Informes Word en Business Central vs RDLC

Existen diferentes tipos de informes en Business Central: informes predefinidos estándar que ofrece la herramienta, informes en Word e informes RDLC (Report Definition Language Client) utilizado para crear informes utilizando la tecnología de informes de Microsoft..

Desde su versión 2016, Dynamics NAV (ahora conocido como Dynamics 365 Business Central) ofrece la posibilidad de editar y customizar documentos directamente desde Word, para minimizar desarrollos.

A continuación, vamos a desgranar la diferencia entre los informes Word y los informes RDLC y sus recomendaciones de uso.

Conceptos básicos

Antes de empezar, es importante establecer un pequeño glosario de términos recurrentes en cuanto a informes en Business Central:

  • Dataset: Es el conjunto de datos disponibles para mostrar en el layout de un report

  • Layout: Es la estructura en sí. Hablamos de columnas/filas/tablas, color, celdas, fuente, estructura del documento, pie de página/cabecera, posición de los campos y etiquetas.
  • Object Report: por ejemplo, el report 1013 – Sales Order es un report que tiene 1 dataset asociado y 1 o 2 built-in layouts (RDCL/Word). Estos a la vez, pueden tener múltiples run-time layouts ara tener distintos formatos, pero conservando el mismo dataset.

Preguntas más frecuentes

¿Puedo utilizar los reports estándar proporcionados por Microsoft?

¡Por supuesto! Eso sí, debe servirte el dataset que ofrece. Si quieres añadir un campo que no disponible en el dataset, deberás crear un informe nuevo.

Por otro lado, la misma lógica aplica a los informes en Word. Puedes aprovechar un informe estándar y editarlo en Word. Esta opción te permite mostrar u ocultar campos, siempre que estén disponibles en el dataset del documento.

¿Se puede modificar el layout de los reports estándar?

Sí. Como hemos mencionado en el punto anterior, puedes modificar su layout en Word. Podrás cambiar la disposición de campos, colores, tipografía, imágenes, etc. Si por el contrario requieres un layout RDLC, necesitarás desarrollo.

¿Puedo tener varios formatos de un mismo informe?

Sí. Puedes disponer de los formatos que necesites para un mismo informe y también puedes configurar cuál quieres usar a nivel de cliente/proveedor.

¿Puedo trabajar con diferentes logos?

Si trabajas con más de una empresa, el logo y su posición lo informarás en la información de la empresa y en la configuración de ventas y compras.

¿Microsoft realiza mejoras sobre los reports estándar?

Si escoges trabajar con los reports estándar que ofrece Microsoft, podrás beneficiarte de las mejoras que se realicen tanto en el dataset como en el layout. Además, recuerda que si trabajas con Business Central dispones de 2 releases anuales que pueden contener novedades en este sentido.

Si necesito añadir campos al dataset, ¿qué opciones tengo?

No tenemos más opción que crear un report nuevo. Podemos hacer una copia de un report estándar como partida, pero teniendo en cuenta que ya no va a estar actualizado porque lo modificaremos.

Desafortunadamente, por el momento no podemos modificar el report mediante Extensiones, es decir, si has realizado alguna modificación en reports, pasa a ser numeración propia y no te beneficiarás de las mejoras.

Diferencias entre informe estándar, informe RLDC y informe en Word

Informe estándar para Business Central

Si utilizamos los informes estándares que brinda Business Central debemos tener en cuenta que el dataset es fijo, es decir, no podemos añadir campos que Microsoft no haya contemplado. También es fijo el layout del documento (columnas, colores, celdas, fuentes, pie de página, cabecera, textos de leyenda 3, etc.).

Además, los textos tipo de leyenda 1 están disponibles en inglés y español.

Informe propio RLDC para Business Central

En los reports diseñados mediante desarrollo, podemos escoger el dataset que deseemos, es decir, tendremos libertad para decidir qué campos y campos calculados queremos incluir en nuestro informe.

