TWG & Triangle: Implementación BC Case Study

Thomas Wellness Group es una compañía estrechamente ligada al sector fitness y wellness con el objetivo de proporcionar servicios integrales en todo tipo de proyectos, tanto para profesionales como para particulares. ¿Su visión? Ser la primera opción para quien piense en diseñar y equipar un espacio Wellness.

En 2016 la empresa trasladó su sede a San Sebastián de los Reyes para unificar en un mismo complejo las oficinas de todas sus empresas, almacén (de más de 1.700m2) y showroom.

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SITUACIÓN PREVIA

Cuando Thomas Wellness Group (en adelante TWG) contactó con Triangle venía de 2 implementaciones de ERP fallidas en un período breve de tiempo. “La última herramienta con la que habíamos trabajado, por ejemplo, no permitía a los usuarios avanzar en su día a día ya que era muy lenta y muy poco orientada al usuario final. De modo que, los comerciales no podían conseguir la productividad deseada a causa de la plataforma utilizada. Este fue uno de los motivos principales que nos empujó a realizar el proyecto de cambio de ERP”, explica Janeth Huerta, del equipo de Customer Experience.

Para estudiar qué ERP del mercado podía ser un buen fit para la empresa, TWG conceptualizó el nuevo ecosistema digital que quería conseguir. Se buscaba dejar atrás principalmente reporting manual, imposibilidad de uso en movilidad, atención al cliente lenta, procesos manuales largos y con errores, mala trazabilidad, navegación poco friendly, desaprovechamiento de Office 365, dificultad en la extracción de información y poca personalización a nivel de usuario.

“TWG realizó un extensivo trabajo previo a la decisión de qué ERP implementar, ya que dibujó el escenario de transformación digital de toda la compañía. Además, también se definió a través de los user stories cómo interactuaría el ERP con las distintas plataformas con las que ya contaba TWG”, comenta Carme Cortada, Directora de Operaciones de Triangle que además dirigió este proyecto de implementación de Dynamics 365 Business Central.

TOMA DE DECISIÓN

A raíz del documento de requerimientos previo elaborado por TWG y el ecosistema digital que quería crear, se hicieron demostraciones y sesiones conjuntas para asegurar que el output del proyecto con Business Central iba a ser el esperado. De este modo se comprobó que Dynamics 365 Business Central ofrecía las funcionalidades esperadas, tanto a nivel de personalización, funcionalidades específicas, capacidad de conexión con otras herramientas e integración con Office 365.

“Se preparó un documento con la comparativa entre las dos herramientas que estábamos avaluando: Business Central y SAP Business One y los dos partners que los representaban”, comenta Laura Martínez, miembro del equipo de Customer Experience. Además, añade: “Se trataba de una presentación muy extensa, elaborada desde el punto de vista de usuario de todos los departamentos de la empresa (por ejemplo, indicando qué se debe controlar, qué acciones se deben realizar, qué automatizaciones les podrían beneficiar…)”.

Finalmente se optó por Microsoft con la alianza de Triangle porque era la propuesta que cumplía con la mayoría de los requerimientos, minimizando desarrollos Laura Martínez - TWG Customer Experience

Tras este estudio, la empresa decidió apostar por Dynamics 365 Business Central en su versión cloud como el ERP de futuro de la compañía, con el objetivo también de maximizar el uso de la plataforma de Office 365.

PUESTA EN MARCHA

El equipo de Customer Experience de TWG se encargó de liderar el proyecto de implementación de Business Central ya que participa habitualmente de los principales proyectos estratégicos y operativos de la empresa y, además, se consideró que el proyecto de puesta en marcha del ERP estaba estrechamente relacionado con la atención y la experiencia que se ofrece al cliente.

Laura, pieza clave en el proyecto, explica que “el partner fue clave a nivel concepción ya que nos ayudó a entender los principales procesos y operativas del negocio. En este sentido, Triangle no se limitó solo a implementar una herramienta rígida, sino que primero buscó entender la casuística y lo que perseguía la empresa y nos propuso soluciones alternativas a nuestra forma de trabajar”.

¿Otro valor agregado que nos ha dado Triangle? “La paciencia”. Laura Martínez - TWG Customer Success

¿Cómo fue el proceso de puesta en marcha de la solución? El proyecto se realizó siguiendo metodología Scrum. “Se estableció un backlog con toda la funcionalidad que debía contemplarse para el arranque. Se dividió esta funcionalidad a poner en marcha en diferentes sprints, que contaban con diferentes entregables”, explica Carme Cortada. ¿El objetivo? Que los usuarios de TWG pudieran cuanto antes empezar a trabajar en la herramienta y familiarizarse con el entorno.

La valoración de esta metodología por pate del proyecto implicado es positiva ya que «desde un inicio empezamos con formaciones del producto y pudimos ir viendo cómo funcionaba y, además, periódicamente teníamos pequeños entregables para probar la herramienta, sin esperar al final del proyecto que tal vez hubiera sido lo tradicional”, explica Janeth.

Por su parte, Laura destaca que “fue clave que desde el primer momento estuvimos en contacto con la herramienta, de manera que aprendimos cargando datos, validando procesos, etc. al mismo tiempo que íbamos conociendo la solución”.

Gracias al gran trabajo del equipo, se llegó al arranque con fluidez en el uso de la herramienta y conocimientos sólidos en cuanto a navegación y agilidad para completar procesos.

EL DESENLACE

A día de hoy, Dynamics 365 Business Central SaaS funciona como herramienta de gestión en las 4 empresas del grupo.

“Desde el inicio, el hecho de que la herramienta fuese user friendly nos ayudó mucho a aumentar la productividad del equipo que la utiliza y també contribuyó a ese factor la similitud de interface con otros productos de Microsoft”, explica Janeth.

Especial mención merece el cambio de estructura de negocio que llevó a cabo la empresa durante los primeros meses de Covid-19. Y es que durante la coyuntura de pandemia vivieron una explosión de pedidos de material fitness en el B2C (¡de 20 pedidos al día a 400!)…

Contar con Business Central fue crucial, ya que la herramienta nos brindó funcionalidad para ejecutar procesos masivamente y así adaptarnos al nuevo ritmo de trabajo Janeth Huerta - TWG Customer Experience

Por otra parte, Laura añade que, en las reuniones de planificación, Carme les ayudó a analizar cómo podían trasladar al ERP la situación que se estaba viviendo en el negocio. “La relación con Triangle fue crucial ya que nos ayudó a cambiar prioridades y siempre ofreció máxima flexibilidad para cambiar el rumbo del proyecto. Con un partner más rígido de nada hubiera servido que nosotros hubiéramos sido rápidos.”, puntualiza.

En la misma línea, opina Carme: “En una situación de incerteza, si la herramienta no hubiera estado bien estabilizada, se habría optado fácilmente por trabajar con la herramienta antigua (que es con la que los usuarios tenían más confianza)”.

¿Listo para cambiar tu forma de trabajar con Business Central?