ERP – Software de gestión empresarial

¿Cómo y qué es un ERP o Software de Gestión Empresarial? Las siglas ERP provienen del inglés de Enterprise Resource Planning que podemos traducir como sistema de planificación de recursos empresariales, pero… ¿qué significan realmente estos términos?

Un ERP es un software que gestiona y automatiza aquellas prácticas asociadas a la gestión de una empresa, tales como pueden ser la fabricación, logística, finanzas o recursos humanos y nos permite crear un flujo sencillo de información entre las diferentes departamentos de una empresa.

Objetivos principales de un ERP

  • Mejora en la optimización de los procesos empresariales: el tratamiento de los datos permite tener un conocimiento exhaustivo de cada uno de los departamentos de una organización, así como tener una visión global de la misma.
  • Acceso rápido e inmediato a la información: un ERP nos permite obtener y trabajar con los datos de una empresa de forma rápida, con acceso inmediato y desde cualquier lugar gracias a las ventajas que ofrecen los avances en movilidad y el cloud.
  • Información compartida: elimina los silos de aislamiento de los diferentes departamentos de una empresa para que trabajen de forma colaborativa y centralizada.

¿Cuáles son sus ventajas?

La principal ventaja de un ERP es que está diseñado para integrar y optimizar todos los procesos y circuitos que pueda tener una empresa. Así se evita el uso de terceras aplicaciones y toda la información está centralizada en una única entrada de datos. De este modo también se evitan los errores por la entrada manual de datos y las duplicidades.

Asimismo, un ERP es modular. Esto significa que trata a tu empresa como un conjunto de equipos que se interrelacionan entre sí compartiendo información y procesos. Además, como cada empresa tiene unas necesidades específicas, es posible la incorporación e instalación de determinadas funcionalidades a medida que tu empresa crece.

Se puede empezar por ejemplo con un circuito sencillo que incluya el departamento financiero y compras y ventas, y en unos meses o años incorporar la gestión de existencias y almacén. El ERP puede crecer a tu ritmo. Hay ERPs en los que se licencia por cada módulo individualmente y hay otros ERPs en los que toda la funcionalidad ya está incluida en el precio de la licencia.

Un sistema de gestión empresarial ERP es altamente configurable y adaptable, e incorpora herramientas de programación de alto nivel, que permiten al partner el desarrollo de las customizaciones que requiera el cliente. Además, los avances en programación hacen más fácil integrar el ERP con aplicaciones de terceros que ya estás utilizando en tu día a día y de los cuales no quieres prescindir.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente backoffice (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no tienen acceso a él. A pesar de esta denominación, todos los procesos de un ERP son los que permiten a una empresa tratar directamente con proveedores y ofrecer un servicio óptimo a sus clientes.

Los sistemas ERP típicamente manejan circuitos como producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad. Sin embargo la planificación de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocio como las ventas, gestión de oportunidades, CRM, entregas, pagos, calidad de administración y la administración de recursos humanos, entre muchos otros.

¿En qué se diferencia un ERP de otro software empresarial?

  • Es modular, los ERP convierten a tu empresa en un conjunto de departamentos interrelacionados por la información que comparten, y que se genera a partir de sus respectivos procesos. Esta es una ventaja tanto económica como técnica, porque la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden ponerse en marcha de acuerdo con los requerimientos del cliente y posibilitan el futuro crecimiento en funcionalidad dentro del ERP.
  • Es adaptable, los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software por ejemplo, para controlar inventarios es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Aquellos procesos o casuísticas que se escapen del estándar del producto pueden ser materializados gracias a desarrollos a medida. En este sentido, los ERP incorporan herramientas de programación de cuarta generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. Es importante estudiar de qué forma se plantean los desarrollos y cómo van a llevarse a cabo para que no afecten y encarezcan futuras migraciones de versión.

Un ERP especializado como Microsoft Dynamics 365 Business Central brinda soluciones ágiles para todas las áreas de la empresa, sin importar la complejidad de los procesos a automatizar. Además, Microsoft se encarga de que el producto esté en constante evolución e  incorpore versión tras versión las novedades más candentes en Inteligencia Artificial, Internet of Things, etc.

No se debe olvidar que Dynamics 365 Business Central es el ERP líder para PYMES en toda Europa, de manera que ya ha demostrado a lo largo de los años que soluciona los principales problemas de las empresas y las ayuda en su día a día. En cambio, un software de contabilidad genérico sólo ofrece un bajo porcentaje de efectividad en una área concreta de la empresa.

Por último, si estás buscando un ERP especializado para determinados sectores como podrían ser sanidad, logística, alimentación, retail, entre otros; aquí es donde debes considerar el uso de Business Central, que satisfacerá todas tus necesidades.


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