SEIN & Triangle
Document Capture caso de implementación
En el corazón de España, SEIN, una empresa de suministros industriales, enfrentaba un desafío común pero crítico: la gestión de facturas. Con un equipo financiero reducido, compuesto por solo dos personas, el procesamiento manual de 1,000 facturas mensuales se convirtió en una tarea abrumadora. La necesidad de una solución eficiente y precisa era evidente..
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El Desafío
Cada mes, el equipo financiero de SEIN dedicaba horas interminables a la revisión y procesamiento de facturas. La carga de trabajo no solo era agotadora, sino que también aumentaba el riesgo de errores humanos, afectando la precisión y la eficiencia del departamento.
Para cada factura, ahorramos al menos 4-5 minutos de trabajo manual. Cuando multiplicas eso por 1,000 facturas al mes, es un gran ahorro de tiempo
Maria Gerrikabeitia, Finance @ SEIN
La Solución: Continia Document Capture
Después de un webinar entre Continia y Triangle como partner de Microsoft Dynamics 365 Business Central, las capacidades demostradas en la sesión los convencieron de proceder con la implementación. La respuesta era Document Capture, una herramienta poderosa que prometía transformar su proceso de facturación. Con la integración perfecta en Business Central, SEIN encontró la solución ideal para automatizar y optimizar su flujo de trabajo. «Después de ver lo que era posible, decidimos emprender el proyecto,» explica Leire Azkarate, quien lidera la administración en SEIN.
El Proceso de Implementación
La implementación de Document Capture no fue un camino sin obstáculos. Requirió 4-5 reuniones con Triangle, pero una vez que el equipo financiero configuró las plantillas para cada proveedor, el proceso se volvió mucho más fluido. «Al principio fue un poco abrumador, pero luego configuramos todas las plantillas por nuestra cuenta – después de eso, fue fácil,» dice Leire Azkarate.
Las plantillas estructuran los datos de los proveedores y, cuando se combinan con el escaneo impulsado por IA de Document Capture, cada factura se procesa y aprueba con casi cero errores. Debido a que las plantillas están ajustadas para cada proveedor, la precisión mejora significativamente. «Las plantillas hacen que sea más fácil y rápido manejar cada proveedor,» añade María. Y el equipo tiene grandes esperanzas en los avances futuros de la IA. «Eso hará que el proceso de coincidencia sea aún más preciso, ayudándonos a ahorrar aún más tiempo y reducir errores.»
Integración perfecta con Business Central
Uno de los beneficios clave para SEIN es la integración nativa de Document Capture con Business Central. «Para nosotros, es importante trabajar dentro del mismo sistema y no tener que cambiar a otra plataforma,» enfatiza Leire.
Automatizar el procesamiento de facturas ha ahorrado a SEIN un tiempo considerable. «Para cada factura, ahorramos al menos 4-5 minutos de trabajo manual. Cuando multiplicas eso por 1,000 facturas al mes, es un gran ahorro de tiempo,» dice María. La automatización también minimiza los errores humanos, haciendo el proceso más preciso y confiable.
Para nosotros, es importante trabajar dentro del mismo sistema y no tener que cambiar a otra plataforma
Leire Azkarate, Finance @ SEIN
Los Beneficios
La automatización de facturas con Document Capture trajo consigo una serie de beneficios significativos:
- Ahorro de Tiempo: Cada factura ahora se procesa en cuestión de segundos, ahorrando 4-5 minutos por factura.
- Reducción de Errores: La precisión del sistema automatizado minimizó los errores humanos, mejorando la exactitud de los registros financieros.
- Mayor Eficiencia: El equipo financiero pudo centrarse en tareas de mayor valor, liberando tiempo para análisis y planificación estratégica.
El Impacto
La transformación digital de SEIN no solo mejoró la eficiencia operativa, sino que también permitió a la empresa adaptarse mejor a las demandas del mercado moderno. La automatización de facturas se convirtió en un pilar fundamental de su estrategia de crecimiento, demostrando que la tecnología puede ser un aliado poderoso en la búsqueda de la excelencia empresarial.