Guía – Diseño de Dimensiones en Business Central

En este artículo se analizará la importancia de las dimensiones y cómo realizar un correcto diseño, para un correcto aprovechamiento de las herramientas que ofrece Microsoft Dynamics 365 Business Central.

¿Qué son las dimensiones?

Las dimensiones definen los principales grupos analíticos del ERP, y directamente del tu negocio.

¿Qué son los valores de dimensión?

Los valores de dimensiones son las etiquetas o los valores individuales de cada dimensión.

¿Cómo se usan las dimensiones?

Estos valores se informan directa o indirectamente en todas la transacciones. Ej: en los documentos de ventas, de compras o de almacén. Al registrar estos movimientos ya pasan al histórico y quedan guardados los valores de la dimensión en los registros. Y a partir de aquí se puede construir la analítica.

¿El uso de dimensiones es la única forma de hacer análítica?

No, hay muchos otros campos en Business Central que permiten realizar analítica. Pero la diferencia es que a través de las dimensiones sabemos que están guardados en cada uno de los registros.

A continuación puedes ver el webinar completo de Dimensiones en Business Central. 

 

La versión que vamos a utilizar es Business Central, aunque la interfaz y los menús son distintos, la lógica es la misma de NAV de las versiones anteriores.

Vamos a acceder a la página de configuración de dimensiones, desde el menú de finanzas. Se puede ver que en esta empresa de demostración, tenemos varias dimensiones definidas.

Siempre podemos añadir nuevas dimensiones y/o bloquear las existentes.

Si añadimos nuevas dimensiones, debemos tener en cuenta que la trazabilidad de esa dimensión estará vigente para los movimientos que se registren a partir de su creación, no se asignará a movimientos que ya estuvieran registrados.

Valores de dimensión

Una vez creada una dimensión se deben crear los valores de la dimensión

Podemos definir los distintos posibles valores, que queremos poder agregar a los movimientos, para después poderlos analizar.

Cada dimensión puede tener una serie ilimitada de valores de dimensión. Vemos en este ejemplo que para la dimensión departamento tenemos tres valores posibles, ADM, CCIAL y PROD.

Al registrar los gastos podemos asignar a una misma cuenta el importe del gasto según al departamento que corresponda y después analizar los gastos por departamento.

Vamos a ver otro tipo de configuración de valores de dimensión, seleccionamos la dimensión AREA y vemos que los valores se han configurado utilizando jerarquías.

Los valores de dimensión son los códigos que tienen tipo valor dimensión estándar, y son los que utilizaremos para registrar los movimientos en los documentos y en las líneas de diario.

Pero vemos que tenemos otras líneas de valores con tipo Principio-Total y  Fin-Total, que nos sirven para hacer una agrupación jerárquica de los valores estándar.

Dimensiones Predeterminadas

Otra configuración que podemos realizar desde esta misma página, son las dimensiones predeterminadas.

Desde esta página podemos asignar obligatoriedades para toda una tabla. En esta lista nos muestra todas las tablas maestras, a las que podemos asignar dimensiones.

Y también podemos definir las opciones de obligatoriedad de registro de valor:

  • En blanco: no hay ninguna restricción de registro. La dimensión predeterminada de esta cuenta puede registrarse con cualquier valor de dimensión o sin un valor de dimensión.
  • Código obligatorio: la dimensión predeterminada de esta cuenta debe tener un valor de dimensión cuando se realice el registro, pero cualquier valor de dimensión es aceptable.
  • Igual código: la dimensión predeterminada de esta cuenta siempre debe tener el mismo código de valor de dimensión como el que se ha seleccionado en el campo Código de valor de dimensión.
  • Sin código: los códigos de valor de dimensión no deben utilizarse con esta cuenta.

Para configurar esta funcionalidad seleccionamos la dimensión AREA y accedemos a Dimensiones predeterminadas tipo cuenta, seleccionamos qué para la tabla de cliente, deseamos que el REGISTRO VALOR, sea Obligatorio, es decir que al registrar cualquier movimiento relacionado con un cliente, nos obligue a rellenar la dimensión AREA, con un valor, no lo podremos dejar en blanco.

