Neovital Health & Triangle: Migración Case Study
NEOVITAL HEALTH es una compañía de proyección internacional comprometida a desarrollar productos naturales de calidad para mejorar la salud de toda la familia. Para ello, ofrecen productos compuestos por plantas, hongos, oligoelementos, vitaminas y/o minerales tanto para niños como para adultos.
¿El resultado? Productos de calidad para un consumidor que cada vez tiene más consciencia de los beneficios de los productos naturales. ¿Cómo lo consigue? Gracias a que cuenta con un equipo farmacéutico que trabaja diariamente para estudiar nuevas aplicaciones de los principios activos naturales y sus posibles aplicaciones en el ámbito de la salud.
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THE CHALLENGE
Cuando Neovital Health se unió a la familia de Triangle trabajaba con una implementación de Dynamics NAV 2015 y tenía muy clara la necesidad de migrar al entorno SaaS de Business Central. De hecho, sus inicios de trabajo en NAV fueron complicados. «La migración de datos que debía ser en el entorno de test se ejecutó en el entorno de producción y, por lo tanto, tuvimos grandes problemas durante años con los datos ya que se habían arrastrado saldos de clientes que no eran reales, entre otros”, comenta Ariadna Sanahuja, Directora Financiera y de Administración.
A pesar de las dificultades, el equipo se convirtió en autodidacta y creó su propio autoaprendizaje en NAV. “Por este motivo siempre animo a mis compañeros a que sean curiosos y que aprendan a base de pruebas e intuición”, dice Sanahuja.
Cómo Neovital Health conoció a Triangle es una historia curiosa. Su Directora de Márketing buscaba una empresa que pudiera construirles una web e integrarla con NAV y en esa búsqueda apareció Triangle. Como el foco de Triangle está 100% en Business Central podía ofrecer el conector pero no el diseño web. A raíz de ese primer contacto, continuaron las conversaciones para plantear un cambio de partner y un proyecto de migración.
Debido a la incorporación de una nueva empresa al grupo y otros factores que coincidieron en ese momento, Neovital decidió que era la ocasión de hacer el salto al cloud y realizar ese proyecto de la mano de Triangle.
“Aunque también se valoró otro partner, nos decidimos por Triangle ya que la relación fue muy fluida y fácil desde el primer instante. Además, todo lo que nos explicasteis tenía sentido y siempre nos brindasteis explícitamente la información que solicitábamos”, añade Sanahuja.
THE SOLUTION
Para identificar cuál era el estado de la BBDD de NAV, el equipo de Triangle realizó diferentes acciones preliminares. En primer lugar, se realizó un estudio de código para analizar las modificaciones realizadas. “Dejando de lado de que se trataba de una versión desactualizada, en el estudio de código observamos que la BBDD contenía gran cantidad de desarrollos y modificaciones que el partner anterior había añadido como base del producto y que Neovital no utilizaba”, explica Sergi Puig, Technical Lead de Triangle y director del proyecto de migración a SaaS. De ahí se obtuvo el estudio de las modificaciones que no sería necesario migrar a la nueva versión.
Ariadna Sanahuja,
Directora Financiera y Administración de Neovital
Ariadna Sanahuja,
El arranque se realizó en julio de 2021 y aunque hubo algún pico de consultas durante ese mes, la vuelta de las vacaciones fue plácida y todo el equipo trabajó en la nueva versión con normalidad
Por otro lado, se realizó un estudio de datos y configuraciones para dar solución a los problemas de datos, y que así Neovital empezara en Business Central con una buena estructura de datos y con total confianza de que eran correctos.
La migración se planteó con un triple objetivo:
- actualizar a la última versión de la herramienta con los datos correctos
- reducir el volumen de la BBDD dejando atrás modificaciones en desuso u obsoletas
- optimizar los circuitos de trabajo de Neovital
“De hecho, de 591 objetos estándar modificados y locales en numeración propia se migraron tan solo 147”, expone Puig.
Además, se dejaron atrás modificaciones de permisos y perfiles que se introducían en campos de la configuración de usuarios a favor de la creación de conjuntos de permisos utilizando la funcionalidad estándar de NAV. También se sustituyeron las modificaciones relativas al IRPF para la instalación de la app desarrollada por Triangle. Y, entre otros, se empezó a utilizar el maestro de empleados (no disponible en NAV 2015) y se dejaron atrás modificaciones que no respetaban la lógica del ERP.
Para dar cumplimiento al tercer objetivo de la migración, la optimización de los circuitos de trabajo, se realizaron diferentes acciones también incluidas en el proyecto. En primer lugar, se realizó un cambio importante a nivel de almacén, ya se que rebajó el nivel de almacén, haciendo los circuitos más eficientes para el equipo eliminando pasos innecesarios en la preparación de todos los envíos. Por otro lado, se puso en marcha Document Capture para la digitalización de documentos, entre otras acciones.
“No tengo recuerdos de que el proyecto de migración fuera dramático, por lo recuerdo como un cambio muy positivo”, bromea Sanahuja. “El arranque se realizó en julio de 2021 y aunque hubo algún pico de consultas durante ese mes, la vuelta de las vacaciones fue plácida y todo el equipo trabajó en la nueva versión con normalidad”, añade.
THE RESULTS
En cuanto a la nueva versión e interfaz de trabajo de Business Central, Ariadna no se declara ni enamorada ni detractora. Positivamente destaca que el equipo considera esta nueva versión más fácil e intuitiva. Concretamente remarca la capacidad de personalización a nivel de usuario (mostrar/esconder campos, mover columnas…).
Ariadna Sanahuja,
Directora Financiera y Administración de Neovital
Tanto si la persona de contacto es desarrollador, agente de soporte, consultor, IT o project manager, el equipo es de 10 ya que siempre me traslada la explicación del porqué, su impacto, su rapidez...
Por el contrario, echa de menos el antiguo menú de Departamentos con todos los accesos directos. ¿Cómo lo ha solucionado? Utilizando el Bookmark para fijar en el Role Center las acciones principales que necesita en su día a día.
En cuanto a la complicidad creada con el equipo de TRIANGLE, Sanahuja explica que “está encantada”. Además, añade que tanto si la persona de contacto es desarrollador, agente de soporte, consultor, IT o project manager, “el equipo es de 10 ya que siempre me traslada la explicación del porqué, su impacto, su rapidez…”.
En relación a los servicios iniciados tras la migración, en pocas palabras, concluye que ahora “cuento con un equipo con el que puedo solventar cualquier problema”.
Pero los planes de futuro de NEOVITAL HEALTH en Business Central no terminan ahí. Se ha integrado el ERP con su tienda web en Prestashop y, además, en 2022 arrancará en el ERP la segunda empresa del grupo que se dedica a la fabricación y formulación de productos y se integrará con una nueva solución de CRM.