¿Cómo disminuir el BREP anual de Dynamics NAV?

Si actualmente el importe de renovación del BREP de tu licencia de Dynamics NAV es elevado y necesitas disminuirlo para poder realizar inversiones en otros sectores estratégicos de la empresa debes plantearte: ¿estoy utilizando todos los usuarios y objetos de mi licencia? ¿Puedo prescindir de alguno?

Pongamos el ejemplo de una empresa ficticia que tenga la siguiente licencia:

brep Dynamics NAV

El importe de renovación del BREP de esta empresa sería:

brep Dynamics NAV 2

Si te interesa desactivar algún módulo, el funcionamiento es el siguiente. No existe cargo para desactivar módulos u usuarios. Sólo se pueden desactivar los módulos adicionales a los paquetes base, o lo que es lo mismo, los que tienen cantidad distinta de cero en la columna de “Recuento de usuarios” de la información de tu licencia.

En el supuesto que tu licencia tenga 22 usuarios (Full Concurrent User CAL), 3 que incluye el paquete base y 19 que habéis comprado addicionalmente. Entonces, en esta licencia, se podrían desactivar hasta un máximo de 19 usuarios.

Si se desactivan usuarios también se pueden desactivar CAL de SQL, el paquete base no incluye ninguna CAL, por eso se tienen en cuenta las 22 como adicionales. También se podrían desactivar hasta un máximo de 19 CAL de SQL, dado que cada usuario precisa una CAL de SQL.

Otros módulos que podrías desactivar en esta licencia son los objetos (tablas, paginas, reports, etc). En el supuesto que tengáis 6 paquetes de 10 tablas, debes tener en cuenta si en estas tablas tenéis desarrollos. En el caso de que sí, no debéis desactivarlas. Si las tablas no tienen desarrollos, podríais desactivarlas teniendo en cuenta que si las hemos comprado en paquetes de 10 tablas, deberemos desactivar en paquetes de 10 tablas, es decir, no podremos desactivar sólo 2 tablas.

Se debe tener en cuenta que sólo se deben desactivar los módulos/usuarios que no se están utilizando ya que, al desactivarlos, el fichero de la licencia cambiará para reflejar la disminución del acceso al módulo/usuario y se deberá cargar la nueva licencia en el programa.

Los módulos que son componentes de una suite o paquete o que son un requisito previo para otro módulo no se pueden desactivar.

Además, se debe ser consciente de que hay una tarifa de reactivación del 100%. Esto significa que si posteriormente deseáis reactivar los módulos/usuarios, tendréis que abonar una tarifa equivalente al 100% del precio actual de la lista de módulos/usuarios que se reactivan, más mejora/soporte prorrateados.

A continuación, vamos a hacer el supuesto de que se reducen 2 usuarios:

  • El valor de la licencia de SQL disminuiría en 164€, siendo el nuevo valor total 1.646 €.

Valor total de las CAL de SQL: 1804€ / 22 CAL =82€/CAL

Valor total de las 2 CAL de SQL a desactivar: 82€ x 2 CAL= 164 €.

  • El valor de la licencia de NAV disminuiría en 4.500€, siendo el nueva valor de usuarios 38.250 € y el del total de la licencia 55.500€.

Valor total de los Full Concurrent Users: 42.750€ / 19 usuarios = 2.250 €/usuario

Valor total de los 3 usuarios a desactivar: 2.250 x 2 usuarios = 4.500 €

En este escenario supuesto los nuevos importes de BREP serían los siguientes:

brep Dynamics NAV 3

Esto supondría un ahorro de 752,80 € en concepto de BREP anualmente.

Para desactivar usuarios u objetos, se debe rellenar y firmar un formulario y enviarlo a Microsoft para que sea tramitado (normalmente suele tardar 1-2 días laborales), una vez desactivados los módulos recibirás la nueva licencia para cargar en NAV y, en la próxima renovación, verás disminuido tu importe de BREP.

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