11 Ago Diseño y Personalización de Documentos en Dynamics 365 Business Central
En Dynamics 365 Business Central, el proceso de reporting y diseño de documentos desempeña un papel fundamental en la proyección de la marca y en la comunicación efectiva con los clientes y proveedores. En este artículo, exploraremos los puntos clave relacionados con el diseño y la personalización de documentos en Dynamics 365 Business Central.
El Papel de los Reports en Business Central
Recordemos la función esencial de los reports en Dynamics 365 Business Central. Los reports cumplen principalmente dos propósitos:
- Presentación de Datos: Los reports son utilizados para imprimir o mostrar información almacenada en la base de datos. Esto incluye listados como los 10 mejores clientes o los productos más vendidos.
- Diseño de Documentos: Los reports también se utilizan para estructurar y resumir la información que se imprimirá en los documentos, tales como órdenes de compra o facturas.
En este artículo, nos centraremos en el segundo tipo de reports, que desempeñan un papel crucial en la comunicación externa con clientes, proveedores y otros contactos comerciales.
Explorando los Diseños de Reports en Business Central
La apariencia de los reports y documentos en Dynamics 365 Business Central a menudo no es la ideal a primera vista. Dado que estos documentos representan la imagen de la empresa hacia el exterior, es esencial garantizar que reflejen la identidad corporativa. Pero, ¿cómo aborda Microsoft esta cuestión?
La personalización de los diseños de reports se basa en tres tipos de layouts disponibles en Business Central:
- RDL (Report Definition Language): Estos diseños se crean y modifican con el generador de informes de SQL Server o Microsoft RDLC Report Designer. Similar al diseño en Word, RDL determina qué campos se mostrarán y cómo se organizarán, siendo más avanzado que el diseño en Word.
- Word: Si solo se requieren cambios de estilo como el tipo de fuente, tamaño y colores, el diseño en Word es una excelente elección. También es útil para añadir o eliminar campos en un documento.
- Excel: Los diseños en Excel son los más fáciles de crear y modificar. Las funciones para resumir datos, agregar gráficos y aplicar estilos son características comunes en Excel. Sin embargo, no todos los informes y documentos son adecuados para este formato.
En la siguiente parte de este artículo, exploraremos más a fondo el proceso de personalización de diseños en Word, un enfoque especialmente valioso para diseñar informes personalizados para tus clientes y contactos.
Selección de Informes
Antes de empezar a diseñar en Word, hay un par de consideraciones que debemos conocer. En primer lugar, me gustaría mostraros la página de Ventas – selección de informes.
Esta página nos muestra, en el desplegable, los diferentes documentos disponibles para ventas en Business Central. Si nos quedamos en Ofertas, por ejemplo, aquí vemos cuál es el ID del informe que va a ejecutarse y su correspondiente nombre.
Ahora mismo solo tenemos una línea, pero podría darse el caso de que quisiéramos enviar junto con la oferta una presentación de la empresa o el documento que tuviera sentido para nosotros. Si le añado una segunda línea, se indica automáticamente que se imprimirá como segundo en la secuencia y podríamos seleccionar id de documento queremos utilizar.
Pero este ya es el paso posterior al que vamos a hacer hoy, que es de precisamente customizar el diseño que luego vamos a querer tener seleccionado para emplearlo.
Evidentemente, como BC es una herramienta que hace espejo entre compras y ventas, tenemos también disponible la página de Compras – selección de informes, veríamos los documentos equivalentes de compras.
Diseño de Informes
Podríamos seleccionar la opción de Diseño personalizado para ver el listado de los disponibles para este ID de documento. Evidentemente con tan solo ver el listado no es suficiente para saber si nos gusta o no, con lo que necesitamos ejecutarlo para así ver cuál es su formato de impresión.
Seleccionamos el que queremos ver, por ejemplo el Atemporal, y ejecutamos el informe.
Como siempre, tenemos una serie de opciones de informe y de documento para filtrar y aplicar; en este caso aplicaremos un filtro por número de documento para que nos imprima datos de muestra de un documento que tenemos ya en el histórico de facturas de venta (Nº: 103034). Con la opción de vista previa vemos cuál sería el resultado de esta impresión.
Por un lado, podemos modificar lo que sería propiamente visualización: cambiar colores, añadir franjas nuevas, colores, negritas, etc..
También podríamos ocultar o borrar algún campo que no nos interese y añadir nuevos campos. Eso sí, esos campos son los que Microsoft nos ha incluido en el conjunto de datos para este documento. Si queremos mostrar campos que no están ahí incluidos, podremos crear un conjunto de datos con los que os sean de interés desde Triangle.
Dataset
Antes de empezar a trabajar con la información más propia del documento, quiero mostraros que hay ciertos datos que no vienen del dataset del documento, sino de la información de nuestra propia empresa como sería Logo, nombre, dirección, cif, etc.
Básicamente esta cabecera superior. Esta información la configuraremos no sobre el documento en si sino directamente sobre la página de Información de empresa que tenemos disponible desde la ruedecita de configuración.
Aquí podemos completar, sino lo tenéis ya informado, todos los datos de la empresa que van a mostrarse en los informes.
Evidentemente, cuanta más información tengamos completa en esta página, más fácil nos será podernos servir de ella cuando estemos editando el layout del documento en Word.
