10 Mar Gestión de inventario en Microsoft Dynamics 365 Business Central
En este artículo, vamos a repasar algunos conceptos clave relacionados con la gestión del inventario en una empresa y en particular, nos centraremos en cómo realizar estos procesos en Dynamics 365 Business Central.
Conceptos iniciales
Antes de profundizar en los pedidos de inventario, es importante recordar que para cada producto físico que se comercialice, es necesario crear una ficha de producto del tipo Inventario. Los productos que se ofrecen a los clientes pero que no se mantienen en el inventario, se pueden registrar como productos del catálogo y, si fuera necesario, convertirlos a productos de inventario.
Además, los aumentos y las disminuciones de inventario se registran principalmente cuando se registran documentos de compra y de ventas, respectivamente, que van dando entrada y salida a los productos en el inventario. Pero también las transferencias entre almacenes cambian las cantidades de inventario en los almacenes de la empresa.
Si se necesita modificar inventarios y estos movimientos no están estrictamente vinculados a un documento de compra o venta, se pueden aumentar o reducir la cantidad de un producto en el inventario registrando directamente los movimientos de producto desde la ficha de producto y/o con diversos diarios como el de reclasificación e inventario físico.
Recuento y ajuste de inventario mediante documentos: pedidos de inventario
Empecemos por el principio: haciendo recuentos y ajustes de inventario mediante documentos.
Ahora bien, ¿en qué consisten los pedidos de inventario y cómo se utilizan? Se trata de una funcionalidad que permite hacer recuentos y ajustes de inventario mediante documentos. Sin embargo, su uso no es muy común en las empresas y por eso, queremos presentarlos en este artículo.
Los pedidos de inventario pueden ser útiles para dividir las tareas de los empleados a la hora de realizar el inventario y que cada uno de ellos se ocupe de un conjunto de productos. También se pueden utilizar para crear secciones en los diarios que se verán más adelante.
Para crear un pedido de inventario físico, es importante indicar la descripción y el almacén correspondiente. A continuación, se debe hacer clic en Calcular líneas. En la pantalla que se abre, se pueden marcar dos checks:
Calcular cant. Esperada: Para que se calcule e inserte el contenido de la cantidad prevista para las nuevas líneas de pedido de inventario físico que se creen.
Incluir prods. sin invent: especifica si a pesar de que el producto esté a stock 0 según el sistema, se quiere que se visualice la línea de ese producto para que se cuente manualmente en el almacén.
Además, existen otros filtros que se pueden aplicar según las necesidades de la empresa, como el del almacén (aunque en este caso, al haberlo indicado en la cabecera del pedido, se mostrarán solo líneas para ese almacén). También se puede indicar que solo se quieren ver los productos cuyo grupo de registro de inventario sea Materia Prima.
Después de haber marcado el Pedido de inventario físico como Terminado, el siguiente paso es registrarlo para que se mueva el stock. Este es un paso importante ya que permitirá ajustar el inventario de manera efectiva.
Para registrar el Pedido de inventario físico, se debe ir a la pestaña de «Acciones» y seleccionar la opción «Registrar». Una vez hecho esto, el sistema registrará el movimiento de stock y actualizará el inventario de manera automática.
Para verificar que el registro se haya hecho correctamente, se puede ir a la ficha del producto y consultar los movimientos de stock. Allí se podrán ver los detalles del registro, como la cantidad ajustada, el tipo de movimiento y la fecha en que se realizó.
Es importante destacar que los Pedidos de inventario son una herramienta útil para realizar recuentos y ajustes de inventario de manera efectiva y organizada. Al utilizar esta herramienta, se pueden asignar tareas específicas a los empleados y se puede llevar un control detallado de los productos y los almacenes.
Recuento, ajuste y reclasificación de inventario con diarios
El recuento físico de inventario es una tarea importante para asegurarse de que la cantidad de productos registrados en un sistema de contabilidad, como Business Central, coincide con la cantidad real de productos en el almacén. Aunque este recuento se realiza una vez al año, es posible que sea necesario realizar recuentos más frecuentes para productos específicos.
