Dynamics NAV 365 Business Central On-premise o cloud

¿Dynamics NAV On-premise o cloud? Beneficios y riesgos

¿Deseas empezar a trabajar con Microsoft Dynamics NAV (ahora conocido como Microsoft Dynamics 365 Business Central) pero no sabes si hacerlo On-premise o cloud? ¿Necesitas más ayuda para diferenciar cuál de las dos modalidades puede ser más beneficiosa para tu empresa? ¿Quieres tener en cuenta qué riesgos conlleva cada opción? Sigue leyendo para tener una perspectiva clara sobre beneficios, diferencias y riesgos de implementar Dynamics NAV / Business Central On-premise o en la nube.

NOTA: cuando en el artículo se nombre Dynamics 365 Business Central ten en cuenta que se trata del mismo producto que Dynamics NAV. De hecho, es su evolución. Mismo producto, mismo core y mismas funcionalidades.

On-premise vs cloud

Antes de exponer qué beneficios y riesgos conlleva cada modalidad de implementación, es recomendable tener claros los conceptos. ¿Qué significa implementar Dynamics 365 Business Central on-premise? ¿Qué significa implementar Dynamics 365 Business Central Cloud?

Dynamics 365 Business Central On-premise

Se dice que un software es on-premise cuando se instala como una aplicación local en los servidores y computadoras propios de la empresa. El software on-premise requiere que la empresa compre una licencia del software para usarlo.

Dynamics 365 Business Central Cloud

El software basado en la nube está alojado en los servidores del proveedor tecnológico. El acceso al aplicativo se realiza mediante el navegador web. El sofware cloud SaaS (Software as a Service) prevé que las empresas paguen sus licencias mensualmente para escalar o reducir de manera efectiva según el crecimiento de la empresa.

Principales diferencias entre Dynamics 365 Business Central On-Premise y Cloud

Inversión en hardware y aprovisionamiento

De una implementación on-premise se derivan unos gastos en hardware inevitables, de manera que este tipo de implementaciones suelen ser más costosas. Como los equipos donde se alojará el software estarán en tus propias instalaciones, deberás proveer el harware necesario para que el sistema pueda funcionar (servidores, BBDD, ordenadores, etc.). En cuanto al aprovisionamiento, un partner deberá realizar la configuración del entorno con el cargo asociado que conlleve.

En cambio, Business Central Cloud apenas necesita inversión en hardware, ya que del alojamiento se encarga directamente Microsoft. Como cliente, tan solo deberás asegurarte de tener una versión de navegador compatible. En cuento al aprovisionamiento del entorno, es casi instantáneo porque ya está preconfigurado. De este modo se elimina tiempo dedicado a la instalación y configuración. Además, los usuarios tendrán acceso a la aplicación de inmediato.

Costes iniciales vs costes recurrentes

Los gastos iniciales y recurrentes cambian sustancialmente dependiendo si hablamos de una implementación on-premise o en la nube. Si nos centramos en instalaciones on-premise, como costes iniciales destacan sobre todo los relacionados con el set-up inicial (hardware, licencias de compra, implementación). En cuento a gastos recurrentes, deberás contar el 16% anual que debes abonar de licencia en concepto de BREP y el servicio de soporte que tengas contratado. Además, puntualmente puede que necesites desarrollos, formaciones, etc. ¡Atención! Si quieres migrar de versión, deberás llevar a cabo un proyecto de actualización ya que la migración no es automática.

Si por el contrario focalizamos en la nube, gasto inicial será el propio del proyecto de puesta en marcha del ERP. Como recurrente destaca el coste de suscripción mensual de las licencias y el servicio de soporte que tengas contratado. De esta opción cabe destacar que las actualizaciones y mantenimiento de IT ya están incluidos en el precio mensual de la licencia.

El gráfico siguiente muestra la evolución de gastos fijos y recurrentes. Se ha tenido en cuenta una implementación inicial de 2 usuarios Essentials (precio cloud 59€ usuario/mes; precio compra 1.500€ usuario) y 2 Team Members (precio cloud 6.80€ usuario/mes; precio compra 300€ usuario) y una cuota de soporte de 200€ al mes. No se ha tenido en cuenta el gasto propio del proyecto de implementación. Como variable a considerar, cada 2 años se adquiere 1 usuario Essentials adicional. La instalación on-premise no cuenta con objetos adicionales.

