Ideas esenciales para administrar un equipo remoto

Muchas empresas cuentan con un modelo de trabajo en remoto con empleados alrededor del mundo con diferencias de horario, costumbres y contextos sociales entre los miembros del equipo.

En el escenario actual que viven muchas empresas, obligadas a trabajar desde sus casas a raíz de la pandemia (Covid-19), se enfrentan a esta nueva forma de trabajo conocida como “home office” o «teletrabajo».

Trabajar desde casa puede ser el sueño de muchos, pero todo lo contrario para quienes prefieren el ambiente de oficina o que están acostumbrados a esta modalidad de trabajo.

La verdad es que no todos pueden adaptarse a esta modalidad de trabajo, incluso gente joven que aspira a trabajar desde un cómodo sofá sin tener que tomar el bus o metro, pueden encontrar dificultades y terminar prefiriendo un ambiente de oficina.

Por esta razón, hoy queremos brindar consejos desde la experiencia del equipo que forma parte de Triangle, que actualmente se ha volcado 100%al trabajo  en remoto con eficiencia.

Conversación virtual

Una de las mayores deficiencias es que no te encuentras con tus compañeros en el día a día, como si fuese dentro de tu empresa donde os encontraríais si todos estuvierais localmente ubicados en el mismo lugar. Realmente tienes que compensar el hecho de que no existe contacto físico si estás gestionando un equipo remoto.

Por esto de manera virtual los equipos tienen que compensar ese cruce natural con las personas. Es en las sesiones conjuntas donde los equipos son capaces de producir nuevas ideas, que no ocurrirían de otro modo. Por este motivo te recomendamos que brindes la oportunidad de realizar conferencias virtuales semanales por equipos. Equípate con las herramientas necesarias y da libertad a los miembros del equipo y reunirse virtualmente para hablar sobre los proyectos en curso y de futuro.

Además, puede que existan trabajadores que están en ubicados geográficamente en otros lugares. Puede ser una ventaja si te permite ofrecer soporte en diferentes usos horarios, por ejemplo, pero puede ser una desventaja para realizar actividades conjuntamente que impliquen a todo el equipo.

Chat libre

Sugerimos que tengas una sala de chat abierta constantemente. Nosotros utilizamos Microsoft Teams, pero puede ser el mismo Whatsapp, Facebook o la plataforma de tu preferencia, básicamente un lugar libre que ofrezca el sentimiento fresco de la charla casual.

¿Puedes hablar de cualquier cosa de la que quieras hablar si quieres hablar? , sobre qué hacen tus hijos por las tardes, si quieres hablar sobre un sistema de codificación diferente, o si quieres comentar el último episodio de tu serie favorita. Puedes hacerlo en la sala de chat libre, donde realmente se crea el entorno de toparse con la conversación natural que habría tenido dentro de una organización.

Esa pequeña charla que la gente necesita para superar esos momentos de estar bloqueados o después de una reunión que te ha exigido mucho esfuerzo. También es importante para poder darles una visión más profunda de las personas, que de otro modo no hubieras tenido si no tenían acceso a ese tipo de chat.


Sobrecarga de información

Hay que ser muy cautelosos con la sobrecarga de correo electrónico y chat. Éste es un problema común en las empresas que trabajan en emplazamientos físicos, pero es aún se agrava dentro de las empresas con cultura de trabajo en remoto ya que recibes un volumen más alto de correo electrónico y más mensajes de chat.

Anima a tus empleados a apagar el chat y apagar su correo electrónico cuando hayan terminado su jornada laboral y así evitar que contesten correos electrónicos a las 3am. Es muy importante que el trabajador que trabaja en remoto note la desconexión entre trabajo y tiempo personal, para potenciar el bienestar personal.

Comunicación remota

Hablemos sobre los niveles de importancia que se aplican a la comunicación, por lo que recomendamos que:

  1. el vídeo es el nivel de comunicación más importante,
  2. sigue el audio
  3. luego es chat en vivo
  4. y por último el correo electrónico

En ese orden, así que siempre que puedas realiza vídeo-llamadas con las personas que necesites. La videoconferencia es imprescindible porque el video es la forma más rica en comunicación que puedes tener en tu equipo, ya sean desde dos personas a un grupo grande.

Zoom, Skype, o nuestra preferencia Microsoft Teams, dan la capacidad de trabajar y colaborar eficazmente con compañeros en remoto, e incluso si quieres comenzar de forma rápida y sencilla, herramientas como Hangouts de Google será muy útil.