O desde la dimensión departamento, podemos definir que para proveedores es obligatorio que se rellene esta dimensión.

Vamos a ver desde el maestro de clientes, que también podemos asignar directamente a una o varias fichas estas obligatoriedades y donde es más clara la utilización de la regla de registro de IGUAL CÓDIGO.

Accedemos a la página de clientes, filtramos los clientes con código país ES, seleccionamos todos los clientes del filtro y les asignamos para la dimensión AREA, el código valor dimensión 50 que es corresponde al SUR de Europa y además le cambiamos para estas fichas seleccionadas que este valor de dimensión sea igual código, es decir que no podremos registrar para estos clientes, ningún movimiento con una dimensión AREA distinta del código 50.

En cambio podemos observar que el resto de configuraciones de dimensiones tienen el valor de registro OBLIGATORIO, pero sin ningún valor específico

Y para la dimensión DEPARTMENTO, tenemos propuesto un valor de dimensión, pero sin ningún código de obligatoriedad, lo que nos permitirá registrar cualquier valor o dejarlo en blanco aunque por defecto nos propondrá este valor de dimensión.

 

Podemos hacer este mismo tipo de configuración predeterminada en todas las tablas de maestros de clientes, cuentas, productos, proveedores, recursos, activos …

Si una cuenta se usa en los trabajos por lotes Ajustar tipos de cambio o Reg. var. inventario en cont., no seleccione Código obligatorio ni Igual código. Estos trabajos por lotes no pueden usar códigos de dimensión.

Una vez creadas las dimensiones y sus valores, debemos acceder a la configuración de contabilidad para definir que dimensiones serán las dos globales y cuáles serán las de acceso directo.

  • Dimensiones globales se usan como filtros, por ejemplo, en los informes y trabajos por lotes. Solo puede usar dos dimensiones globales, por lo que debemos seleccionar la dimensiones que usarán más a menudo.
  • Dimensiones de acceso directo están disponibles como campos en el diario y en las líneas del documento. Puede crear hasta seis de estas dimensiones.

Estas no nos aparecerán como filtros en los informes ni en los trabajos por lotes.

Diferencias de las dimensiones en los documentos.

Si accedemos a una factura de venta, en la cabecera de la factura veremos solo las dimensiones dos dimensiones globales, para ver el resto de dimensiones, debemos acceder a MÁS OPCIONES, NAVEGAR, FACTURA DIMENSIONES y vemos que también tiene asignadas dimensiones de acceso directo además de las globales.

En cambio si accedemos a las líneas de la factura, podemos ver que nos aparecen tanto las dimensiones globales, como las dimensiones de acceso directo, como columnas de datos.

En las líneas de los diarios, veremos todas las dimensiones, como en las líneas de los documentos. Vamos a ver en el PLAN DE CUENTAS, las diferencias de las dimensiones globales y las dimensiones de acceso directo. Si accedemos a los movimientos de la cuenta, vemos las dos dimensiones globales como columnas de la línea del movimiento.

Pero no constan las dimensiones de acceso directo, para ello debemos acceder a Navegar, Movimiento, Dimensiones y vemos las dimensiones que se han utilizado para ese movimiento, podemos ir consultando las dimensiones de movimiento o bien desde NAVEGAR, MOVIMIENTO PANORAMA DIMENSIÓN, acceder a una matriz de los movimientos con todas las dimensiones.

Matriz

Aunque esta matriz está muy bien al mostrar toda la información de dimensiones, no se puede hacer ningún filtro, ni de periodos, ni de dimensiones

En cambio, tenemos otro resumen de dimensiones en el plan de cuentas al que podemos acceder desde NAVEGAR, SALDO, SALDO por dimensión.

Nos aparece una página de opciones en la que podemos hacer filtros y disponer los datos, como mejor nos convenga para nuestro reporting; aunque eso sí, solo dispondremos de la información y filtros de las dimensiones globales.

