Firma digital para documentos de Dynamics NAV y Business Central

Como parte de la serie de webinars brindados por Triangle en el último trimestre del 2020, la formación con la cual empezamos fue la firma digital para documentos de Dynamics NAV y Business Central.

En este artículo recopilamos lo hablado en el webinar para veas cómo mediante una plataforma SaaS puedes trabajar todo el proceso de firma digital con respaldo legal y totalmente funcional en tu ERP.

¿Qué es la firma digital?

En definitiva, la firma digital es un mecanismo criptográfico que permite identificar al emisor de un documento y al mismo tiempo identificar una serie firmantes, tantos firmantes como los participen algún flujo de firma. Teniendo como resultado un documento que es inalterable por todas las partes y válido a nivel legal, para cualquier proceso jurídico que exija la aprobación de la veracidad del documento.

¿Qué garantías tenemos con la plataforma Docuten?

Docuten es una plataforma que cumple con la normativa europea eIDAS (Nº910/2014), y al mismo tiempo Docuten es tercero de confianza al contar con un sello emitido por el Ministerio de Industria también basado en eIDAS. Esto garantiza que esos flujos de firma que se vayan completando con la plataforma online, cumplan con los requisitos técnicos y de calidad que indica la normativa europea.

La normativa regula la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior. Incluyendo:

  • Listas de confianza
  • Firma electrónica
  • Sellos electrónicos
  • Time-stamping
  • Entrega electrónica
  • Autenticación de sitios web

Tipos o clases de firma digital

Existen distintas opciones de ejecución de la firma digital todas ellas basadas en la normativa europea, se pueden dividir dos grupos.

clases de firma figital

Firma Cualificada

Una firma electrónica cualificada es aquella se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.

Está basada en certificados electrónicos que ya han pasado un proceso de autenticación previo, con Docuten los invitados de firma van a recibir un correo electrónico con la invitación a firmar el documento, incluso tienen un descargable para seleccionar el certificado correspondiente con el que quisieran firmar el documento.

Firma avanzada

Utilizada por sus características de facilidad y la rapidez de firma sobre documentos y proporciona información de identificación única que la vincula a su firmante.

  • El firmante tiene el control exclusivo de los datos utilizados para crear la firma electrónica.
  • Capacidad de identificar si los datos que acompañan el mensaje han sido manipulados después de haber sido firmados. Si
    los datos firmados han cambiado, la firma se marca como no válida.
  • Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea
    detectable.

Existen dos tipos:

Biométrica

La firma biométrica es aquella que se realiza sobre una pantalla táctil, tomando ciertos datos de presión, velocidad, y otros detalles biométricos de la ejecución de firma, permitiendo una firma sobre la marcha. Este tipo de firma resulta muy útil para aquellos casos en los el usuario que va a recolectar firmas puede estar en la carretera en contacto directo con el cliente y necesita una firma ágil, en un momento preciso dando a un cliente, proveedor o transportista la posibilidad de firmar directamente sobre la Tablet.

Aquí te dejamos un caso de éxito de una empresa utilizando la firma biométrica, para que puedas ver el potencial de Docuten eSign.

Firma con OTP

La firma OTP (One Time Password) es la más utilizada, por la rapidez y facilidad que supone este tipo de firma. OTP es sencillamente el envío de un código de seis dígitos al correo electrónico o al número de teléfono móvil, indicando cuando se genera el flujo de firma.

En el caso de indicar el número de teléfono móvil, va a prevalecer el teléfono y se enviaría mediante un sms al usuario invitado, o bien por correo. Al recibir ese código de seis dígitos, el usuario tiene un máximo de tres minutos para usar ese código de seis dígitos copiarlo y pegarlo en Docuten para validar la firma del documento.

¿Cómo se materializa la figura del tercero de confianza?

En todos y en cada uno de los flujos de firma que se utilice Docuten , el resultado será el documento firmado por todas las partes conjuntamente con el documento de evidencia.

Este documento de evidencia, Docuten certifica y garantiza que la firma ha sido completada de forma válida, resultando un documento totalmente inalterable y con una serie de detalles como:

  • Información del envío
  • Incorporación de documentos adjuntos
  • Fechas, horas de registro de ese documento
  • Evidencias de los distintos eventos por los que ha pasado.

Este último punto se refiere a todas las personas que hayan podido participar en el flujo de ese documento y en distintos eventos de los usuarios:

  • Envío del correo de notificación
  • Acceso al correo electrónico
  • Ingresa a la plataforma Docuten para firmar el documento
  • Ejecutar la firma en el documento
  • Rechazo o cualquier otro evento

Una vez finalizada la firma del documento estará disponible la descarga de este flujo como una garantía adicional junto al documento inicial de firma

¿Qué alcance tiene la firma digital a nivel geográfico?

Tiene un alcance internacional porque cumpliendo con la normativa europea de eIDAS, se basa en estándares técnicos y de calidad internacionales.

El ámbito eIDAS es de aplicación en todos los países de la Unión Europea: Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Croacia, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Hungría, Irlanda, Italia, Letonia, Lituania, Luxemburgo, Malta, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino
Unido, República Checa, Rumanía y Suecia.

Otros países europeos, sin formar parte de la UE, han adaptado su legislación para ser compatible con eIDAS: Islandia, Noruega, Suiza y Ucrania, o están en proceso de hacerlo en la actualidad: Macedonia del Norte y Montenegro

A nivel internacional se consigue como resultado una firma digital que será válida en los países que coloreados en azul del siguiente mapa.

 

paises firma digital

¿Cuáles podrían ser los flujos de la firma digital?

En definitiva cualquier flujo de firma que podáis tener tanto con agentes externos, sean clientes, proveedores, departamentos jurídicos, etc. como a nivel interno, por ejemplo flujos de firma de documentación de recursos humanos en los que se encuentra mucha casuística de recopilación de información laboral con los empleados.

Docuten eSign para Business Central, Dynamics NAV y Navision

En cuanto a las versiones donde se puede utilizar Docuten eSign se sigue la misma estrategia que Microsoft y el soporte de versiones que brinda. Por lo tanto se puede utilizar en las versiones de Business Central tanto on-premise como cloud con disponibilidad de appsource, y también estaría disponible para versiones anteriores NAV 2016, 2017, 2018. Las versiones anteriores a 2016 también pueden utilizar la herramienta con un simple trabajo adicional.

¿Qué nos permite Docuten eSign para Business Central y Navision?

Docuten eSign cuenta con el potencial para que desde los ERPs se generen firmas digitales aprovechando las diferentes modalidades, la capacidad de impresión de reports desde Business Central y Navision para la generación de PDFs, inclusive con posibilidad de importar PDFs previamente generados y cargarlos a Docuten Esign para incluir las firmas.

Además con Docuten cuenta con una configuración predeterminada principalmente para documentos que tienen mucha casuística de firma, por ejemplo los documentos de ventas. En Business Central y Navision se incorporan funcionalidades para ofertas, pedidos, albaranes y facturas / abonos, tanto en el módulo de facturas estándar como del módulo de servicios, donde se generan automáticamente el documento a firmar directamente desde esa oferta.

Funcionamiento


También te puede interesar: