¿Cómo usar una API en Dynamics 365 Business Central?

En términos básicos, las APIs sólo permiten que las aplicaciones se comuniquen entre sí. Cuando la gente habla de una «API», a veces generaliza y en realidad quiere decir «una API basada en la web y disponible públicamente que devuelve datos, probablemente en JSON o XML». La API no es la base de datos, ni siquiera el servidor, sino el código que gobierna los puntos de acceso al servidor. Veámoslo con mayor detalle

Imagina el siguiente escenario: quieres acceder a los datos o la funcionalidad de otra aplicación. Quizás quieras extraer datos para analizarlos o utilizarlos en otro software. Entonces tendrías que encontrar la forma de importar esa hoja de cálculo a tu aplicación; y, aunque los almacenaras en una base de datos, los datos quedarían desfasados muy rápidamente.

Sería mejor y más sencillo tener una manera de consultar la aplicación para obtener esos datos, de modo que pudieras verlos o utilizarlos en tu propia aplicación automáticamente. De este modo, se mantendría actualizada automáticamente.

Una API facilita el acceso a una aplicación diferente para proporcionar funcionalidad o acceso a los datos, por lo que los datos pueden ser incluidos en diferentes aplicaciones.

¿Qué es una API?

De sus siglas en ingles API (Application Programming Interface) es una herramienta que permite a dos programas distintos comunicarse. En este caso, Microsoft ha publicado ciertas Web API o Web Services para comunicar Business Central con herramientas de terceros, aprovechando siempre código que ya está probado y funciona correctamente. Sin necesidad de llevar a cabo desarrollos particulares para las conexiones de cada cliente.

Que Microsoft haya definido las API se traduce en que ahora están a disposición de los usuarios finales de Business Central, y no solo en manos de sus desarrolladores. Los equipos técnicos, en este sentido, están centrándose en desarrollar conectores de datos para que los usuarios finales puedan acceder más fácilmente a los datos que almacena el sistema garantizando todos los estándares de seguridad.

¿Qué podemos decir acerca de las API de Business Central?

Las API que ofrece Business Central te permiten consumir y conectar los datos de tu ERP a otras herramientas, como por ejemplo Excel, Power BI o Power Platform (Power Automate y Power Apps). También puedes utilizarlas para conectar Business Central a herramientas de terceros que no tengan relación con Microsoft, para un intercambio de datos rápido y seguro.

A continuación, vamos a mostrar ejemplos sobre cómo trabajar con APIs de Business Central en Excel, Power BI y Power Platform.

Primeros pasos para trabajar con APIs en Business Central

Cuando queremos empezar a trabajar con este tipo de conexiones, una de las primeras preguntas que nos realizaremos es: ¿Dónde encuentro los datos que necesito?

En la página de ’Web Services’ de Business Central podrás encontrar una lista de los Web Services disponibles. Tendrás que identificar qué opción del listado contiene la información que necesitas. Recuerda que para esta tarea puedes apoyarte en nuestro equipo de soporte de infraestructuras.

 

Fíjate que la URL contiene la información sobre la empresa y también de la página que estás utilizando.

Cuando hayas identificado qué opción es la más conveniente, tendrás que copiar la URL para insertar la información en las herramientas que corresponda. Por ejemplo, vamos a ver el caso de Excel.

En primer lugar, vamos a insertar los datos:

Tendremos que copiar el enlace que nos ha proporcionado Business Central en Excel para continuar. A continuación, puedes proseguir anónimamente o iniciando sesión en tu cuenta organizativa, según esté configurada la API.

Superado este punto, ya tendrás acceso a los datos que contiene esta API y es el momento de aprovechar la potencia de Excel para trabajar los datos mediante gráficos, tablas dinámicas, dashboards, etc.

Por otro lado, si queremos conectar los datos de Business Central desde Power BI, tendremos que realizar un proceso ligeramente diferente, ya que como fuente de ingreso de datos ya nos va a ofrecer la opción de escoger “Dynamics 365 Business Central”.

Conectar Business Central y Power Platform

Por último, vamos a ejemplificar cómo conectar los datos de Business Central con las herramientas que forman la Power Platform. Business Central tiene sus propios conectores estándares específicos para estas plataformas (Power Automate y Power Apps). Estos conectores permiten extraer datos así como también enviar datos a Business Central.

Además, podrás seleccionar los API endpoints que necesites. Los API endpoints son los distintos tipos de datos con los que puedes trabajar de Business Central.

En el caso de Power Automate, por ejemplo, también tienes predefinidos algunos de los triggers (o disparadores) que inician un flujo.