Case Study

Graf Ibérica & Triangle: Implementación Business Central

Graf Ibérica es la filial de la empresa multinacional alemana Otto Graf GmbH, líder a nivel europeo en sistemas para recuperar de agua de lluvia. La empresa ofrece soluciones a medida en recuperación de agua de lluvia, tratamiento de aguas residuales, drenaje sostenible, depósitos, compostadoras y jardín. En constante evolución y adaptación a las necesidades del mercado, ofrece soluciones eficaces para conseguir la satisfacción del cliente.

Graf Ibérica es una empresa que comercializa los productos del grupo a España y Portugal, y tiene presencia y representación en toda la península ibérica.

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SITUACIÓN PREVIA Y TOMA DE DECISIÓN

Cuando Graf Ibérica (en adelante Graf) contactó con Triangle contaba con un sistema ERP obsoleto. La empresa matriz alemana utilizaba una versión legacy de Dynamics NAV y, con el objetivo de facilitar la comunicación entre matriz y filiales, propuso a la dirección de Graf evaluar Dynamics 365 Business Central.

“En ese momento contactamos con Triangle, realizamos demos y sesiones conjuntas e investigamos por nuestra cuenta para establecer el encaje de Business Central con nuestras necesidades y requerimientos. Lo cierto es que no consideramos ningún otro ERP”, explica Jordi Torras, gerente de la compañía.

¿Cómo llegaron a conocer a Triangle? El equipo encargado de la búsqueda de partner realizó una búsqueda con ciertos filtros en el directorio de partners de la web de Microsoft y allí apareció Triangle, que fue seleccionado como uno de los 2 finalistas a considerar.

“Todos los partners certificados por Microsoft conocen la herramienta y aportan experiencia. Nuestro equipo de IT buscaba un partner cercano que pudiera garantizar una continuidad de equipo durante el proyecto para hacer el cambio más llevadero”, recuerda Jordi, que añade que se decantaron por Triangle por “su filosofía, talante y, en definitiva, porque había un buen encaje y sintonía entre los dos equipos”.

PUESTA EN MARCHA

El equipo de Finanzas y la dirección de Graf se encargaron de liderar el proyecto de implementación de Business Central ya que son quienes participan habitualmente de los principales proyectos estratégicos y operativos de la empresa.

Joana Pérez, Finance & Operations Manager, pieza clave en el proyecto, destaca que “durante todo el proyecto estuvisteis ahí para nosotros”.

¿Cómo fue el proceso de puesta en marcha de la solución? El proyecto se realizó siguiendo metodología Scrum y bajo la premisa de aprovechar al máximo el estándar de la solución.

“Uno de los objetivos del proyecto era aprovechar al máximo las funcionalidades que nos ofrecía el estándar del producto para conseguir un salto en productividad. Para aplicar esta filosofía tuvimos que ser ágiles e iterar para poder solucionar las casuísticas concretas de Graf”, explica Carme Cortada, directora del proyecto.

¿El objetivo? Que los usuarios de Graf pudieran empezar a trabajar en la herramienta cuanto antes, familiarizarse con el entorno de trabajo y habituarse a descubrir la nueva funcionalidad que incorpora Business Central en sus diferentes versiones.

Joana Pérez,
Finance & Operations Manager

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La valoración de la metodología Agile y Scrum del proyecto es positiva, ya que además nos permitió realizar la formación por bloques temáticos o circuitos, según íbamos avanzando en el proyecto

Por su parte, Jordi destaca que sus clientes no notaron que internamente se había realizado un cambio de sistema y “esto fue sin duda muy positivo”. En la misma línea, remarca que “el apoyo durante el proyecto y el arranque fue muy bueno. A pesar de que surgieron obstáculos y dificultades, la respuesta y el apoyo de Triangle fue positiva y siempre tuvimos respuestas”.

“Gracias al gran trabajo del equipo e involucración durante la fase de validación, se llegó al arranque con fluidez en el uso de la herramienta y confianza en que cada usuario tenía claras sus tareas”, explica Carme.

THE RESULTS

A día de hoy, Dynamics 365 Business Central SaaS funciona como herramienta de gestión principal y única en la empresa.

“Con su antiguo ERP, Graf tenía problemas de coherencia con los datos, dificultades en la gestión de stock y sus circuitos contaban con muchas tareas manuales. Gracias a toda la funcionalidad puesta en marcha en finanzas y cadena de suministros, se ha conseguido dibujar un circuito muy coherente, digital y que ha conllevado un aumento de productividad para todos los equipos, por ejemplo, con la gestión de etiquetas”, explica Carme.

En la misma línea, opina Jordi: “Desde que trabajamos con Business Central hemos mejorado todos nuestros procesos y hemos aumentado la productividad de los equipos en varios circuitos, por ejemplo, en la entrada de pedidos que ahora es más rápida, generar etiquetas… Así como también hemos conseguido eliminar el papel físico en la mayoría de nuestros procesos, que antes se basaban solo en papel”.

Además, añade que “la implementación del ERP nos ha ayudado a definir puestos de trabajo y funciones. Todos los miembros del equipo entienden cuál es su trabajo y a qué actividades debe dedicar su jornada”.

Y es que en la implementación de Graf se ha buscado el aprovechamiento amplio de las funcionalidades estándares de Business Central, también de aquellas más avanzadas, como son: gestión de ensamblajes, hoja de demanda, hoja de planificación, sistema de reservas, flujos de aprobación, planificación de informes, app para calcular gastos de envío, app para gestionar comisiones de comerciales, entre otras.

Jordi Torres,
Gerente GRAF

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la implementación del ERP nos ha ayudado a definir puestos de trabajo y funciones. Todos los miembros del equipo entienden cuál es su trabajo y a qué actividades debe dedicar su jornada.

Por su parte, Joana añade que han podido poner en marcha circuitos que antes no gestionaban en su antigua solución como el circuito de prepago, las órdenes de ensamblado y las etiquetas en los productos de ensamblado. En la parte de finanzas, también ha habido beneficios como las funcionalidades de gestión de remesas de cobros y pagos que permiten realizar el proceso “en tan solo un clic”.

 

¿El futuro? Gracias al enfoque MVP (Minimum Viable Product) se realizó un arranque de toda la funcionalidad principal necesaria para los trabajos diarios y actualmente Graf se encuentra en una fase de crecimiento y mejora de los procesos implementados. Entre otros, se está poniendo en marcha el CRM que incorpora Business Central, así como también tiene otros proyectos al horizonte como son el cambio a un nivel de almacén más avanzado, la recepción de documentos mediante tecnología OCR y mejorar su reporting con Power BI.

En cuanto al punto más positivo de la empresa según Carme Cortada es su entusiasmo por los nuevos releases de Business Central. “Han comprendido a la perfección los beneficios que conlleva trabajar con una herramienta viva que presenta constantemente novedades y tienen voluntad de mantenerse informados sobre los nuevos cambios que incorporará la solución”, explica Carme.

¿Listo para cambiar tu forma de trabajar con Business Central?