En el caso de que no sea posible realizar una vídeo-llamada, puedes mantener una llamada de audio. Si tampoco es posible, acudiremos al chat en tiempo real con la persona en cuestión y, si tampoco es posible, acudir al correo electrónico.

¿Por qué es realmente es importante asegurarse de tener esos niveles?

Porque el correo electrónico puede resultar con más lentitud, si lo que debe tratarse es un tema extenso. En este sentido, el vídeo es más rápido y explicativo. Así que si necesitas resolver algún tema de forma rápida y eficiente, el vídeo es sea la mejor herramienta.

Y recuerda añadir emojis, gifs y lo que sea necesario para disminuir la brecha del contacto personal 😉

Alternativas para comunicar

Si no puedes hacer una vídeo-llamada por cuestión de agendas, por ejemplo, el vídeo continúa siendo uno de los métodos de comunicación más efectivos para explicar exactamente lo que necesitas. Una alternativa sería utilizar herramientas de visualización “screenshots” o capturas de pantalla.

Algunas herramientas como las que ofrece Jing, permiten dibujar un cuadro en la pantalla de tu ordenador y agregar indicaciones para entender mejor lo que se quiere transmitir.

Con Snagit de Jing puedes grabar una captura de pantalla mostrando exactamente lo que te interesa resaltar.

Para asegurarte de que el mensaje que envías, se siente lo más cercano posible, usando este tipo de herramientas obtienes más riqueza y cercanía de lo que podrías lograr con un simple un correo electrónico o un mensaje de chat. El hecho de realizar capturas de imagen o vídeo dota de más sentido tu comunicación.

Teniendo en cuenta el punto anterior, si no puedes grabar vídeo y la explicación no basta con imágenes, una buena solución es grabar audios que acompañan las imágenes.

Mantener el enfoque

Es importante establecer un ritmo para las reuniones, si no se reúnen en el tiempo pactado las personas pueden distraerse y no enfocarse en ejecutar su trabajo. Por ello sugerimos que establezcas un calendario para una reunión semanal o, como mínimo, una reunión quincenal.

Creemos que deberías reunirte con los miembros de tu equipo al menos una vez por semana. Aunque trabajes en remoto el trabajo sigue día a día y, por lo tanto, si hay temas que no pueden tratarse hasta la siguiente reunión, causarás un colapso en el trabajo de tu equipo. Además, es importante validar periódicamente que todos los miembros del equipo están trabajando siguiendo las pautas establecidas. Si por el contrario sólo realizas una reunión mensual, puede que un trabajador haya trabajado con una idea en mente completamente diferente a la que pretendía el enfoque del proyecto.

De este modo te recomendamos reunirte con tu equipo 1 o 2 veces dos veces por semana y de esta reunión tienen que salir objetivos identificables bien claros (KPI), para aprovechar al máximo el tiempo de estos meetings.

Mediante los objetivos se puede revisar el trabajo realizado la semana precedente y planear en qué proyectos trabajar la próxima semana. Cualquier circunstancia o problema que esté bloqueando la continuidad de su labor y que necesiten informar para sortearlos debe tratarse en estas reuniones.

De esta manera, tu equipo tendrá un ritmo de trabajo fluido y podrá mantener la confianza entre los distintos eslabones del grupo.

Documentos colaborativos

Para lograr una colaboración aún más efectiva, recomendamos trabajar mediante documentos y hojas de cálculo oncloud cooperativas. Los documentos virtuales de Google Drive o Microsoft One Drive son realmente fáciles de manejar.

Cualquier documento con el que quieras trabajar, debes asegurarte de que esté en la nube para poder editarlos en vivo y todo el equipo pueda ingresar a un solo documento, modificando, agregando y editando al mismo tiempo.

Además, estas herramientas permiten ver las diferentes versiones del documento, qué personas han agregado y qué personas han quitado datos o información.

Gestión de Proyectos

A día de hoy, o por la casuística de la empresa, nos encontramos con compañías que no utilizan sistemas de gestión para sus proyectos. Para nosotros es muy importante que una organización que trabaja de forma remota pueda asegurarse de que todos los proyectos y tareas estén documentados.

Porque cuando las ideas están en tu cabeza, desafortunadamente no se pueden comunicar al resto de la organización. Es necesario mantener una situación uniforme a la de la empresa que trabaja localmente, donde la comunicación general sucede de forma más sencilla, diciendo “ah sí, entregué esos documentos” o “ya he realizado las modificaciones”.

Para resolver ese problema se necesita un sistema de gestión de proyectos y usarlo habitualmente. Nuestra sugerencia es utilizar softwares similares a Asana, Basecamp o JIRA dependiendo de las necesidades.

