Projecte Home Balears & Triangle
Nueva Implementación Case Study
Cada día, más de mil personas encuentran en Projecte Home Balears un lugar donde reconstruir su vida. Esta entidad sin ánimo de lucro lleva décadas dedicada a la investigación, la prevención y el tratamiento de las adicciones en las Illes Balears, con una misión que va más allá de tratar una adicción: acompañar a cada persona y a su entorno familiar hasta recuperar su autonomía, crecer personalmente y reintegrarse en la sociedad y en el trabajo.
Las cifras de 2025 dan la medida de ese compromiso. La entidad atendió a 3.184 personas en tratamiento, acompañó a 938 en su camino de vuelta al empleo y llegó a cerca de 7.000 alumnos con sus acciones de prevención, para que la primera intervención no llegue a ser necesaria. Detrás de todo ello, un gran equipo profesional formado por más de 170 personas y más de 200 voluntarios.
Además, esta ONG destaca por su aspiración declarada de convertirse en una ONG reconocida por una gestión transparente, responsable, profesional y eficaz. El proyecto que se describe a continuación forma parte de esa hoja de ruta.
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El reto
Projecte Home Balears trabajaba con Sage su contabilidad diaria, mientras que la información relativa a subvenciones y los costes de personal se seguían en hojas de cálculo independientes.
Por otro lado, los informes económicos arrastraban el mismo problema: se montaban a mano y, si después se registraba un gasto o se corregía un dato, había que rehacerlos desde cero. “Los datos no estaban conectados unos con otros, y el error humano era un factor constante a contemplar, lo que dificultaba enormemente el control de presupuesto en directo”, explica Mª Antònia Antònia Ferrer Perelló, Analista de datos y procesos en Projecte Home Balears.
Por todo ello, el proyecto de implementar un nuevo ERP para la entidad nació con el objetivo claro de integrar de forma transversal todas las áreas administrativas de la entidad (económica, subvenciones y recursos humanos) en la misma plataforma. . Se buscaba evitar la duplicidad de datos y validar que el equipo trabajaría con la información siempre actualizada y con una única fuente de la verdad.
«Gracias a la implementación de Business Central, los diferentes departamentos colaboran y tienen una comunicación más ágil, constante y efectiva.»
Maria Antònia Ferrer Perelló — Analista de datos y procesos, Projecte Home Balears
Por qué Business Central y por qué Triangle
La entidad valoró varias alternativas, entre ellas Odoo y Oracle, antes de decidirse por Microsoft Dynamics 365 Business Central SaaS. Dos factores fueron los que inclinaron la balanza a favor del ERP para pymes de Microsoft. En primer lugar, la organización ya trabajaba en el entorno Microsoft la suite de ofimática, así que el ERP se sumaba a las herramientas que los equipos usaban a diario. Por otro lado, el hecho de que Microsoft dispusiera de un programa específico para entidades sin ánimo de lucro que ofrece licenciamiento en condiciones ventajosas, también fue un punto clave.
En cuanto al partner de implementación, Projecte Home Balears eligió a Triangle según explica Mª Antònia Ferrer “Por su cercanía, por compartir un idioma y cultura común, y por su esfuerzo por dar respuesta a nuestras necesidades específicas como entidad sin ánimo de lucro”. Además, la formación en paralelo a la puesta en marcha resultó decisiva: ningún equipo llegaría al go-live sin haber trabajado antes con Business Central.
La implementación
El proyecto tenía una particularidad: departamentos como Subvenciones o Recursos Humanos, que venían de trabajar solo con Excel, registraban su operativa por primera vez en una solución ERP. Ahí es donde la metodología ágil de implementación de Triangle aportó más valor al equipo de Projecte Home: mientras se migraban los datos, los responsables de cada área aprendían de Business Central y lo trasladaban a sus equipos, de modo que al final del proyecto se habían cumplido ya algunos de los objetivos de la entidad: que Business Central fuera la única herramienta de trabajo del equipo y que en ningún momento se tuvo que trabajar con 2 herramientas contables en paralelo, duplicando trabajo al equipo.
