03 Sep Flujos de trabajo en Business Central y Power Automate
Si eres un usuario de Business Central, seguramente has oído hablar de flujos de trabajo y de las herramientas que componen Power Platform. En este artículo queremos ofrecerte un ejemplo práctico sobre cómo crear un flujo de trabajo directamente en Business Central y cómo crear otro flujo en Power Automate, para observar las diferencias y posibilidades de ambas opciones.
1. Flujos de trabajo en Dynamics 365 Business Central
Empezamos directamente en Business Central para ilustrar un flujo de trabajo. Podemos utilizar las plantillas que ofrece la herramienta o crear un flujo nuevo si nuestra necesidad no se adapta a las propuestas disponibles. En este punto nos gustaría aportar un matiz y es que, de las plantillas disponibles, la gran mayoría corresponden a flujos de aprobaciones.
Si queremos crear otro tipo de flujos, inevitablemente tendremos que crearlo desde cero. Vamos a proceder con la creación de un flujo de notificación por email a un compañero cuando se lance un documento de venta.
Como hemos explicado, utilizaremos la opción ‘Nuevo’:
Vamos a tener que dotar a nuestro flujo de una serie de datos para su identificación:
- Código: se trata del identificador interno de nuestro flujo.
- Descripción: descripción más larga del flujo también con fines de identificación interna.
- Clase: se trata de un campo no obligatorio que sirve de agrupación de nuestros flujos.
- Activado: opción que marcaremos cuando tengamos el flujo configurado y estemos listos para implementarlo. Si en el futuro deseamos parar momentáneamente alguno de nuestros flujos, podemos hacerlo mediante esta opción.
Y ahora ya estamos listos para definir los pasos de nuestro flujo en la tabla inferior:
- Evento cuando: encontramos todas las opciones definidas por Microsoft a modo de trigger. Es decir, es la acción desencadenante de nuestro flujo. Para este ejemplo utilizaremos el evento “Se ha lanzado un documento de venta”.
- Condición on: si dejamos la opción ‘siempre’ que viene por defecto, se realizará sin restricciones. En este ejemplo, se activaría para cualquier tipo de documento de venta (ofertas, pedidos, facturas, abonos). Podemos acotar estas condiciones logrando por ejemplo, que sólo se ejecute para ofertas y pedidos filtrando por ‘Tipo de documento’ o también podríamos utilizar otras condiciones como por ejemplo que supere un importe específico, que provenga de un cliente concreto, etc.
- Respuesta entonces: será la acción que se ejecutará cuando se dispare el trigger y se cumpla la condición. Es decir, será la respuesta. En este punto, también encontramos una serie de acciones predefinidas por Microsoft en la base del producto. Para seguir con el ejemplo, como queremos enviar una notificación, seleccionaremos ‘Crea una notificación para’. Además, tendremos que completar:
- Notificar remitente: informará a quien realiza la acción que se ha lanzado el documento, en este ejemplo.
- ID de usuario destinatario: si queremos que notifique a otro usuario de Business Central, lo indicaremos.
- Página de destino vínculo: si queremos que la persona que recibe la notificación por email pueda acceder al registro del que estamos hablando o a cualquier otra página que pueda ser de interés, la incluiremos al cuerpo del email en esta opción.
El resumen de nuestro flujo sería:
Por último, activamos el flujo y ya podemos testearlo.
2. Casos de uso de Flujos de trabajo vs Power Automate
Es importante destacar a grandes rasgos las peculiaridades de crear flujos en cada herramienta. La principal limitación que tenemos creando los flujos de trabajo directamente en Business Central es que no puede notificar a personas de fuera de la organización. Es decir, no se pueden enviar emails de notificación a clientes, proveedores, etc.
Por otro lado, nuestro objetivo es enviar notificaciones a personas externas a la empresa, debemos utilizar Power Automate. Eso sí, para algunos flujos considerados ‘Premium’ tal vez debamos ampliar nuestra licencia.
También es importante destacar que Power Automate nos permite automatizar flujos no solo de Business Central, sino de otras herramientas, ya sean de Microsoft o externas. Por lo que puede sernos una herramienta muy útil si sabemos cómo sacarle máximo provecho.
Nuestra recomendación sería utilizar los flujos de trabajo que ofrece el propio Business Central para procesos de aprobaciones y notificaciones entre miembros del equipo y hacer el salto a Power Automate cuando queramos conseguir flujos más sofisticados con interrelación con otras herramientas y comunicación con personas externas.
3. Flujo de notificación mediante Power Automate
Para librarnos de desarrollos monolíticos y dotar de herramientas de fácil manejo a usuarios no técnicos vio la luz Power Automate, como una de las aplicaciones que se incluyen en la Power Platform de Microsoft. Se trata de una herramienta “no code, low code” diseñada específicamente para que perfiles no técnicos sean capaces de interrelacionar datos de diferentes aplicaciones y ganar autonomía en sus tareas.
