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Digitaliza y almacena documentos en Dynamics 365 Business Central con Document Capture

Automatiza la recepción y procesamiento de documentos de forma rápida y eficaz directamente en tu ERP

¿Estás cansado de pasar manualmente las facturas y otros documentos que recibes en papel o PDF a tu ERP?

Document Capture es una solución completa para la digitalización y registro automático de facturas y otros documentos diseñada nativamente para Dynamics 365 Business Central (antes conocido como Dynamics NAV / Navision).

Captura la información de los documentos que recibes (en papel, PDF o email predefinido) mediante la tecnología OCR, la introduce al ERP para que puedas registrarla o que se registre automáticamente y archiva todos los documentos digitalmente.

¿Qué puedes lograr con Document Capture?

Registro automatizado de documentos

Dispones de diversas opciones para iniciar el flujo de registro automático de documentos: escaneo del documento en papel, arrastrando un documento PDF, carpeta en un servidor o mediante un adjunto a una dirección de correo electrónico (como por ejemplo facturacion@tuempresa.com).

Sea cual sea el canal de entrada, la tecnología OCR descargará y reconocerá ópticamente los documentos para reconocer la información.

Lecturas de documentos automáticas

Document Capture cuenta con un potente motor OCR que leerá los documentos procesados para mostrar de forma automática en Dynamics NAV / Business Central información tanto de la cabecera del documento como de las líneas. De este modo, sin tener que realizar ningún tecleo manual introducirá en tu ERP nombre de proveedor, número factura, unidades, descripción, totales, etc.

Emparejar facturas con pedidos

Document Capture contiene un conjunto de funcionalidades para que puedas emparejar las facturas de compra con las órdenes de compra o albaranes existentes en tu ERP. Puedes realizar este matching de forma automática en base a la cabecera, línea por línea o manualmente.

Flujo de aprobación avanzado

Si necesitas flujos de aprobación avanzados que superan las posibilidades de Business Central, Document Capture proporciona un módulo avanzado de aprobaciones para que puedas completar el ciclo completo.

Mediante el portal de aprobaciones de Document Capture tendrás una visión global de los documentos pendientes de aprobación, responsables, estados, adjuntos, umbrales, diversos aprobadores, asignación automática de aprobadores según dimensión y aprobadores sustitutos, entre otros. Además, miembros del equipo que no disponen de licencia de Business Central, podrán completar flujos de aprobación de documentos con tan solo acceso al Web Approval Portal.

Archivo digital de documentos

Todos los documentos serán almacenados digitalmente en formato PDF y TIFF. De este modo, siempre podrás acceder a ellos sin necesidad de conservar copia física. Además, mediante la función de Navegar de Business Central, tendrás acceso al documento escaneado en un clic.

Digitalización certificada por la AEAT

Document Capture es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). De este modo, las copias digitalizadas de los documentos en papel escaneados a través de Document Capture tienen validez legal. Y esto se traduce en qué no será necesario que conserves el original en papel.

En el caso de una posible inspección o auditoría, podrás recuperar la factura digitalizada de Business Central.

Device Frame

  • Principales beneficios

    • Varios canales de entradas de documentos para ser escaneados.
    • Plantillas inteligentes para realizar lecturas de forma automática.
    • Posibilidad de trabajar con múltiples tipos de documentos.
    • Mapeo automático entre facturas y pedidos o albaranes.
    • Archivo digital sin necesidad de conservar originales en papel.
    • Aumenta la productividad de tu equipo y optimiza sus circuitos.
    • Realiza búsquedas en el texto de los documentos procesados.
    • Detección de los códigos de barras automáticamente.
    • Lectura y procesamiento de más de 180 idiomas.

¿Quieres implementar Document Capture en tu empresa?

Puesta en marcha de Document Capture

  • Implementación Document Capture en entornos Cloud

    Incluye todos los servicios necesarios para que puedas empezar a trabajar con Document Capture en 1 semana en tu entorno de Business Central Cloud: configuración de la aplicación, formación y soporte a la puesta en marcha.

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  • Implementación Document Capture en entornos On-Premise

    Incluye todos los servicios necesarios para que puedas empezar a trabajar con Document Capture en 2 semanas: instalación de la aplicación, fusionado de objetos, configuración, formación y soporte a la puesta en marcha.

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