TWG & Triangle: Reporting y Analítica Case Study
Thomas Wellness Group (TWG) se especializa en el diseño, fabricación e implementación de proyectos en el sector del fitness y el bienestar, creando centros de fitness, spas, gimnasios en casa y otras instalaciones de bienestar para clientes comerciales e individuales.
Thomas Wellness Group se esfuerza por ser la primera opción para aquellos que están pensando en diseñar y equipar un espacio de bienestar. Pretenden ser un reflejo de las personas que trabajan en su empresa: un equipo joven, dinámico e innovador donde el deseo de crecer y la atención al detalle se manifiestan cada día. La innovación, el diseño y la tecnología son sellos distintivos del enfoque de TWG.
Con sede en Madrid, Thomas Wellness lleva en el negocio desde 1994 y cuenta con más de 50 empleados.
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EL RETO
Después de reubicar y consolidar las operaciones en una sola ubicación en 2016, Thomas Wellness Group buscó mejorar sus procesos internos y allanar el camino para las iniciativas de transformación digital que la compañía sabía que serían fundamentales para su éxito continuo en la década de 2020 y más allá.
La empresa se enfrentaba a una complejidad cada vez mayor y luchaba con procesos manuales que consumían un valioso tiempo del personal y restaban valor a las actividades principales que generaban valor para la empresa y sus clientes. La dirección de la empresa entendió claramente que los sistemas tecnológicos adecuados eran un elemento fundamental para ser más eficientes y ampliar la empresa.
Después de enfrentar dificultades considerables con dos sistemas ERP anteriores, los líderes de la empresa estaban especialmente atentos a la necesidad de un proceso exhaustivo para evaluar y seleccionar el software que ayudaría a administrar el negocio de manera eficiente. La empresa se puso en contacto con Triangle, un asesor tecnológico de confianza que trabajó con la empresa para explorar opciones para un nuevo sistema ERP. Después de un exhaustivo proceso de investigación, la empresa seleccionó Microsoft Dynamics 365 Business Central.
EL PLAN
A medida que TWG planificaba el lanzamiento de su nueva solución ERP, la empresa se dio cuenta de que tenía la oportunidad de elevar su automatización y transformación digital a un nuevo nivel mediante la implementación de una plataforma de informes y análisis especialmente diseñada que pudiera satisfacer todas sus necesidades de análisis a medida que crecía. Un nuevo sistema ERP significó una nueva oportunidad para implementar un sistema de informes que realmente pudiera satisfacer sus necesidades, proporcionando acceso inmediato a la información, eliminando el esfuerzo manual y proporcionando una única fuente de consulta para todos los miembros de la organización.
Jet Reports ha cambiado la forma en que hacemos negocios y, hoy en día, la mayoría de nuestro equipo no puede imaginar volver a las viejas formas de hacer las cosas. Jet Reports nos ayuda a rendir al máximo. Laura Martínez - TWG ERP Project Manager
Thomas Wellness Group también quería automatizar y agilizar algunas de sus comunicaciones de cara al cliente. En concreto, la empresa quería un proceso de envío de albaranes a los clientes que no requiriera ninguna intervención manual. TWG buscaba un producto que pudiera ofrecer estas capacidades de automatización de procesos, lo que ahorraría tiempo, aumentaría la precisión y mejoraría la satisfacción del cliente.
TWG recurrió de nuevo a Triangle por su experiencia en soluciones tecnológicas. Debido a que el objetivo de Triangle era capacitar a los usuarios de TWG para administrar el inventario, la cadena de suministro y las finanzas con el uso de la tecnología en la nube de Microsoft Business Central, se tomó el tiempo para comprender en detalle cuáles eran las necesidades de informes de TWG y qué funcionalidades podrían beneficiar más la productividad de TWG. Triangle tenía experiencia previa trabajando con herramientas de informes especialmente diseñadas y había tenido un gran éxito en la implementación de Jet Reports para sus otros clientes, por lo que cuando los líderes financieros de TWG expresaron su interés en tener una plataforma de informes de primer nivel, a lo que Triangle les recomendó el producto.
