Implement ERP

¿Cómo sobrevivir a la puesta en marcha de un ERP?

Si has llegado hasta aquí es porque estás en la disyuntiva entre cambiar de ERP o implementar un ERP o prolongar en el tiempo tu situación actual. Después de nuestra experiencia en más de 455 implementaciones del ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central (antes conocido como Dynamics NAV y Navision), hemos reunido para ti 10 consejos para conseguir una implementación de ERP exitosa y sobrevivir así a la puesta en marcha de un sistema de gestión empresarial.

#1 Positividad frente al cambio

Plantearse un cambio de herramienta produce pánico. Es cierto. Ningún cambio o arranque es sencillo. Pero bien planificado puede ser un proceso excitante y gratificante. Si tu ERP se ha quedado obsoleto y bloquea tu crecimiento o si tu sistema de contabilidad actual queda desbordado ante tus nuevos requerimientos, ha llegado el momento de plantearse un cambio de herramienta de gestión empresarial.

Aprovecha esta oportunidad para revisar tus circuitos de negocio y buscar su optimización, apoyado por las herramientas de gestión más modernas del mercado. Si tu actitud es positiva y proactiva, estás dispuesto a escuchar y a aportar por tu parte, aunque haya momentos difíciles, el proyecto lo tiene todo ganado.

Si, por lo contrario, te resistes al cambio, es muy difícil que consigas cumplir tus objetivos empresariales a largo plazo.

#2 Visión a largo plazo

Ante la elección de un ERP debes adoptar una visión de futuro. Plantéate no tan solo si el producto escogido cumple con tus requisitos actuales sino si va a ser capaz de satisfacer también los futuros. Esto implica preguntarse, entre otros:

¿El roadmap del producto es público y encaja con tu visión de futuro?

¿Es compliance con el GDPR y los otros estándares de ciberseguridad? ¿Con qué garantías?

¿Tiene capacidad de integración con tu ecosistema de herramientas presentes y futuras? Tanto a nivel de herramientas ofimáticas como aplicaciones de terceros que utilizas en tu día a día.

¿Apuesta claramente por los beneficios de la Inteligencia Artificial? ¿O es un ERP con la lógica del siglo pasado con voluntad última de archivar datos?

#3 Tejer buenas alianzas

Del mismo modo que realizas un análisis exhaustivo sobre cuál es la mejor herramienta para tu negocio, también debes dedicar energías en la búsqueda del partner adecuado. Para encontrar la respuesta a esta cuestión plantéate conceptos como, por ejemplo:

¿Somos un buen fit para el partner escogido? ¿Por qué?

¿Nos sentimos cómodos con su metodología de trabajo?

¿Cuál es el valor añadido que nos pueden aportar?

¿Se muestra comprometido con el éxito del proyecto y nuestro éxito?

#4 No nadar a contracorriente

Recuerda cuál es el core de tu negocio y revisa si la lógica de la aplicación respeta y mejora estos procesos en su versión estándar. Te recomendamos que no intentes ir en contra de la lógica del ERP si no encaja con tus circuitos.

Si la herramienta no está alineada con la base de tu operativa, cuestiónatela y considera otros productos del mercado. Nuestro consejo es que optes por el ERP que más respete el core de tu negocio.

#5 Mantener un enfoque AGILE

Un ERP es una herramienta compleja. Tan compleja que en ocasiones es muy difícil determinar por anticipado todos los requisitos para su implementación. Por este motivo es vital que estés abierto a revisar frecuentemente el planteamiento inicial del proyecto para corregirlo si es necesario.

Una metodología de trabajo AGILE te permitirá conseguir de forma periódica pequeños arranques parciales, consiguiendo así pequeños hitos del proyecto. Huye de la metodología de implantación tradicional que pretende realizar un macro arranque de todas las áreas de la empresa simultáneamente. El riesgo de desvío en tiempo y presupuesto se multiplica exponencialmente, reduciendo el margen de flexibilidad ante cambios.

#6 Involucrar al usuario final

Durante el proyecto de implementación, no tan solo tienes que centrarte en convencer a los roles ejecutivos, sino que es crucial que involucres a los usuarios finales. Tanto en el proceso de toma de decisión como, posteriormente, en el proyecto.

Haz partícipe a los usuarios finales de cada departamento (finanzas, TI, compras, marketing, etc.). Conseguirás reducir su resistencia al cambio y, por lo tanto, la adaptación a la nueva herramienta será más fluida, ágil y positiva.

#7 Valorar la dedicación

Tu equipo es quien mejor conoce las necesidades y procesos de la gestión de tu empresa. Por esta razón, su implicación es parte fundamente en el éxito de una implementación. Antes de empezar debes definir qué recursos dedicarás a este proyecto, para así liberarlos de ciertas de sus tareas diarias. Quieres que estén 100% focalizados en este proyecto.

No escatimes pensando que duplicas costes. Recuerda que un crecimiento sano viene soportado por unos buenos cimientos.

#8 Trabajar colaborativamente

Tratar aisladamente a cada departamento durante la implementación del proyecto es un error común. Puede que actualmente cada equipo use su propia herramienta y compartir procesos no sea una práctica habitual en tu compañía.

¿Por qué no aprovechas este proyecto para trazar una visión unificada del negocio? Tan solo así podrás asegurar el éxito global de la implementación.

#9 Timing para el go-live

Decidir un buen timing para el arranque es esencial para asegurar el éxito del proyecto. Planifica la afectación que esta etapa puede tener en cada departamento y evita que coincida con momentos de máxima carga de trabajo. Así la transición será lo más fluida posible.

Aunque es difícil, intenta evitar que la urgencia para empezar a trabajar con el nuevo ERP condicione la fecha de puesta en marcha.

#10 Y recuerda… Todo mejorará

Si quieres que el proyecto sea un éxito nuestro mejor consejo es que trabajes intensamente para sentar las bases que te permitan conseguir tus objetivos empresariales y escalar con el ERP en un futuro. Además, es crucial que mantengas una actitud positiva y abierta durante todo el proyecto.

A pesar de todo, somos momentos que habrá momentos de nervios. Así que ante momentos de crises: respira profundamente y recuerda, todo mejorará.

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