Costes recurrentes Dynamics NAV Business Central

Personalizaciones

Desde Triangle siempre recomendamos a nuestros clientes que intenten ceñirse al máximo al estándar de producto. De este modo se minimizan costes frente a migraciones. Ahora bien, si por tu casuística empresarial prevés que serán necesarias personalizaciones a medida, por ventajas técnicas en el desarrollo, es mejor que optes por la versión on-premise. Te permitirá tener más flexibilidad. Ten en cuenta que a mayor número de personalizaciones, mayor tiempo de implementación y de migración a futuras versiones.

Por otro lado, si tu balanza se decanta hacia la versión cloud, debes saber que Microsoft ha habilitado un Marketplace de apps conocido como Appsource mediante el cual podrás adquirir apps y ampliar así funcionalidad muy concreta. Si quieres personalizaciones a medida debes saber que el entorno cloud es más restrictivo en este sentido.

 Seguridad

La seguridad es una de las preocupaciones principales en los clientes que buscan ERP. No es de extrañar ya que es en el ERP en el que se almacenan datos de vital importancia para la empresa como datos financieros e información de clientes y trabajadores. Si bien es cierto que años atrás había una desconfianza hacia el entorno cloud por cuestiones de seguridad, ahora cada vez más empresas optan por este modelo en la nube. Prueba de ello son las estadísticas de adopción de ERP cloud.

En cuanto Microsoft Dynamics 365 Business Central Cloud, se encuentra alojado en Azure, la nube de Microsoft. Imagínate si es segura que algunos de los principales ERP de la competencia también se alojan en esta red, como en el caso de SAP o SAGE. Y la mejor parte es que no debes preocuparte de nada, ya que tu cuota mensual incluye el mantenimiento del entorno.

Si optas por trabajar en tus propios servidores, serás el encargado de cerciorarte de que los parámetros de seguridad que implementas en tu entorno son los adecuados. La seguridad del entorno y los protocoles de seguridad de los datos dependerán del criterio y performance de tu departamento de TI. Es sin duda una arma de doble filo.

Movilidad

La accesibilidad desde dispositivos móviles puede plantear un problema para las implementaciones on-premise. Como tus datos estarán almacenados en tus propios servidores serán necesarias configuraciones adicionales complejas para poder acceder desde el exterior a estos datos. No es un problema infranqueable pero sí que debes tenerlo en cuenta. Si trabajas on-premise y quieres disfrutar de las ventajas que ofrece la movilidad, sigue leyendo para conocer los entornos híbridos.

Por el contrario, si trabajas en el cloud siempre podrás acceder a tu aplicativo estés dónde estés. Además, en el caso de Dynamics 365 Business Central tienes disponible para su descargar app nativa para smartphone y Tablet que podrás utilizar desde cualquier lugar.

Entorno híbrido Dynamics 365 Business Central

Los clientes que trabajan con Business Central On-premise y no quieren perderse las ventajas que ofrece la movilidad y la inteligencia artificial pueden sacar partido de éstas mediante instalaciones híbridas. Se trata de una compra de licencias cloud, que ofrece la opción de implementar localmente en el propio hardware.

Aunque ejecutas el aplicativo en tus propios servidores, tienes una replica en la nube de tus datos del entorno local. Además, esta opción te permite ver el % de éxito de replicación, por lo que te será sencillo llevar una transición más cómoda al cloud si así lo deseas.

Como trabajas on-premise, podrás llegar a un nivel de personalizaciones más alto, como se ha comentado anteriormente. No obstante, debes considerar que a mayor número de personalizaciones, menos objetos será posible replicar en la nube.

Consideraciones finales

Contrariamente a lo que se piensa, muchos proveedores de Dynamics NAV o Dynamics 365 Business Central no están ofreciendo la opción de implementar en la nube. ¿Por qué? La respuesta es que el retorno de la inversión es mucho más lento. Aún así, los partners tecnológicos deben adaptarse a este nuevo modelo de mercado que está en auge.

Cloud y on-premise plantean ventajas y desventajas por lo que nuestra recomendación es que trabajes con un partner que pueda ofrecerte ambas opciones. Así tendrás asegurada la evolución al cloud si deseas empezar trabajando on-premise.

Considerando los puntos expuestos deberás preguntarte: ¿puedo invertir inicialmente en harware? ¿Dispongo de un equipo de TI cualificado y dedicado? ¿Mi implementación requiere muchas modificaciones o puedo adaptarme al estándar del producto? ¿Necesito integrar el ERP con otras soluciones? En estas respuestas encontrarás el camino que te guiará hacia la opción a escoger.

Si aún no estás seguro sobre qué opción es la más conveniente para tu negocio, ponte en contacto con nosotros aquí y lo analizaremos juntos en una sesión remota gratuita.

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