LA SOLUCIÓN
El objetivo de Triangle es crear relaciones a largo plazo con sus clientes, para ayudarles a sacar el máximo provecho de la herramienta implementada. Sus planes de formación de Jet Reports están diseñados para trasladar el máximo conocimiento del producto al usuario. Triangle ayudó al equipo de TWG a configurar Jet Reports para automatizar algunos de los procesos internos de la empresa, así como a diseñar informes personalizados que pudieran satisfacer todas las necesidades de la empresa. El equipo se puso rápidamente en marcha con albaranes de entrega automatizados a los clientes.
Hoy en día, la mayoría de nuestro equipo no puede imaginar volver a las viejas formas de hacer las cosas. Jet Reports nos ayuda a rendir al máximo Laura Martínez - TWG ERP Project Manager
Poco después, la empresa aplicó las mismas técnicas a los informes operativos diarios que compartía con los proveedores. TWG quería mantener informados a sus proveedores sobre los artículos agotados, las cantidades requeridas y los códigos de producto. TWG utilizó Jet Reports Scheduler para generar esos informes y ponerlos inmediatamente a disposición de los proveedores de forma segura.
Debido a que la empresa estaba comenzando de nuevo con un nuevo sistema ERP, no contaba con sistemas de informes heredados. Esto brindó a la empresa la oportunidad de crear una nueva visión para sus informes y análisis, comenzando desde cero. Triangle trabajó con TWG para desarrollar una biblioteca de informes para usuarios internos, alta gerencia y partes interesadas externas.
Los tres grupos de usuarios quedaron encantados con los resultados. Los usuarios internos obtuvieron acceso inmediato a los informes de la cartera de ventas y al estado del inventario. Los gerentes ejecutivos tenían un presupuesto preciso y actualizado al minuto frente a los informes reales que los mantenían informados sobre la situación financiera de la empresa. Los líderes de ventas tenían acceso a los informes de pedidos para mantenerlos informados sobre el estado de los ingresos futuros de la empresa.
Los usuarios se han mostrado especialmente satisfechos con lo fácil que es aprender y utilizar Jet Reports. Ahora pueden:
• Generar informes sobre datos de Dynamics en vivo desde Microsoft Excel.
• Profundizar en los datos a nivel de transacción de cualquier informe.
• Publicar informes en la web de forma rápida, sencilla y segura.
Los usuarios también pueden adaptar los informes a sus necesidades específicas de forma muy sencilla y sin necesidad de formación especializada. Los usuarios de TWG en finanzas, ventas y operaciones ya no dependen del ocupado personal de TI para desarrollar o modificar informes; Si necesitan algo nuevo, pueden hacer el cambio de inmediato, sin ayuda de expertos.
LOS RESULTADOS
Jet Reports ha llevado a un aumento de la productividad en toda la empresa, pero especialmente en finanzas, operaciones, ventas y compras. La compañía ha eliminado grandes cantidades de esfuerzo manual, eliminando muchas de las comunicaciones telefónicas y por correo electrónico con clientes y proveedores que la habían atascado en el pasado.
El equipo financiero de TWG estima que ha ahorrado al menos 3.500 euros al año utilizando Jet Reports, basándose únicamente en su capacidad para automatizar los informes utilizando Jet Reports y Jet Scheduler. Solo en el departamento de operaciones, estiman que están ahorrando unas 15 horas al mes.
El equipo financiero ha podido reducir sus ciclos de elaboración de informes y también eliminar el esfuerzo manual. Ya no tienen que volcar datos del ERP y manipular los datos en Excel. Hoy en día, pueden simplemente crear informes actualizables utilizando plantillas prediseñadas y fáciles de configurar.
Laura Martínez, directora de proyectos de ERP de Thomas Wellness Group, describe cómo la empresa se ha beneficiado del uso de Jet Reports: «Normalmente, cuando pensamos en una herramienta de generación de informes especialmente diseñada, no pensamos necesariamente en la automatización. Pero aquí en Thomas Wellness, vemos a Jet Reports como un vehículo para la automatización y la transformación digital. Ha cambiado la forma en que hacemos negocios y, hoy en día, la mayoría de nuestro equipo no puede imaginar volver a las viejas formas de hacer las cosas. Jet Reports nos ayuda a rendir al máximo».