Por otro lado, en cuanto a los textos tipos leyenda 1 debemos tener en cuenta que no introducimos texto directamente en el layout, sino que se utilizan etiquetas. Eso sí, tanto las etiquetas estándar como las que crea Triangle, tendrán sus captions disponibles tanto en inglés como en español para respetar la lógica de la herramienta. En caso de necesitar idiomas adicionales, deberá realizarse la traducción del caption, mediante un desarrollo menor. En este mismo sentido, si queremos cambiar texto y por ejemplo donde se indica “Condiciones de pago” cambiarlo por “Formas de pago”, también estamos hablando de un desarrollo menor.

Lo más complicado de estos informes es el layout. El diseño del report será fijo y, por este motivo, para no incurrir en costes deberás detallar exactamente qué quieres obtener. En esta modalidad, no se puede llegar a un formato tan avanzado como el de Word y si son necesarios cambios en el layout se considera desarrollo mayor.

Tienes que tener en cuenta que el layout es por informe. Por lo que la primera vez se tomará de punto de partida una plantilla, pero si en el futuro deben realizarse cambios se deben llevar a cabo en todos los informes y, por lo tanto, el coste también escala. Para evitar este tipo de gasto, existe la posibilidad de pasar parte de este layout a configurable por el usuario (textos tipo leyenda 3).

Si trabajamos con más de una empresa, el logo será configurable por empresa en la información de empresa. Las distintas empresas pueden compartir los informes para ahorrar costes. La información relativa a la empresa, así como el logo y etiquetas núm. 2 Business Central los extrae directamente de la empresa desde donde se está ejecutando el informe. Si como decíamos en el párrafo anterior se ha invertido en pasar textos a tipo leyenda 3, también serán configurables por empresa.

Los desarrollos en este punto podrían venir, por ejemplo, si queremos configurar distintos colores por empresa.

Informe propio en Word para Business Central

Como hemos explicado en puntos anteriores, el dataset de los informes configurables en Word lo establece Microsoft y no podemos añadir campos que no estén en este listado.

En cuanto a los textos tipo leyenda 1, Word permite escribir texto directamente sobre el cuerpo del informe. Ahora bien, si queremos aprovechar la funcionalidad de traducción del report, no puede haber texto tecleado directamente en nuestra hoja. En este escenario, debería valorarse la posibilidad de pasar los textos de tipo leyenda 1 a etiquetas de código.

En el caso de requerir un idioma distinto a español o inglés, será necesario un desarrollo menor. Lo mismo que si se desea cambiar el texto que se muestra por defecto en los campos.

En referencia al layout, tendremos gran autonomía de personalización en cuanto a columnas, colores, fuentes, celdas, etc.

Si trabajamos con múltiples empresas, aplica la misma lógica que en el punto anterior. Eso sí, el usuario no tendrá la posibilidad de, por ejemplo, escoger si imprime el report agrupado o no.

Limitaciones de los informes propios en Word para Business Central

Recomendamos utilizar la modificación de informes en Word cuando se trate de informes de lógica sencilla con retoques menores como, por ejemplo, ocultar líneas de tipo comentario o retoques estéticos de personalización.

Siempre tendremos la limitación de tenernos que adaptar a los campos que estén disponibles en el dataset.

Si queremos realizar modificaciones de lógica complicada como, por ejemplo, traer información seleccionada, alterar sumatorios, ocultar líneas con importe… no es nuestra mejor opción.

Nuestra recomendación

No queremos terminar este artículo sin antes darte nuestra visión sobre este asunto. Nuestra primera recomendación es que antes de decidir qué tipo de report quieres, debes examinar el dataset disponible. Si te sirve el dataset estándar, pero quieres cambiar el layout, sin duda tu mejor opción de personalización es Word. Por este motivo es tan importante invertir tiempo en entender si te sirve el dataset. En caso afirmativo, invierte 2 horas de tu tiempo y te formamos en cómo personalizar tus informes en Word.

Si estás en la situación que solo te falta mostrar campos incluidos en el dataset estándar y quieres tener el control sobre el layout, realiza tu informe propio con Word también. Controlarás el 100% del layout y desde Triangle tan solo tocaremos el dataset.

Si por el contrario quieres añadir más logos, aplicar filtros, realizar agrupaciones, establecer condiciones en la ejecución del report, dejar textos configurables para el usuario, etc. Deberás inclinarte para realizar el layout mediante RDLC. Se trata de una inversión inicial más alta, pero es una buena opción ya que el layout quedará fijo paro podrás ir actualizando el contenido.