entre nuestros datos y los controles de nuestro ERP. Al abrir Excel, podemos dar damos formato y actualizar los datos. También tendremos la posibilidad de volver a publicar estos datos directamente en el ERP.

Una vez tenemos la lista cargada en Excel, podemos utilizar las herramientas que nos brinda Excel de manera estándar para hacer gráficos y reporting.

En este ejemplo queremos ver las ventas por cliente, por lo tanto, crearemos una tabla dinámica y arrastraremos los campos para crear los gráficos que necesitamos.

Como vemos la imagen siguiente, ubicamos la fecha como una fila, el número del cliente en las columnas y la suma en los valores. La página de movimientos de cliente contiene todos los documentos del cliente y en este caso solo queremos ver las facturas. Para esta finalidad pondremos un filtro en la tabla dinámica de “document type”.

También podemos darle el formato que queramos, por ejemplo, que aparezca el símbolo del euro. De esta forma tan fácil hemos podido crear un report tan solo unos minutos con los datos de nuestros ERP.

Incluso, podemos crear un gráfico directamente con estos datos. A medida que pase el tiempo estos datos se pueden actualizar desde el mismo Excel, sin necesidad de volver a exportar el documento. Simplemente al darle al botón “Actualizar” se refrescan los datos de origen.

 

Caso 2: Editar y publicar directamente datos en Excel

Veamos ahora a otro ejemplo en el que queremos editar y publicar directamente datos en Excel. Accedemos a la lista de clientes directamente desde nuestro Role Center.

Imaginemos el ejemplo que uno de nuestros vendedores ha tenido un ascenso y por lo tanto no va a ejercer más la función de vendedor.  ¿Cómo podemos cambiar todos los clientes que tenemos relacionados a este vendedor?

Si tenemos pocos registros de clientes, asignarlos a otro vendedor evidentemente esta va a ser una tarea sencilla. Pero cuando tengamos decenas y centenares de registros de clientes, seguramente querremos automatizar esta acción. Lo primero que haremos es exportar la lista de clientes con todas las columnas.

Seguiremos el mismo proceso que en el ejemplo anterior: abrimos el documento y habilitamos la edición para que se nos cargue el Add-in de Excel. Luego buscamos la columna que contiene el código del vendedor. En este ejemplo corresponde a la columna Letra O, en la cual vemos como vendedores “JR”, “PR” y celdas vacías.

Supongamos que “JR” es quién representa el vendedor con el ascenso y lo sustituimos por un vendedor que se va a llamar “OM”.

Otro aspecto destacable es que el proceso de publicación también incluye validación de datos. Es decir, si los datos que estamos intentando publicar, no son correctos nos aparecerá un mensaje de error como el que muestra la imagen siguiente.

Después de publicar nos aparece el error que el vendedor “OM” no pertenece a nuestra base de datos. Esto significa que no está dado de alta como vendedor en nuestra BBDD de Business Central. Corregimos el error y lo sustituimos por el vendedor “MS” que sí se encuentra creado en nuestra base de datos… Publicamos y así se nos desaparecerán los errores.

Cuando Excel indique que se ha terminado la publicación, volveremos a Business Central y podremos ver que efectivamente se han realizado los cambios. Para ello tendremos que refrescar el navegador para visualizar los cambios.

Para seguir con este ejemplo, vemos que la lista de clientes no tiene mostrada la columna de vendedores. Rápidamente el mismo usuario puede crear esta personalización básica. Buscamos la columna del código vendedor y se arrastra donde se desee visualizarla. Una vez aceptamos, se aplican los cambios para ese usuario.

Para terminar el ejemplo, vemos que efectivamente tenemos el vendedor “PR” que era el que habíamos dejado sin modificar, y todo el resto se han asignado al vendedor MS. Por lo tanto, hemos logrado publicar directamente desde Excel. Y contando con un control de errores, que será esencial para no hacer errores mientras estamos trabajando directamente desde Excel.


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