Por este motivo, nuestra principal recomendación es perder el miedo a este tipo de herramientas, ya que en un par de años van a ser de obligado conocimiento en muchos puestos de trabajo como decimos no técnicos.
En nuestro ejemplo, seguimos tomando de base Business Central que será nuestra fuente de datos, pero lo conectaremos con Power Automate (antes conocido como Microsoft Flow).
Power Automate también nos brinda la misma jerarquía que los flujos de trabajo de Business Central, pero con una nomenclatura diferente. En primer lugar, encontramos los conectores. Microsoft y equipos de desarrolladores nos brindan una serie de conectores a herramientas, entre los cuales, por supuesto, se encuentra el conector a Business Central.
Eso sí, una consideración importante. Si buscas el conector de Business Central se te brindarán dos opciones. La diferencia, si te fijas en el nombre que queda oculto, es que uno es el conector para Business Central Cloud mientras que el segundo es el conector para Business Central On-Premise.
Si nuestra base de datos se encuentra en el cloud, como es el caso de este ejemplo, seleccionaremos la primera opción.
Siguiendo la jerarquía, encontramos los desencadenadores. Sería el campo equivalente a “Evento cuando” de los flujos de trabajo que hemos visto anteriormente. Se trata del trigger que dispara la acción.
Por defecto, Power Automate nos ofrece una serie de desencadenadores para el conector seleccionado, como serían:
Par apreciar la diferencia con el ejemplo que hemos trabajado en el punto anterior, vemos que hay una serie de triggers que no se ofrecían en el estándar de Business Central que sí que nos brinda Power Automate. ¿El motivo? Como hemos comentado Power Automate es una herramienta más sofisticada que nos permitirá llegar a un nivel de detalle y concreción más elevado.
Por último, encontramos las acciones, que son la respuesta al trigger, la acción que se realiza. Es el equivalente a “Respuesta entonces” del ejemplo anterior. ¿Qué podemos hacer? Desde crear un registro, eliminarlo, ejecutar una acción a actualizar datos, entre otros.
Realizaremos a continuación un ejemplo en el que queremos enviar un correo electrónico desde Outlook al crear un registro. Configuraremos el flow teniendo en cuenta los siguientes pasos.
En primer lugar, escogemos la acción de Business Central “Al crear un registro” y completamos la información referente a entorno, empresa y tabla. Las tablas que nos muestra la herramienta están preconfiguradas por Microsoft y, de momento, los partners no podemos ampliarlas.
Ahora que ya tenemos un trigger definido, seleccionaremos la acciones. El objetivo final es enviar un correo electrónico, pero tenemos que hacer obligatoriamente los pasos intermedios siguientes. En primer lugar, buscaremos la acción “Obtener registro (vista previa)” del conector de Business Central. Será el que nos recogerá la información y los datos de los documentos que deseemos. Tendremos que volver a introducir entorno, empresa, tabla i ‘Row ID’ a las filas para que coja sus campos para que los podamos consumir.
A continuación, añadiremos un nuevo paso para conectar con Outlook. Antes de nada, tendremos que indicarle cuenta de correo. Tenemos dos opciones.
Utilizaremos “Obtener el perfil del usuario” si estamos configurando el flujo pero el email se tiene que enviar desde otra cuenta diferente a la propia o “Obtener mi perfil”, para que nos autentifique como los autores del email y lo envíe en nuestro nombre. Ambas acciones están categorizadas para el conector de Office 365.
Finalmente, crearemos la última acción que será “Enviar correo electrónico” del conector de Office 365 Outlook. Nuestro flujo hasta el momento lucirá así:
Podemos configurar al detalle cómo queremos que se muestre este correo electrónico. Podemos utilizar campos dinámicos con las etiquetas que necesitamos. Eso sí, recordad que para que sean los datos de Business Central las etiquetas que utilicemos tienen que tener el logo de Business Central como icono. Se pueden utilizar las etiquetas predefinidas y podemos añadir texto plano allá donde sea necesario para dotar de coherencia a nuestro correo. Hasta llegar a un email como:
En las opciones avanzadas, podemos añadir correos en copia y agregar adjuntos. Es también el lugar donde indicaremos el “Remitente (enviar como)” donde seleccionaremos el campo “Correo” de la aplicación de Office 365. Sabemos que es nuestro correo por la acción que hemos configurado en el paso previo.
Y ahora sólo nos queda guardar nuestro flow y testearlo mediante la opción de “probar”.
4. Servicios web en Business Central
Por último, también destacar que desde Dynamics 365 Business Central puedes publicar una serie de servicios web para consumir los datos de tus páginas del ERP desde aplicaciones externas. Estamos hablando por ejemplo de conectar Business Central con las aplicaciones que pueden consumir oData tales como Excel, Power BI, Power Automate, Power Apps, entre otras.
Puedes publicar la página de la cual necesites consumir información y conseguir las credenciales para que la aplicación externa se autentifique ante Business Central y pueda tener acceso a estos datos.
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