¿Cómo se implementa un ERP? – Pasos y Metodología

Una implementación de ERP implica unos pasos importantes como la instalación del software, mover datos financieros al nuevo software, configurar sus usuarios y procesos, y capacitar a sus usuarios para utilizar el ERP. En este artículo veremos con más detalle en qué consiste implementar un ERP.

Metodología de implementación de ERP

Como en la gestión de proyectos, no existe una única metodología de implementación de ERP válida. Dependiendo del partner que escojas, va a ofrecerte una tipología de proyecto u otra.

A grandes rasgos existen las siguientes metodologías de implementación de ERP:

  • Metodología Waterfall: también conocida como metodología de cascada. Se trata de la metodología de implementación de ERP más tradicional. En el inicio del proyecto se realiza un análisis exhaustivo de todos los requisitos previos, y una vez detectados, el proyecto se ciñe a ese plan y a las funcionalidades descritas en el análisis. No se prevé desviarse de esa hoja de ruta inicial. El gran inconveniente de esta metodología es que no podrás ver los avances hasta el final del proyecto (y no permite añadir cambios que se hayan podido producir durante los meses de arranque del proyecto).
  • Metodología Agile: usualmente de la metodología Agile se utiliza su versión Scrum para la implementación de ERP.  La metodología Agile apuesta por realizar arranques progresivos de la funcionalidad a poner en marcha, de manera que el cliente puede empezar trabajar cuanto antes con la herramienta y con el conocimiento de ésta ir decidiendo cómo construir el resto del ERP.Se trata de una metodología mucho más flexible ya que se fija presupuesto y calendario y los requisitos forman la parte variable. Esta metodología es óptima para no eternizar entregas y controlar costes y riesgos.

Aunque las dos metodologías son popularmente conocidas y utilizadas, en Triangle desde hace años nos decantamos y trabajamos con metodología Scrum.

¿Qué fases tiene una implementación de ERP?

En metodología Scrum la funcionalidad a poner en marcha se divide en ‘Sprints’, que son pequeñas unidades funcionales arrancables con independencia. Cada sprint suele durar entre 3 y 4 semanas y permite que, finalizado ese plazo, el cliente vea el progreso del trabajo. Cada sprint suele tener típicamente las siguientes fases:

  1. Análisis: una vez priorizada la funcionalidad que se desea incluir en el sprint, se lleva a cabo un análisis para dibujar con el cliente el circuito a poner en marcha y las configuraciones y parametrizaciones que se derivan de cada decisión. Típicamente sería la fase de consultoría funcional y técnica.
  2. Formación: la finalidad de cualquier implementación de ERP es que los usuarios puedan trabajar cómodamente con el software superado el proyecto. Por este motivo las formaciones son de vital importancia. Recibir una buena formación dará autonomía a los usuarios tanto antes como después del arranque. Decimos antes, ya que los usuarios involucrados en el proyecto deberán validar los circuitos puestos en marcha y, para conseguirlo, tendrán que haber recibido previamente una formación. En implementaciones de ERP con más de 10-15 usuarios suele realizarse formación diferenciada para key users del proyecto y usuarios no key users.
  3. Migración de datos: dependiendo del tipo de arranque que realices y los circuitos que vayas a poner en marcha en el ERP variarán los datos que deberás aportar. También debe diferenciarse si es tu primer arranque de ERP y no dispones todavía de datos históricos o si se trata de una migración de un ERP a otro. Típicamente se realiza migración de datos maestros, saldos y partidas vivas a fecha de arranque.
  4. Validaciones y testeos: los usuarios tienen que validar durante todo el proyecto que tanto los circuitos funcionales como los datos son correctos. Tu partner debe proporcionarte instrucciones para realizar estos testeos.
  5. Desarrollos a medida: en aquellas opciones en las que el estándar del ERP no solucione por completo tus necesidades, van a entrar en juego los desarrollos a medida. Tienes que tener mucho cuidado con no abusar de personalizaciones. Si necesitas demasiadas tal vez es que no has escogido el ERP indicado para tu casuística de negocio.Cuando sean necesarios desarrollos, sobre todo exige que se lleven a cabo mediante los últimos avances en desarrollo y, además, que el código de estos desarrollos sea de tu propiedad.
  6. Coordinación de proyecto: será imprescindible que exista una persona de coordinación y dirección del proyecto para coordinar agendas, organizar recursos y velar por el buen avance del proyecto.
  7. Soporte a la puesta en marcha: durante las primeras semanas que empiezas a trabajar en el entorno de producción es importante que dispongas de un soporte dedicado para que tus dudas y consultas no estén constantemente bloqueando tu trabajo.

¿Cómo sobrevivir a la puesta en marcha de un ERP?

Qué figuras están involucradas en la implementación de un ERP

Diversos perfiles interactuarán durante la implementación de un ERP. Típicamente tendrías que tener relación con:

  • Analistas y consultores: son los encargados de realizar las tareas de análisis. Deberán entender tu casuística empresarial y circuitos de trabajo para proponer optimizaciones y buscarles traducción en el ERP escogido.
  • Agentes de soporte a la validación y soporte de arranque: durante las sesiones/semanas de validaciones y soporte de arranque, los consultores de la implementación y agentes del equipo de soporte van a darte apoyo y resolver tus dudas.
  • Director/a de proyecto: es la figura que vela por el correcto avance del proyecto, prioriza contigo las funcionalidades a poner en marcha en cada sprint y tiene la visión global de todo el proyecto.
  • Desarrolladores: en los casos en los que sean necesarias personalizaciones van a intervenir los desarrolladores para realizar el código a medida que necesitas y crear así tu funcionalidad.

 


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