Procesos

Otro de los mayores problemas que enfrentan las personas cuando trabajan a distancia, es la falta de procesos dentro de su organización. Si tienes un negocio remoto, surgen dudas para que todos realicen las tareas de la misma manera.

Por ejemplo, para diseñar una nueva campaña digital, ¿Qué colores utilizan? ¿Se ha verificado el tamaño y la fuente apropiada? ¿Se promocionará de la manera correcta? ¿Qué hashtags escribir debajo de ese contenido?

Es buena opción integrar los conocimientos y metodología en una sola herramienta de conocimiento para consultar de forma rápida cuando existen dudas o se requiera verificación. Porque diseñar una pieza publicitaria no es un problema, pero sí lo sería si estás gestionando 100 piezas para diferentes clients.

Con la puesta en marcha de herramientas como Guru, que es muy sencillo de implementar y utilizar, puedes ahorrar tiempo y, por lo tanto, redistribuirlo en otras actividades u objetivos.

Flexibilidad

Un punto en que algunos pueden disentir es el de desplegar horarios de trabajo flexibles, siempre que haya coherencia, y sean productivos dando buenos resultados.

Lo importante es que el equipo realice el trabajo, por eso centrarse en la eficiencia no implica necesariamente el tiempo que se trabajó. Hay personas que son muy productivas al recién levantarse, pero al final de la jornada cae su rendimiento, y otras que llegan su máximo ritmo más tarde que las anteriores, pero en las últimas horas aún están con energías.

Eso sí, si decides optar por la flexibilización de horarios, te recomendamos que establezcas reuniones de seguimiento obligatorias para coordinar y sincronizar objetivos con todo el equipo.

Motivación

Si el equipo se muestra a gusto con su espacio y también con la gente que les rodea en el trabajo, se encontrarán más motivados para seguir avanzando y alcanzar nuevos objetivos. También te permitirá retener talento a largo plazo.

Recuerda que no solo existe la motivación monetaria. Puedes motivar al equipo si potencias que el ambiente sea favorable con actividades en común dentro y fuera del trabajo. Así conseguirás estrechar lazos de amistad entre los trabajadores, fomentando la participación y la implicación en los proyectos de la empresa, y aún mejor, se mejorará la comunicación de manera exponencial.

Existen numerables actividades virtuales para simular estos momentos en grupo. La gamificación en el propio horario laboral. Por ejemplo, realizar una trivia para conocer a los miembros del equipo, cuál es su comida favorita, cuáles son sus hobbies, qué música escuchan o simplemente enviando fotos de escritorio donde trabajan.

Otra de las mayores motivaciones que pueden recibir las personas de tu equipo, es que sepan que sus superiores están orgullos del trabajo que realizaron. Debes incentivar el trabajo bien hecho para animar a los empleados a seguir en esa línea. No solo hacerlo individualmente, sino que por ejemplo, puedes reconocer públicamente a través de un e-mail a todo el equipo felicitandolos sobre la labor bien hecha.

Personas adecuadas

Debes tener en cuenta que no todas las personas están hechas para trabajar en remoto. Puedes encontrar a alguien con un excelente CV, pero en remoto no pueden ejecutar las tareas y puede que no se sientan cómodos en esta metodología de trabajo.

Los trabajadores en remoto necesitan ser personas que están muy orientadas a los detalles y también deben contar con la confianza que necesitan para tomar pequeñas decisiones independientes en tareas particulares.

¿Cómo encontrar personas que son adecuadas para la labor virtual? Por lo general, los trabajadores remotos se encuentran en el lado introvertido del espectro, se sienten cómodos trabajando solos y no requieren estar constantemente en contacto con otras personas.

Encuentros sociales

Es realmente importante reunirse en persona (cuando concluya la cuarentena), tener salidas en grupos para toda la organización al menos una vez al año, pero también encuentros más pequeños durante todo el año.

Compartir experiencias y vivencias fuera del ambiente de trabajo da pie a conocerse mejor y aprendemos así las señales no verbales de los diferentes compañeros de trabajo.

Podrán entender qué tipo de comida o películas les gusta, quién prefiere una cerveza o un refresco. Esos pequeños detalles adicionales son enormes cuando nos fijamos en la productividad a largo plazo. A tu equipo le encantará tener una mejor sinergia entre ellos, y así lograr excelentes resultados.

Esperamos que aprovechéis y motivéis a los miembros de vuestro equipo a seguir algunos consejos sobre cómo gestionar equipos virtuales.


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