Desde la página de prioridades de dimensión también podemos establecer un nuevo nivel de configuración

Cuando no se ha configurado ninguna prioridad de dimensión predeterminada:

  • Los valores de dimensión predeterminados de la última cuenta especificada tienen prioridad sobre los valores de dimensión predeterminados de cuentas especificadas anteriormente. Por ejemplo, en un documento de venta, los valores de dimensión predeterminados de una cuenta de artículos tienen prioridad sobre los valores de dimensión predeterminados de la cuenta de cliente.

Vamos a suponer que la dimensión departamento la tenemos definida como predeterminada en la ficha de cliente como CCIAL. Y en la ficha de producto la tenemos definida como PROD.

Al crear una factura primero introducimos el cliente, nos trae las dimensiones del cliente con la dimensión DEPARTAMENTO = CCIAL

Después en las líneas introducimos el producto y como no tenemos ninguna PRIORIDAD establecida, nos trae la dimensión DEPARTAMENTO = PROD y cuando se registre la factura, los movimientos de las líneas tendrán la dimensión DEPARTAMENTO = PROD.

Pero si definimos en esta página que para el código origen VENTAS, las prioridades son CLIENTE 1, PRODUCTO 2

La dimensión que prevalecerá en la línea de venta va a ser la del cliente y el movimiento se registrará con la dimensión DEPARTAMENTO = CCIAL.

En la página de combinaciones de dimensión, podemos establecer bloqueos o limitaciones de dos dimensiones

Vemos en esta configuración que alguna de las combinaciones tiene Limitado y otras Bloqueado y el resto están en blanco.

Los que están en blanco se refiere a

  • Sin límites: esta combinación de dimensiones no tiene ninguna restricción. Se permiten todos los valores de dimensiones.
  • Limitado: esta combinación de dimensiones tiene restricciones en función de los valores de dimensión que especifique. Debe definir las limitaciones en la página Combinación valor dimensión.
  • Bloqueado: la combinación de dimensiones no está permitida.

Vamos a revisar esta combinación de GRUPOCLIENTE CAMPAÑAVENTA, donde nos indica que está limitado, pinchamos, accedemos a los valores de dimensión y vemos que para el valor INDUSTRIAL y para el valor OFICINA, la Campaña de INVIERNO está bloqueada, por lo que no podremos informar la dimensión CAMPAÑAVENTA en el caso de informar el GRUPOCLIENTE con los valores anteriormente mencionados.

Vistas Análisis

Es una forma de ver los datos financieros, según los criterios de la empresa.

Son unas configuraciones que agrupan los movimientos según unos criterios determinados (filtros, periodos…) y permiten utilizar cualquier dimensión, aunque no sea una de las 2 globales.

  • La “Vista análisis” se calcula sobre movimientos contables y permite utilizar hasta 4 dimensiones
  • Las “Vistas análisis compras” y “Vistas análisis ventas” y “Vista análisis inventario”, se calculan a partir de los movimientos de productos de compra/venta, y solo permiten 3 dimensiones.

En la ficha de la vista de análisis, definiremos los criterios para crear los movimientos de la vista de análisis, para el análisis por dimensiones.

Elegiremos las cuentas que queremos incluir en la vista de análisis y las 4 dimensiones que queremos utilizar, pueden ser tanto las globales como las de acceso directo.

Podemos incluir los movimientos de presupuesto o no. Al crear la vista de análisis, debemos ejecutar ACTUALIZAR, para que genere los movimientos de vista de análisis, luego podemos activar que cada nuevo registro se genere automáticamente el movimiento de vista de análisis o podemos ejecutarlo manualmente cada vez antes de sacar el reporting.

Una vez configurada la vista de análisis y generados los movimientos accederemos al análisis por dimensiones, indicaremos las opciones de la matriz que queremos que nos muestre y seleccionaremos MOSTRAR MATRIZ.

 


Éste articulo forma parte de los webinars de Abril impartidos por Triangle, donde puedes ver distintas temáticas.

Cierre de Ejercicio en NAV.