Para ajustar las cantidades de inventario registradas, se pueden usar diarios de productos para cambiar las entradas de contabilidad sin registrar transacciones comerciales. Como alternativa, también podemos ajustar un solo artículo en la ficha de producto.
Para ajustar un solo artículo, se puede usar la función «ajustar inventario» en la ficha del producto en Business Central.
Si se requiere un ajuste más extenso, se puede utilizar el diario de productos para registrar las transacciones de compra y venta, así como los ajustes positivos y negativos de inventario.
Por línea se indicaría producto, unidades y se introducirían automáticamente los datos que hubiese en la ficha del producto en cuanto a precios y dimensiones. El último paso sería registrar el diario.
Ten en cuenta que si tu almacén utiliza ubicación y picking directos, lo cual se considera una configuración avanzada, primero deberás realizar el Diario de producto almacén. En este caso, es necesario realizar dos pasos en lugar de uno, donde un empleado con experiencia realice los diarios que son de almacén y otros usuarios realicen el registro en los diarios de producto.
Este proceso también se aplica a los otros casos de registros de diarios que se explicarán a continuación, donde siempre se deberá realizar un paso previo con un diario cuyo nombre irá cambiando, pero que siempre acabará en la palabra «almacén».
Diario de inventario físico
La revisión anual de inventario es una tarea esencial en cualquier empresa que maneje productos físicos. Esta tarea implica la tarea de contar físicamente cada artículo en stock para verificar si el inventario teórico coincide con el inventario real. Para llevar a cabo este proceso, se utiliza el Diario de Inventario Físico, que conlleva a su vez las siguientes tareas: calcular el inventario previsto, imprimir el informe que se utilizará para el recuento e introducir y registrar el inventario contado real.
Si tu almacén no utiliza ubicación y picking directos, es recomendable utilizar el Diario de Inventario Físico. En cambio, si utilizas estas configuraciones avanzadas de almacén, deberás ejecutar el proceso «Calcular Inventario Físico» en el Diario de Inventario Físico de Almacén y, a continuación, en el Diario de Producto, ejecutar la función «Calcular Ajuste Almacén». Es importante tener en cuenta que con configuraciones avanzadas de almacén hay que hacer dos pasos en lugar de uno, de manera que los empleados del almacén hagan uno y los administrativos otro.
¿Cómo utilizar el Diario de Inventario Físico?
1.Busca la opción «Calcular Inventario Físico» y selecciona una fecha de registro. Esta fecha se pasará a todas las líneas que se vayan a crear. También puedes indicar un número de documento, por ejemplo, «Inventario Físico 2023», que se trasladará al campo Nº documento y pondrá una etiqueta a todos los movimientos que se registren. Esto te permitirá hacer una búsqueda por esta etiqueta y obtener todos los movimientos relacionados.
2. En la misma ventana, verás una opción que te permite incluir o no productos sin inventario. Si quieres que los empleados cuenten todos los productos, aunque en el sistema tengas el stock a 0, debes incluir estos productos en las líneas para que se impriman y los empleados puedan contarlos y decir si en la realidad existe o no stock. Lo mismo para artículos sin transacciones, es decir, artículos que acabas de dar de alta. Si marcas este check, se incluirán también estos artículos sin movimientos.
3. En el filtro de producto, puedes utilizar cualquier campo de la ficha del producto y filtrar a éste. Si quieres que los empleados hagan solo recuento de los productos que son materias primas, por ejemplo, y otros harán otros tipos de productos, puedes filtrarlo y facilitarles así la tarea.
4. Por su parte, en producto puedes hacer cualquier filtro según campos que estén en la ficha del producto y también tienes a tu disposición unos pocos filtros totales, por ejemplo, de almacén, para que solo te tenga en cuenta los de un almacén en concreto. Es importante tener en cuenta que si has marcado el check anterior de «Incluir artículos sin transacciones», probablemente, aunque no tengas ninguna transacción para el almacén en cuestión, te aparecerá el producto.
5. Cuando aceptes este cuadro, te aparecerán los productos en una parrilla. Puedes imprimir este listado o llevarlo directamente a Excel. También puedes compartir el enlace directamente o a través de Teams con los empleados para que puedan ver el listado en pantalla.