En paralelo, la entidad trasladó también la contabilidad de ejercicios anteriores a Business Central para poder así consultar incluso información de ejercicios cerrados desde esta solución. Gracias a esta decisión, al terminar el proyecto se pudo prescindir por completo del programa contable anterior, incluso para consultar ejercicios cerrados.
A todo ello se sema que el precio del proyecto fue cerrado desde el inicio y una planificación de las sesiones conocida de antemano, con lo que cada departamento organizó su participación sin desatender su actividad diaria y minimizando riesgos comúnmente asociados a este tipo de proyectos.
«Podría describir el papel de Triangle durante el proceso de implementación como inmejorable. Mostraron mucha cercanía y apoyo, flexibilidad y comprensión.»
Maria Antònia Ferrer Perelló — Analista de datos y procesos, Projecte Home Balears
Los resultados
Tras la implementación de Dynamics 365 Business Central, la manera de trabajar de Projecte Home Balears ha cambiado. Mª Antònia Ferrer lo describe así: “Hemos cambiado nuestra manera de trabajar anterior, donde la comunicación inter-departamental llevaba a errores y descuidos y, gracias a la implementación de Business Central, los diferentes departamentos colaboran y tienen una comunicación ágil, constante y efectiva. Además, se producen muchos menos errores manuales antes achacados a herramientas propias y no integradas entre ellas. Como ejemplos específicos, gracias a las integraciones y automatizaciones de Business Central hemos podido construir un cuadro de mandos con los indicadores que necesitamos controlar diariamente, que se actualiza en tiempo real. Tenemos automatizaciones que facilitan y agilizan el trabajo y facilitan la comunicación entre departamentos, la asignación de tareas, y el cumplimiento de deadlines”.
En resumen, se han mejorado los aspectos siguientes:
Colaboración entre departamentos: la comunicación interdepartamental, que antes dependía de procesos manuales y llevaba a errores y descuidos, es ahora ágil y constante sobre una única plataforma. Los errores manuales, antes achacados a herramientas propias y no integradas entre ellas, se han reducido de forma notable.
Información en tiempo real para la toma de decisiones: gracias a las integraciones y automatizaciones de Business Central, la entidad ha construido un cuadro de mando con los indicadores que necesita controlar diariamente, actualizado en tiempo real. Las decisiones se toman sobre información real y al día.
Justificación de subvenciones: la asignación de los empleados como recursos en los diversos proyectos ha facilitado la justificación de los costes de recursos humanos en las subvenciones y un mejor control presupuestario de cada una de ellas.
A esto se suman las automatizaciones que agilizan el trabajo diario y facilitan la comunicación entre departamentos, la asignación de tareas y el cumplimiento de los plazos.
«Gracias a la implementación de Business Central, los diferentes departamentos colaboran y tienen una comunicación más ágil, constante y efectiva.»
Maria Antònia Ferrer Perelló — Analista de datos y procesos, Projecte Home Balears
Una solución en evolución
Dado que Business Central es una herramienta SaaS que presenta nueva versión cada seis meses, Projecte Home Balears puede beneficiarse de nueva funcionalidad dos veces al año con la que seguir mejorando sus procesos. La entidad valora positivamente trabajar con una solución en constante revisión, crecimiento y mejora, de manera que las funcionalidades llegan con cada actualización, sin necesidad de plantear un nuevo proyecto para incorporarlas.
Además, Projecte Home Balears es una entidad siempre en búsqueda de mejora de sus procesos. Gracias a este espíritu, y de la mano de Triangle, han podido sumarse a la iniciativa Agent Pioneer Iniciative de Business Central: una iniciativa exclusiva en la que unos pocos clientes pueden trabajar codo con codo con el equipo de producto de Microsoft, testeando los nuevos agentes de IA que presenta Business Central, para dar feedback de primera mano y contribuir así a mejorar la solución.
En retrospectiva, pensando en el proyecto, “recomendaríamos sin duda el modelo de implementación de Triangle, basado en enfoque, precio y calendario cerrado, a otras organizaciones similares a Projecte Home Balears”, destaca Ferrer.
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