Pestaña Programador
Volvamos a Word. En primer lugar, hablemos de la pestaña de Programador. Si no la tienes mostrada, tienes que ir a Inicio Opciones, personalizar la cinta de opciones, para mostrar la de Programador.
Otra opción es hacer clic derecho sobre la propia cinta y de ahí Editar la cinta de opciones. Ambas nos permitirán mostrarnos esta pestaña que es imprescindible para trabajar con estos documentos.
Un consejo muy útil es que os mostréis la cuadrícula del documento. Esto ya es funcionalidad propia de Word pero sí que va a ser muy útil para ver el espacio de cada información y hacer que el documento tenga proporcionalidad y coherencia ya que estos layouts, como véis, están construidos sobre tablas y cuadrículas. No debemos olvidarnos de ocultar la cuadrícula una vez hayamos terminado con la edición.
Asignación XML
Ahora que ya la tenemos, si vamos al Panel de Asignación de XML, en el desplegable, podemos encontrar el report con el id de la página, y ahí nos va a traer el conjunto de datos que Microsoft ha previsto para este report. El nombre del elemento XML personalizado tiene el formato siguiente:
urn:microsoft-dynamics-nav/reports/<report_name>/<ID>
<report_name> es el nombre asignado al informe
<ID> es el número de identificación del informe.
Una vez que seleccionas el elemento XML personalizado, el panel Asignación XML muestra las etiquetas y los controles de campo que hay disponibles para el informe.
Explorando y Personalizando Diseños de Reports en Business Central
Antes de sumergirnos más en la personalización de los diseños, detengámonos un momento para revisar las diferentes áreas que tenemos disponibles en estos documentos.
- Logo e Información de Empresa: La imagen de tu empresa y los detalles de contacto pueden ser añadidos en el diseño del documento para una identificación inmediata.
- Campos de Etiquetas: Elementos como «Número de Documento» y «Fecha de Documento» se presentan para brindar claridad sobre el documento.
- Campos de Datos: Estos campos albergan la información específica del documento, presentada en forma de tablas o listas. Aquí, la adición de un control de repetición para las líneas se vuelve esencial para documentos con múltiples elementos, como facturas de venta.
- Personalización de Formato y Diseño: Para cambios generales de formato, como la modificación de la fuente del texto o la alteración de colores, Word ofrece herramientas de edición básicas para dar estilo al documento. La modificación de colores, tipografías y resaltados permite adecuar el diseño a la imagen corporativa.
- Agregar Campos: La adición de nuevos campos se basa en la consulta del panel Asignación XML. Además, se pueden insertar campos etiqueta para proporcionar títulos informativos.
- Sustitución de Campos: Para sustituir un campo existente por uno nuevo, el procedimiento se realiza mediante el panel Asignación XML y los controles de contenido.
- Repetición de Filas: En diseños desde cero, se requiere indicar las filas repetitivas, como las líneas de venta. Esta acción asegura que el contenido se ajuste automáticamente a la cantidad de datos.
- Totalizaciones y Eliminación de Campos: Para los totales y la eliminación de campos, se accede a capítulos finales donde se encuentran estas opciones.
- Incorporación de Imágenes: Se pueden añadir imágenes utilizando la funcionalidad de Word o aprovechando imágenes previstas por el dataset. Las imágenes se ajustan automáticamente al tamaño del control de contenido.
- Prueba y Aplicación de Diseños Personalizados: Después de diseñar y ajustar el documento, se guarda y se importa como un informe personalizado en Business Central. A través de la página de Selección de Informe Personalizado, se asigna el diseño a documentos específicos.
- Utilización de Diseños en Correos Electrónicos: Los diseños de informes también pueden aplicarse a los mensajes de correo electrónico, facilitando la coherencia y el tiempo ahorrado al reutilizar contenido.
Limitaciones
Existen eso sí, algunas limitaciones cuando editamos diseños en Word, que comentaremos a continuación:
- Alienación de elementos. Es difícil mover bloques de información si los trabajamos de forma independiente. ¿Solución? Una línea que ocupe toda la longitud de la página e ir haciendo divisiones de la misma para no tener limitaciones de tablas.
- Recomendamos utilizar la modificación de informes en Word cuando se trate de informes de lógica sencilla con retoques menores como, por ejemplo, ocultar líneas de tipo comentario o retoques estéticos de personalización.
- Siempre tendremos la limitación de tenernos que adaptar a los campos que estén disponibles en el dataset.
- Limitación si queremos realizar modificaciones de lógica complicada como, por ejemplo, traer información seleccionada, alterar sumatorios, ocultar líneas con importe… no es nuestra mejor opción.
Si por el contrario quieres añadir más logos, aplicar filtros, realizar agrupaciones, establecer condiciones en la ejecución del report, dejar textos configurables para el usuario, etc. Deberás inclinarte para realizar el layout mediante RDLC. Se trata de una inversión inicial más alta, pero es una buena opción ya que el layout quedará fijo paro podrás ir actualizando el contenido.
Y con estas notas creo que sí que ya hemos tocado todos los puntos que teníamos preparados para el webinar de hoy relativos a cómo trabajar diseños de documentos en Word. Espero que os haya parecido interesante, que hayamos podido aportar información que no conocíais y ahora, como siempre, quedamos a vuestra disposición para preguntas!