Los empleados que trabajen con pistolas realizarían este recuento con los mismos dispositivos, los que no disponen de estas, irán con el papel y apuntando cuál es la realidad del almacén para cada producto de la lista.
En el listado resultante, por defecto las líneas aparecen como ajuste positivo. Hay 3 columnas a las que debes prestar atención: stock calculado, cantidad de stock físico y cantidad. El stock calculado es lo que tiene el sistema registrado, mientras que la cantidad de stock físico es lo que Business Central propone que deberíamos tener en el almacén. Si contamos y encontramos que la cantidad es diferente a lo que propone el ERP, debemos actualizar la cantidad en la columna correspondiente y el tipo de movimiento se actualizará automáticamente a ajuste negativo.
Si la cantidad que actualizamos es mayor, el tipo de movimiento se mantendrá como ajuste positivo.
Es importante mencionar que si trabajamos con seguimiento de producto, también podemos indicarlo en estos diarios y así dejar constancia de lotes o números de serie para cada producto.
Es altamente recomendable utilizar el informe de prueba para identificar todos los errores antes de registrar. Si hubiera errores de dimensiones mal indicadas, por ejemplo, aparecería en este informe.
Si el recuento físico revela diferencias en productos que se registraron con códigos de almacén incorrectos, lo más correcto sería utilizar el diario de reclasificación en lugar del diario de inventario físico. El diario de reclasificación permite realizar un único movimiento del almacén incorrecto al almacén correcto, redirigiendo los productos a los almacenes adecuados.
Después de revisar todo y realizar los ajustes necesarios, podemos registrar el recuento. Para verificar el recuento del inventario, podemos ir a la ficha del producto en cuestión y buscar la acción Movimientos del inventario físico, donde podremos ver los movimientos de este tipo relacionados con el producto.
Diario de reclasificación de productos
El diario de reclasificación de productos es una herramienta que nos permite transferir stock de un almacén a otro de forma rápida y sencilla. A diferencia de los pedidos de transferencia, el diario de reclasificación no requiere la emisión de un documento adicional, lo que lo hace especialmente útil para ajustes rápidos de inventario.
En términos prácticos, el diario de reclasificación funciona de la siguiente manera: se rellenan los campos correspondientes (fecha de registro, número de documento, número de producto, código de almacén y código de almacén destino), y al registrar el diario, los movimientos de productos se ajustan en los almacenes en cuestión. Es importante destacar que, con este método, las actividades de almacén no se administran.
Aunque el diario de reclasificación es una herramienta muy útil, es importante tener en cuenta que su uso debe ser reservado para ajustes que puedan necesitarse en momentos puntuales. Para el día a día, se recomienda utilizar los pedidos de transferencia, ya que permiten administrar las actividades de almacén correspondientes de salida y entrada y proporcionan más certidumbre de que las cantidades del inventario se actualizan correctamente.
Es importante mencionar que el diario de reclasificación puede ser especialmente útil en casos en los que los productos se encuentran registrados en el inventario sin un código de almacén. En estos casos, no será posible transferir estos productos con pedidos de transferencia, por lo que deberemos utilizar el diario de reclasificación para reclasificar los productos desde un código de almacén en blanco a un código de almacén real.
Vistas para consultar información
Desde la propia ficha del producto, podemos acceder a la acción de ajustar inventario, que fue de las primeras que revisadas en este artículo y también, desde las acciones expandidas disonemos de un acceso directo al diario de producto y el diario de reclasificación de productos.
Y siguiendo con vistas, otra que suele ser muy útil es para consultar la disponibilidad de un producto en las ubicaciones donde se almacena. Podemos ver la disponibilidad los productos en los distintos sitios donde se almacenan en la página Disponib. prod. por almacén. La encontraremos directamente en la ficha del producto del que queramos ver su disponibilidad.
Esta página muestra cómo la cantidad de existencias del producto se desarrollará en el futuro, mostrando cada almacén donde se almacena.
Otra vista más genérica que es interesante conocer es una matriz genérica donde podemos ver todos los productos en todos los almacenes. Recuerda que siempre tienes la opción de extraer esta información a Excel si necesitas trabajarla más cómodamente.
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